Poradnik Przedsiębiorcy

Ograniczenie kosztów - pierwszy krok na drodze do zwiększenia płynności finansowej

Każdej firmie - niezależnie od jej wielkości i etapu rozwoju - zależy na utrzymaniu płynności finansowej, czyli zdolności do regulowania bieżących zobowiązań.

Właściciele firm często prawie dosłownie stają na głowie, by zapewnić przedsiębiorstwu środki pieniężne niezbędne do jej sprawnego funkcjonowania - zaciągają kredyty obrotowe, zadłużają się u kontrahentów, poszukują alternatywnych źródeł finansowania. Czasami jednak najprostsze rozwiązania mogą okazać się najbardziej efektywne. Jednym z - wydawałoby się - oczywistych pomysłów jest poszukiwanie oszczędności w bieżącej działalności przedsiębiorstwa, a dokładniej w generowanych przez nie kosztach.

Oszczędności są na wyciągnięcie ręki

Prowadzenie firmy wiąże się z różnego rodzaju stałymi kosztami, na które przedsiębiorca nie ma wpływu i na których oszczędzać po prostu się nie da. Są to obowiązkowe składki na ubezpieczenia ZUS za właściciela, jak i ewentualnych pracowników, wynagrodzenia zatrudnianych osób, czynsz za wynajmowane pomieszczenia etc. Jest również spora grupa wydatków, które w świadomości wielu właścicieli firm znajdują się wśród wyżej wymienionych, jednak w rzeczywistości mogą stanowić źródło sporych oszczędności. Zaliczyć do nich można wydatki na energię, telefon, internet, oprogramowanie w firmie i wiele innych. Nawet niewielkie zmiany w tych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa mogą przynieść spore korzyści.

Oszczędzaj na prądzie

Banalnym, ale bardzo wydajnym sposobem na oszczędności w firmie jest ograniczenie wydatków na prąd. W jaki sposób? Po pierwsze przez podpisanie nowej umowy na dostawę energii. Już od jakiegoś czasu każdy klient indywidualny oraz każda firma mogą skorzystać z usług dowolnego dostawcy energii. Obecnie na rynku znajduje się wiele ciekawych i konkurencyjnych ofert niezależnych przedsiębiorstw dostarczających prąd, obejmujących korzystne rozwiązania dla firm. Nowa umowa może przynieść oszczędności rzędu nawet 15 proc. każdego miesiąca.

Odrębną kwestią jest racjonalne zużywanie energii w firmie. Inwestycja w urządzenia klasy A+ (a nawet A+++), dbanie o wyłączenie wszystkich nieużywanych w danym momencie sprzętów (wyłączenie, a nie przejście na tryb stand by, w którym mimo iż urządzenie nie działa, wciąż pobiera prąd), to tylko przykłady działań, które w skali roku zamienią się w kilka dodatkowych złotówek.

Trzy razy “E” - ekonomia, ekologia i e-faktury

Warto również przyjrzeć się zużyciu materiałów biurowych w firmie. Krokiem w dobrym kierunku może być inwestycja w sprzęty, które nie tylko przyciągną atrakcyjną ceną, ale również będą wiązały się z niskimi kosztami bieżącego użytkowania. Przykładem może być tu drukarka laserowa, która w porównaniu z drukarką atramentową pozwala na o wiele szybszą i tańszą pracę.

Pozostając przy temacie drukarek - warto zastanowić się, czy wszystko, co jest drukowane koniecznie musi przyjąć formę papierową, czy też nie może pozostać w wersji elektronicznej. Chodzi tu zarówno o dokumenty wykorzystywane wewnątrz firmy, jak również przekazywane kontrahentom. Obecny stan prawny maksymalnie ułatwia obrót e-fakturami, czyli elektronicznymi siostrami tradycyjnych faktur. Wymagania stawiane takim dokumentom nie są już wygórowane - wystarczy wystawienie faktury przez program do fakturowania lub za pomocą zwykłego edytora tekstów, zapisanie jej w formacie PDF i przesłanie na skrzynkę pocztową nabywcy w formie załącznika. Rozwiązanie takie niesie ze sobą szereg korzyści - oszczędność na papierze, tonerze, kopertach, znaczkach pocztowych, ale również oszczędność czasu i szansa na szybsze uregulowanie należności przez nabywcę.

Wyrzuć do kosza stare umowy z dostawcami usług telekomunikacyjnych

Kolejnym obszarem, który może generować niepotrzebne koszty, są umowy zawarte z dostawcami usług telekomunikacyjnych. Przedsiębiorcy z powodu braku czasu, czy też zwyczajnego lenistwa często przedłużają takie kontrakty na warunkach, które uzyskali przy podpisywaniu pierwszej umowy. Stawki, które zostały wynegocjowane dwa lata temu, obecnie nie są już tak atrakcyjne, ponieważ usługi telekomunikacyjne tanieją i pojawiają się nowe rozwiązania. Przedsiębiorca renegocjujący warunki umowy np. na abonament telefoniczny może otrzymać dodatkowe rabaty czy darmowe usługi za pozostanie przy dostawcy.

Warto rozejrzeć się za ofertami łączonymi, obejmującymi kilka telefonów (dla przedsiębiorcy i pracowników) wraz z mobilnym internetem oraz dostawą sieci do biura. Tak obszerne umowy mogą wiązać się z dodatkowymi profitami i - tym samym - oszczędnościami dla firmy.

Organizacja pracy w biurze

Źródłem oszczędności może okazać się organizacja codziennej pracy w firmie. Zamiana tradycyjnych telefonów stacjonarnych na rozwiązania telefonii internetowej, czyli zainstalowanie popularnych komunikatorów internetowych, pozwoli na darmowe i sprawne kontaktowanie się z niektórymi kontrahentami oraz między filiami przedsiębiorstwa.

Praca bez dobrze wyposażonego komputera jest obecnie niemożliwa. Jednak dobre wyposażenie wcale nie musi oznaczać drogiego oprogramowania, wymagającego okresowego wykupienia licencji oraz aktualizacji. Warto rozejrzeć się za darmowymi alternatywami (a jest ich naprawdę sporo), które jakością nie odbiegają od tradycyjnie stosowanych programów.

Oszczędności na księgowości

W przypadku księgowości należy być ostrożnym - niskie ceny usług biura rachunkowego wcale nie muszą iść w parze z ich wysoką jakością i bezpieczeństwem. Dla przedsiębiorców, którzy chcieliby jednak wydawać mniej na obsługę księgową swojej firmy, dobrym rozwiązaniem może okazać się samodzielne prowadzenie księgowości. Rację mają osoby, które obawiają się takiego rozwiązania przez wzgląd na sporą ilość czasu oraz wiedzę potrzebną do poprawnego zewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych w firmie. Na rynku istnieją jednak programy, które ułatwiają przedsiębiorcom samodzielne prowadzenie księgowości - jak np. systemy do księgowości internetowej - zapewniające opiekę merytoryczną nad swoimi użytkownikami.

Inną opcją jest renegocjacja umowy z biurem rachunkowym lub po prostu zmiana partnera księgowego. Czasami może okazać się bowiem, że warunki, na których została zawarta współpraca, nie są już tak korzystne, jak jeszcze kilka lat temu (ponieważ zmieniła się liczba generowanych przez firmę dokumentów albo zatrudnianych jest mniej pracowników).

To zaledwie kilka przykładów obszarów, w których można szukać oszczędności w firmie - po dokładnej analizie może okazać się, że jest ich o wiele więcej. Czasami wystarczy tylko jeden telefon lub podpis na nowej umowie, a w ciągu kilku miesięcy przedsiębiorstwo zyska ekstra środki finansowe, które pomogą w utrzymaniu płynności finansowej.