Outsourcing jest nowoczesną strategią zarządzania, polegającą na oddaniu zewnętrznemu przedsiębiorstwu zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy, dzięki czemu może ona skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działania i w których osiąga przewagę konkurencyjną. Outsourcing pracowniczy stanowi więc powierzenie kompleksowej obsługi jednego podmiotu w danym obszarze (np. obsługi księgowej czy kadrowo-płacowej) wyspecjalizowanym firmom, świadczącym usługi w oznaczonym zakresie. Jednakże samo pojęcie outsourcingu pracowniczego nie zostało zdefiniowane w żadnym z obowiązujących aktów prawnych. Zdarza się, że zamiennie używa się także określeń „leasing pracowniczy” lub „wynajem pracowników”. Jednak zgodnie z obowiązującą praktyką leasing pracowniczy jest utożsamiany raczej z sytuacją, o której mowa w art. 174 § 1 Kodeksu pracy, polegającą na udzieleniu pracownikowi urlopu bezpłatnego na czas świadczenia przez pracownika pracy u innego pracodawcy. Wynajem pracowników odnosi się z kolei do zatrudnienia pracowników za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, które jest regulowane ustawą z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i limituje czas zatrudnienia konkretnego pracownika czy zleceniobiorcy u danego pracodawcy użytkownika.
Outsourcing pracowniczy - definicja
Według ogólnie przyjętej terminologii pojęcie outsourcing pracowniczy jest tożsame z przejściem zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dokonane zgodnie z art. 231 Kodeksu pracy. Rozwiązanie to ma na celu dalsze korzystanie z pracy danego pracownika przez dotychczasowego pracodawcę, z jednoczesnym przeniesieniem ciężaru związanego z formalnym zatrudnieniem na inny podmiot.
Outsourcing pracowniczy w tym rozumieniu wiąże się z wieloma formalnościami, m.in. obowiązkiem dokonania stosownych konsultacji z organizacjami związkowymi i poinformowania pracowników o przyczynach i skutkach (prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych), a także warunkach zatrudnienia przejmowanych pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania – przekazanie pracownikowi takiej informacji na piśmie powinno nastąpić co najmniej 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Zawarte z poprzednim pracodawcą umowy o pracę nie są rozwiązywane, ponieważ z dniem przejścia nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Należy jednak pamiętać, że pracownik ma prawo w ciągu dwóch miesięcy od przejścia części zakładu pracy rozwiązać bez wypowiedzenia stosunek pracy z nowym pracodawcą za siedmiodniowym uprzedzeniem. Dotychczasowy i nowy pracodawca są odpowiedzialni solidarnie za zobowiązania powstałe względem pracownika w czasie jego zatrudnienia przed przejściem zakładu lub jego części na nowego pracodawcę.
Zapisy w umowie o outsourcing pracowniczy
Dla przedsiębiorcy, który zdecyduje się na wyoutsourcowanie części zakładu pracy, istotne jest odpowiednie sformułowanie postanowień umowy o outsourcing pracowniczy, zawieranej między dotychczasowym i nowym pracodawcą, którą bezpieczniej zawrzeć na piśmie, choć nie jest to formalnym wymogiem. Umowa taka będzie ważnym dowodem podczas ewentualnej kontroli US-u, ZUS-u lub PIP-u na zatrudnienie pracowników u innego pracodawcy, niż na rzecz którego świadczą pracę. Pomimo możliwości swobodnego kształtowania treści takiej umowy, należy mieć na uwadze, że z jej treści powinno wynikać w sposób niezbity, że przejście części zakładu pracy faktycznie miało miejsce, a nie było działaniem pozornym. Należy mieć świadomość, że im większy wpływ ma dotychczasowy pracodawca na kształtowanie stosunku pracy pracowników z nowym pracodawcą (np. ewidencjonowanie czasu pracy, udzielanie urlopów, decydowanie o wysokości wynagrodzenia), tym większe wątpliwości mogą zaistnieć po stronie organów nadzoru w zakresie ustalenia, kto jest faktycznym pracodawcą.
Zawierając umowę o outsourcing pracowniczy, należy pamiętać o nowelizacji z dnia 13 czerwca 2017 roku ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która przez dodanie art. 38a w razie sporu dotyczącego ustalania płatnika składek (rzeczywistego pracodawcy) wprowadziła możliwość wydawania przez ZUS rozstrzygającej decyzji administracyjnej – do tej pory kompetencje do rozwiązywania tego typu sporów posiadały tylko sądy. Zatem w sytuacji gdy nowy pracodawca zatrudniający formalnie pracowników będzie miał problemy z regulowaniem zobowiązań publicznoprawnych, organy dochodzące tych należności będą miały możliwość uzyskania zaległych składek od pracodawcy korzystającego z pracy outsourcowanych pracowników.
Podstawy do zakwestionowania takiej umowy
Przykładem na zakwestionowanie outsourcingu pracowniczego jest wyrok WSA w Krakowie z 21 września 2017 r. o sygnaturze I SA/Kr 137/17, w którym sąd obarczył przedsiębiorcę korzystającego z usług nierzetelnej firmy outsourcingowej odpowiedzialnością podatkową płatnika za niepobrany i niewpłacony podatek dochodowy od wynagrodzeń wyoutsourcowanych pracowników. W rozstrzyganej sprawie zawarto umowy, z których miało wynikać, że dotychczasowy pracodawca przekazuje, a nowy pracodawca przejmuje wszystkich pracowników na mocy art. 231 kp. Pomiędzy spółką doradztwa podatkowego („dotychczasowy pracodawca”) a dwoma kolejnymi podmiotami świadczącymi usługi outsourcingowe („nowym pracodawcą”) zawarte zostały także umowy o świadczenie usług obejmujących w szczególności usługi rachunkowe i doradztwo podatkowe. Usługodawca do realizacji usług miał delegować osoby zwane wykonawcami (osoby zatrudnione u usługodawcy na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło), które faktycznie wcześniej były pracownikami pierwotnej spółki. Spór przed sądem sprowadzał się do ustalenia, czy doszło do przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę, o którym mowa w art. 231 kp. W niniejszej sprawie pracownicy przekazani na podstawie umów-porozumienia zostali oddelegowani do tego samego zakładu pracy, z którego zostali przejęci. Sąd wskazał na fakt, że podstawową przesłanką zastosowania art. 231 kp jest faktyczne przejęcie władztwa nad zakładem pracy przez nowy podmiot, który staje się pracodawcą. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że powierzenie przez pracodawcę wykonywania zadań pomocniczych podmiotowi zewnętrznemu świadczącemu usługi w tym zakresie nie może stanowić przejścia części zakładu pracy na innego pracodawcę, jeżeli nie przemawia za tym kompleksowa ocena okoliczności. Do istotnych okoliczności przemawiających za uznaniem, że doszło do przejęcia części zakładu pracy, są: typ przedsiębiorstwa lub zakładu, stwierdzenie, czy zbyte zostały składniki materialne, takie jak budynki i ruchomości, wartość składników niematerialnych w chwili transferu, przejęcie większości pracowników przez nowego pracodawcę, przejęcie obsługi klientów przedsiębiorstwa, stopień podobieństwa między działalnością prowadzoną przed i po zbyciu przedsiębiorstwa. Sama okoliczność co do przejęcia pracowników nie przesądza o przejściu zakładu na nowego pracodawcę. Przy ocenie, kto jest pracodawcą, decydujące znaczenie ma faktyczne przejęcie zakładu pracy. Należy przez to rozumieć, że pracownicy świadczą pracę na rzecz kogoś innego niż dotychczas. W tym przypadku przejście pracowników do nowego pracodawcy w efekcie pozbawiło firmę możliwości prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem w celu jej kontynuowania konieczne było zapotrzebowanie na przejętych pracowników, a zawarte umowy-porozumienia w żadnym stopniu nie miały na celu faktycznego przejęcia.
W ocenie sądu w zasadzie nie nastąpiły żadne zmiany w pracy zatrudnionych pracowników: „przejęci” pracownicy zobowiązani zostali do stosowania się do merytorycznych wskazówek osób wyznaczonych przez poprzedniego pracodawcę, a decyzyjność w zakresie m.in. wysokości wynagrodzeń pracowniczych czy udzielania urlopów, a także kontrola pracowników i wyznaczanie zadań pozostały po stronie poprzedniego pracodawcy, co świadczy o rezygnacji nowego pracodawcy z zadań i obowiązków pracodawcy. Ostatecznie sąd orzekł, że wiodącym motywem strony był cel związany z ograniczeniem kosztów. Tak wykreowany outsourcing pozostaje w opozycji względem przepisów prawa pracy. Głównym motywem były przesłanki ekonomiczne, a nie chęć przekazania zakładu pracy nowemu pracodawcy. W niniejszej sprawie organy podatkowe wykazały w sposób niebudzący wątpliwości, że rola firm świadczących usługi outsourcingu pracowniczego ograniczała się do przejęcia wyłącznie obsługi pracowników w zakresie wypłacania im wynagrodzeń, o wysokości których de facto decydowała strona skarżąca, przesyłając niezbędne dane dotyczące ich zatrudnienia.
W 2015 roku było głośno o tzw. aferze outsourcingowej, która dotyczyła analogicznych sytuacji do tej opisywanej w powyższym wyroku. Strona skarżąca powoływała się na nią, uważając, iż została wprowadzona w błąd przez swoich kontrahentów, zaś organy państwowe nie reagowały na takie działanie kontrahentów, które było prowadzone na szeroką skalę, zatem nie powinna zostać obciążona koniecznością zapłaty zaliczek, lecz organy podatkowe powinny dochodzić tych należności od jej kontrahentów. Jednak podstawą do nałożenia obowiązku zapłaty zaliczek jest ustalony przez organy podatkowe stan faktyczny w konkretnej sprawie i jeżeli pomimo formalnego zawarcia umowy nie doszło do przejścia pracowników do nowego pracodawcy, odpowiedzialność ponosi pierwotny pracodawca.
Korzystając z outsourcingu pracowniczego w prawidłowy sposób, należy zatem faktycznie wyodrębnić ze swojego przedsiębiorstwa dział lub działy pełniące funkcje pomocnicze, niezwiązane z główną działalnością firmy i korzystać z obsługi firmy zewnętrznej w tym zakresie, czyli nie ingerować w relacje między wyoutsourcowanymi pracownikami, a ich nowym pracodawcą.
