Pracodawca ma obowiązek pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób osiągających przychody z określonych stosunków pracy. Zaliczki te zależą od progów podatkowych. Jednak pewne oświadczenia pracownicze i wnioski mogą mieć wpływ na ich wysokość. Jakie oświadczenia i wnioski mogą wpłynąć na obniżenie wysokości pobranych zaliczek na podatek dochodowy, tłumaczymy w treści tego artykułu.
Odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jako płatnicy podatku mają obowiązek obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych podmiotów przychody z tytułu:
- stosunku służbowego,
- stosunku pracy,
- pracy nakładczej,
- spółdzielczego stosunku pracy,
- zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy,
- wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej w spółdzielniach pracy.
Każdy pracodawca oblicza i pobiera zaliczki na podatek dochodowy od dochodu z uwzględnieniem progów podatkowych, które od 2022 roku wynoszą:
- 12% w przypadku kwoty dochodu wynoszącej 120 000 zł,
- 32% w przypadku kwoty dochodu wynoszącej powyżej 120 000 zł.
Zaliczka na podatek dochodowy pracownika obliczana jest od dochodu, przychodu, czyli wynagrodzenia brutto pomniejszonego o składki na ubezpieczenie społeczne wpłacane do ZUS-u i koszty uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik ponosi w celu uzyskania przychodów z konkretnego źródła. Zmniejszenie uzyskanego dochodu o koszty uzyskania przychodu przyczynia się do zapłaty mniejszego podatku dochodowego urzędowi skarbowemu.
- liczby zawartych umów o pracę,
- miejsca zatrudnienia.
Koszty uzyskania przychodów uzyskanych ze stosunku pracy wynoszą:
- miesięcznie 250 zł, jeśli pracownik objęty jest jednym stosunkiem pracy;
- rocznie 3000 zł, jeśli pracownik objęty jest jednym stosunkiem pracy;
- rocznie 4500 zł, jeśli pracownik objęty jest więcej niż jednym stosunkiem pracy;
- miesięcznie 300 zł, jeśli pracownik objęty jest jednym stosunkiem pracy w przypadku pracowników dojeżdżających;
- rocznie 3600 zł, jeśli pracownik objęty jest jednym stosunkiem pracy w przypadku pracowników dojeżdżających;
- rocznie 5400 zł, jeśli pracownik objęty jest więcej niż jednym stosunkiem pracy w przypadku pracowników dojeżdżających.
Zaliczki na podatek dochodowy za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali, czyli 120 000 zł, pobiera się w wysokości 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.
Zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, czyli 120 000 zł, pobiera się w wysokości 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali.
Zaliczki na podatek dochodowy za miesiące następujące po miesiącu, kiedy dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, czyli 120 000 zł, pobiera się w wysokości 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.
Jakie oświadczenia pracownicze i wnioski mają wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy?
Na zmniejszenie pobieranych zaliczek mają wpływ następujące oświadczenia lub wnioski:
- oświadczenie, że pracownik za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem;
- oświadczenie, że pracownik za dany rok zamierza opodatkować dochody na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci;
- oświadczenie PIT-2 dotyczące uwzględnienia kwoty zmniejszającej podatek;
- oświadczenie PIT-2 dotyczące niepobierania zaliczek na podatek dochodowy od podatników, których dochód nie przekracza 30 000 zł;
- oświadczenie PIT-2 dotyczące stosowania podwyższonych kosztów przychodów.
Rozliczenie wspólnie z małżonkiem
Gdy w ciągu roku przewidywane dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, czyli kwotę 120 000 zł, a małżonek podatnika nie uzyskuje żadnych dochodów lub dochody małżonka, które łączy się z dochodami pracownika, mieszczą się w niższym przedziale skali podatkowej, pracownik może złożyć płatnikowi zaliczek (czyli pracodawcy) oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem i wówczas zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.
Pracodawca po otrzymaniu oświadczenia pracownika pobiera zaliczki według wskazanych wyżej zasad, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.
Można je złożyć w każdym czasie, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
Nie ma uniwersalnego wzoru oświadczenia pracownika o rozliczeniu dochodów z małżonkiem, dlatego najważniejsze jest, aby w swojej treści zawierało ono niezbędne dane, w tym informacje o formie rozliczeń i przewidywanych dochodach małżonka.
Wniosek dotyczący wspólnego opodatkowania może być wyrażony przez jedno z małżonków.
Małżonkowie mogą dokonać wspólnego opodatkowania dochodów, jeżeli pozostają w związku małżeńskim i we wspólności majątkowej:
- przez cały rok podatkowy lub
- od dnia zawarcia związku małżeńskiego do ostatniego dnia roku podatkowego w przypadku, gdy związek małżeński został zawarty w trakcie roku podatkowego.
Złożenie wniosku przez jedno z małżonków traktuje się na równi ze złożeniem oświadczenia o upoważnieniu go przez jego współmałżonka do złożenia wniosku o łączne opodatkowanie ich dochodów.
Przykład 1.
W jaki sposób pracodawca pana Eryka, który zarabia 25 000 zł miesięcznie, będzie w 2024 roku pobierał od niego zaliczki na podatek dochodowy, jeśli pracownik złożył w maju 2024 roku oświadczenie, że będzie rozliczał się wspólnie z żoną, która nie pracuje i nie ma własnego dochodu?
W maju 2024 roku dochód pana Eryka przekroczy kwotę 120 000 zł, dlatego standardowo pracodawca zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty 20 000 zł pobrałby w wysokości 12%, a od 5000 zł w wysokości 32%, natomiast w kolejnych miesiącach pracodawca będzie pobierał zaliczkę już od całej kwoty, tj. 25 000 zł w wysokości 32%. Dzięki zgłoszonemu oświadczeniu przez cały czas zaliczka będzie pobierana w wysokości 12%.
Rozliczenie się wspólnie z dzieckiem przez rodzica samotnie je wychowującego
Podobnie sytuacja wygląda w sytuacji, kiedy przewidywane dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, czyli kwotę 120 000 zł, a podatnik złożył oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody na zasadach określonych dla osób samotnie wychowujących dzieci, natomiast dzieci nie uzyskują żadnych dochodów lub dochody dzieci, które łączą się z dochodami pracownika, mieszczą się w niższym przedziale skali podatkowej, wówczas zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.
Pracodawca po otrzymaniu oświadczenia pracownika pobiera zaliczki według wskazanych wyżej zasad, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.
Wspólne rozliczenie osoby samotnie wychowującej dziecko wraz z dzieckiem dotyczy rodzica lub opiekuna prawnego podlegającego obowiązkowi podatkowemu, będącego:
- panną;
- kawalerem;
- wdową lub wdowcem;
- rozwódką lub rozwodnikiem;
- osobą, w stosunku do której orzeczono separację;
- osobą, której małżonek został pozbawiony praw rodzicielskich;
- osobą, której małżonek odbywa karę pozbawienia wolności.
Wspólne rozliczenie osoby samotnie wychowującej dziecko wraz z dzieckiem jest możliwe, jeżeli ten rodzic lub opiekun w roku podatkowym samotnie wychowuje dzieci:
- małoletnie;
- pełnoletnie, które zgodnie z odrębnymi przepisami otrzymywały zasiłek (dodatek) pielęgnacyjny lub rentę socjalną;
- pełnoletnie do ukończenia 25. roku życia, uczące się w szkołach, o których mowa w przepisach regulujących system oświatowy lub szkolnictwo wyższe, obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej oraz w innym państwie.
Z ulgi dla rodziców samotnie wychowujących dzieci można korzystać, jeżeli dziecko w roku podatkowym, z wyjątkiem rent rodzinnych, nie uzyskało dochodów podlegających opodatkowaniu z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie o podatku dochodowym.
Płatnik składek ma obowiązek uwzględnić oświadczenie podatnika najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. Może też to uczynić niezwłocznie po jego otrzymaniu.
Zmniejszenie zaliczki o kwotę wolną od podatku
Zaliczka na podatek dochodowy pobierana przez płatnika ulegnie w danym miesiącu zmniejszeniu o odpowiednią część kwoty wolnej od podatku. Płatnik może uwzględnić kwotę zmniejszającą podatek, pod warunkiem że podatnik złoży oświadczenie PIT-2, w którym uprawnia płatnika do zastosowania tej kwoty. Oświadczenie w sprawie zmniejszenia zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek można złożyć w każdym momencie roku, z wzięciem pod uwagę, że pracodawca uwzględni złożone oświadczenie najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.
Kwota wolna od podatku w 2024 roku nadal wynosi 30 000 zł. Wobec tego wysokość kwoty zmniejszającej podatek wynosi 3600 zł. Dlatego płatnicy pobierający zaliczki na podatek od dokonywanych wypłat miesięcznych nadal, jak w latach ubiegłych, mogą zmniejszać zaliczkę o kwotę 300 zł, czyli 1/12 z 3600 zł.
Od 1 stycznia 2023 roku podatnik może złożyć oświadczenie PIT-2 maksymalnie 3 płatnikom, a kwota zmniejszająca podatek wynosi odpowiednio:
- 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, tj. 300 zł w przypadku jednej umowy;
- 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, tj. 150 zł w przypadku dwóch umów;
- 1/36 kwoty zmniejszającej podatek, tj.100 zł w przypadku trzech umów.
Przykład 2.
Jakie możliwości w zakresie kwoty zmniejszającej podatek ma pani Agata, która pracuje na 2 umowach o pracę u różnych pracodawców?
Pani Agata może złożyć oświadczenie PIT-2 u obu pracodawców i wówczas kwota zmniejszająca podatek wynosić będzie 150 zł u każdego z nich. Może też złożyć oświadczenie PIT-2 u jednego wybranego przez siebie pracodawcy i wówczas kwota zmniejszająca podatek wyniesie standardowe 300 zł u tego pracodawcy, gdzie złożone zostało oświadczenie.
Wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy
Pracownicy, których dochody nie przekroczą 30 000 zł, mogą wnioskować w PIT-2 składanym do płatnika o niepobieranie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Wystarczy odpowiednio wypełnić część J ww. deklaracji. Jeśli dochody pracownika przekroczą w ciągu roku kwotę 30.000 zł, wówczas pracodawca powinien pobrać zaliczkę od kwoty przekraczającej limit. W tej sytuacji nie mogą być stosowane zasady dotyczące kwoty zmniejszającej podatek.
Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu
Podobnie PIT-2 złożyć może podatnik, który chce, aby stosowane były podwyższone koszty uzyskania przychodów. W tej sytuacji należy wypełnić część F PIT-2. Jeśli zostało złożone oświadczenie PIT-2 dotyczące stosowania podwyższonych kosztów przychodów, a dojdzie do ustania zatrudnienia, wówczas mimo złożenia tego wniosku stosowane są podstawowe koszty uzyskania przychodu co do wypłat mających miejsce po ustaniu zatrudnienia.
Podsumowanie
Podsumowując, przepisy prawa podatkowego przewidują kilka sytuacji, kiedy zaliczki na podatek mogą zostać obniżone. Każdorazowo należy zweryfikować, czy podatnik kwalifikuje się do składania odpowiedniego oświadczenia, zanim trafi ono do płatnika.
