Poradnik Przedsiębiorcy

Dojazdy taksówką do kontrahenta – czy można ująć w kosztach podatkowych?

W toku działalności gospodarczej przedsiębiorca spotyka się z koniecznością ponoszenia wielu różnorakich wydatków. Przykładem są tutaj choćby dojazdy taksówką do kontrahenta. W niniejszym artykule zastanowimy się, czy jest możliwe ujęcie tego rodzaju wydatku w kosztach podatkowych i na podstawie jakich dokumentów.

Dojazdy taksówką a koszt podatkowy

Każdy wydatek, który podlega ocenie pod kątem możliwości ujęcia w księgach podatkowych, musi spełnić ustawowe warunki określone w przepisie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

  • musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
  • nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów;
  • musi być należycie udokumentowany;
  • musi wykazywać związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie może mieć wydatku o charakterze osobistym, mającym na celu zaspokojenie potrzeb prywatnych w żaden sposób niezwiązanych z działalnością;
  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik);
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona.

Warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej jest więc istnienie związku owego wydatku z przychodami podatnika. Kosztami uzyskania przychodu są bowiem wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów lub służy zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, obciąża podatnika. 

W kontekście przedstawionych warunków wskazać, że wydatek na dojazd taksówką do kontrahenta zasadniczo spełnia ww. przesłanki, zatem możliwe jest zaliczenie tego rodzaju wydatku w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Kluczowe jest oddzielenie wydatku o charakterze osobistym od wydatku firmowego. Podróżowanie taksówką co do zasady związane jest z prywatnymi potrzebami osoby fizycznej. Nie ulega jednak wątpliwości, że jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą musi skorzystać z konieczności dojazdu do kontrahenta taksówką, to tego rodzaju wydatek jest wydatkiem firmowym.

Warto przy tym zadbać nie tylko o prawidłowe udokumentowanie samego wydatku na dojazd taksówką, lecz także o dowody potwierdzające, że dojazd do kontrahenta miał cel firmowy (np. krótka notatka ze spotkania biznesowego).

Wydatki poniesione na dojazdy taksówką do kontrahenta nie zostały wykluczone z możliwości ujęcia ich jako kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji, jeżeli wydatek ten jest prawidłowo udokumentowany, to podatnik ma możliwość zaliczenia go do kosztów podatkowych w działalności.

Udokumentowanie paragonem wydatku na dojazdy taksówką do kontrahenta

W dalszej kolejności należy zastanowić się nad sposobem udokumentowania wydatku. Przyjmując, że podatnik prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, należy sięgnąć do rozporządzenia w tej sprawie.

Regulacje wskazują, że zasadniczo podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne.

W tym miejscu trzeba zastanowić się, czy możliwe jest ujęcie wydatku na dojazd taksówką przy pomocy paragonu fiskalnego. Przeważnie bowiem w ten sposób udokumentowana jest usługa przejazdu taxi.

Przepisy wskazanego rozporządzenia podają, że zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik uzupełnia jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ponadto wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

Przepisy rozporządzenia w sprawie KPiR nie dopuszczają możliwości udokumentowania wydatku na przejazd taksówką przy pomocy paragonu. Nie jest to dowód księgowy w przypadku tego rodzaju wydatku.

Udokumentowanie wydatku na dojazd taksówką innymi dowodami

Ustaliliśmy zatem, że wydatek na dojazd taksówką do kontrahenta może być udokumentowany fakturą, lecz nie może być to paragon fiskalny.

Z uwagi na możliwe trudności w uzyskaniu faktury, warto przeanalizować, czy możliwe jest stosowanie innych dowodów. Przykładowo w pewnych przypadkach możliwe jest sporządzenie przez podatnika dowodu wewnętrznego.

Zgodnie z §  13 rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Jednakże w dalszej części przepisu czytamy, że dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

  • zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  • zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU) surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
  • zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
  • kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
  • zakupu od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
  • wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
  • opłat sądowych i notarialnych;
  • wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Przedstawiony katalog ma charakter wyliczenia zamkniętego, na co wskazuje użycie w przepisie wyrażenia „wyłącznie”. To oznacza, że tylko ww. wydatki mogą być udokumentowane samodzielnie sporządzonym przez podatnika dowodem wewnętrznym. Niestety w katalogu tym nie umieszczono wydatku na dojazdy taksówką do kontrahentów.

Wydatki na dojazdy taksówką do kontrahenta nie mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym.

Przechodząc zatem do podsumowania, należy zaznaczyć, że nie ma przeszkód materialnych w zaliczeniu wydatków na dojazdy taksówką do kontrahenta w koszty podatkowe. Problematyczne mogą się okazać jedynie względy formalne dotyczące udokumentowania tego rodzaju wydatku.