Poradnik Przedsiębiorcy

Jak zachować płynność finansową w czasach kryzysu?

W prowadzeniu firmy bardzo ważna jest kontrola wydatków, a także dbanie o regularne przychody, aby nie dopuścić do utraty rentowności przedsiębiorstwa. Problemy zdarzają się jednak w niemal każdej firmie. Jak sobie z nimi radzić i jak zachować płynność finansową w czasach kryzysu?

W przypadku chwilowego kryzysu i utraty płynności finansowej ważne jest żeby działać szybko. Warto tutaj przeprowadzić analizę tego, co mogło doprowadzić do kryzysu, próbując określić czas kiedy do niego doszło, a także jego główną przyczynę. Być może winę ponoszą kontrahenci, którzy spóźniali się z zapłatą, zbyt niskie ceny za oferowane usługi, mała liczba klientów czy nieudana inwestycja. Na wszystko można jednak znaleźć sposób. Jak uratować swoją firmę przed kryzysem?

Windykacja należności

Na początek koniecznie trzeba sprawdzić, czy klienci nie zalegają z zapłatą. W końcu bez zapłaty za wykonane usługi firma nie będzie w stanie dalej funkcjonować na rynku. Jeśli więc któryś z kontrahentów spóźnia się z zapłatą to należy wysłać mu przypomnienie i wyznaczyć termin spłaty zobowiązania. Sprawę należy załatwić polubownie, a na drogę sądową zdecydować się jedynie w ostateczności, kiedy to pomimo wielu próśb przelew od klienta dalej nie został wykonany. W przypadku dużej liczby niezapłaconych faktur i przedłużających się terminów płatności warto skorzystać z pomocy np. firmy windykacyjnej. O odpowiednim określeniu terminu spłaty warto też pamiętać w przypadku podpisywania umowy z nowymi klientami. Im krótszy termin do spłaty, tym szybciej poprawi się sytuacja finansowa firmy. Warto również we współpracy z kontrahentami zawierać umowy uwzględniające wpłacanie zaliczek lub zadatku, a nawet kary umowne za opóźnienia w płatnościach. Aby ułatwić sobie zarządzanie fakturami warto zainwestować w programy służące do monitorowania należności, a także zorientować się w jaki sposób nimi zarządzać by zabezpieczyć swoją płynność finansową.

Kontrola wydatków

Prowadząc własną firmę zwłaszcza w czasach kryzysu należy pamiętać o racjonalnym planowaniu swoich wydatków. Zanim dokonamy jakiegoś zakupu trzeba upewnić się, że po pierwsze firmę na ten zakup stać, a po drugie że jest nam on niezbędny. Wydatki firmy należy uporządkować nadając im odpowiednie priorytety i najpierw zapłacić za to, co jest w danym momencie najważniejsze. Zapewne uda się znaleźć sporo wydatków, które mogą spokojnie zostać odłożone w czasie. Oczywiście warto też mieć pieniądze na tzw. czarną godzinę i nieprzewidziane wydatki, dlatego należy zaplanować fundusze na ten cel w comiesięcznym budżecie.

Jak zachować płynność finansową - dodatkowe środki finansowe

Jeśli pomimo lepszego gospodarowania wydatkami i uzyskania wszystkich zaległych wpłat od klientów sytuacja firmy nadal jest trudna, to warto pomyśleć o pozyskaniu pieniędzy z banku w formie kredytu czy skorzystać z usług faktoringu, dzięki której otrzymujemy środki za wystawione faktury przychodowe bez zbędnej zwłoki. W ten sposób mamy dostęp do dodatkowych środków w razie potrzeby, ale nie musimy z nich korzystać na co dzień. Warto wcześniej zapoznać się z ofertami różnych banków , aby znaleźć ofertę najlepszą dla siebie. Pomocne może się też okazać skorzystanie z konsolidacji kredytów czyli możliwości spłaty jednej raty zamiast kilku oraz wydłużenia czasu spłaty. Kapitał firmy to nie tylko gotówka, ale też np. maszyny czy samochody. Warto więc zastanowić się nad ich sprzedażą firmie leasingowej. Dzięki zawarciu długoterminowej umowy leasingu dotychczasowy właściciel nadal może dany sprzęt wykorzystywać w ramach prowadzonej przez siebie działalności zyskując jednocześnie gotówkę. Warto jednak pamiętać, że w takim wypadku zostanie naliczona jednorazowa opłata, leasing zwrotny nie jest więc usługą całkowicie bezpłatną i nie zawsze będzie się opłacać.

Jak zachować płynność finansową dzięki systemowi wfirma.pl?

Przypomnienia o braku płatności

Użytkownik systemu wfirma.pl ma możliwość wysłania przypomnienia o braku płatności za swoje faktury sprzedaży dwoma kanałami: 

  • w wiadomości mailowej i/lub
  • poprzez SMS - funkcja ta wymaga przeprowadzenia szybkiej integracji z SmsAPI

Aby móc skorzystać z tej opcji koniecznej jest uzupełnienie w systemie danych (numer telefonu lub/i e-mail) klientów w zakładce CRM » KONTRAHENCI.

W celu wysłania powiadomienia należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie zaznaczamy fakturę i korzystamy z opcji WYŚLIJ » WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE E-MAIL/WYŚLIJ PRZYPOMNIENIE SMS.

jak zachować płynność finansową

Możliwe jest zdefiniowanie własnego szablonu przypomnień w zakładce: USTAWIENIA » FAKTURY » POWIADOMIENIA. Z tego poziomu możliwe jest dodanie przypomnień wysyłanych poprzez E-MAIL lub SMS.

Moduł windykacji miękkiej

Gdy zdarzy się, że klient dalej mimo wysyłania przypomnień zalega z płatnościami możliwe jest skorzystanie z windykacji miękkiej takiej jak: 

  • wezwanie do zapłaty,
  • wezwanie do zapłaty z naliczeniem odsetek,
  • ostateczne wezwanie do zapłaty.

Każde z wezwań może zostać wysłane do klienta bezpośrednio z systemu. W celu utworzenia wyżej wymiennych wezwań należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » WINDYKACJA » WIERZYTELNOŚCI zaznaczyć na liście fakturę do której ma zostać wygenerowane wezwanie i z górnego menu wybrać opcję GENERUJ a następnie rodzaj wezwania z rozwijanej listy.

jak zachować płynność finansową

Ponadto gdy klient ponownie spóźnia się z zapłatą do wezwania do zapłaty można dodać w trakcie generowania wezwania adnotację o

  • przekazaniu windykacji wierzytelności kancelarii - na wydruku pojawi się formuła “Brak zapłaty w wymagalnym terminie spowoduje przekazanie sprawy kancelarii windykacyjnej, która w imieniu wierzyciela będzie egzekwowała spłatę długu.”
  • ostrzeżeniu o publikacji na giełdzie wierzytelności - na wydruku pojawi się formuła “W momencie gdy dłużnik nie zastosuje się do wskazanego w wezwaniu terminu spłaty zobowiązania dług zostanie wystawiony na giełdzie wierzytelności.”

Kryzys finansowy w firmie, który został wywołany przez COVID-19 można załagodzić za pomocą środków z tarczy finansowej, o czym więcej w artykule: Tarcza Antykryzysowa - wsparcie dla firm w związku z koronawirusem.