Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest terminowa wypłata prawidłowo obliczonego wynagrodzenia. W razie wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia w kwocie wyższej niż należna najprostszym rozwiązaniem byłoby automatyczne pomniejszenie kolejnej wypłaty o uiszczoną nadpłatę, czyli dokonanie potrącenia. Prawo pracy dopuszcza dokonywanie przez pracodawcę jednostronnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika jedynie w przypadku niektórych należności, do których należą zajęcia komornicze, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi oraz kary pieniężne. Nie zawsze pracodawca ma prawo do pomniejszenia wynagrodzenia z powodu wypłaty za dużej należności, jeżeli pracownik nie wyrazi na to zgody. Jeśli potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia dokonane będzie w innych sytuacjach niż enumeratywnie wymienione w przepisach prawa pracy, naraża się na wysunięcie przez pracownika roszczenia o zapłatę wynagrodzenia potrąconego niezgodnie z prawem.
Potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia nie z winy pracodawcy
Jeżeli pracownik otrzymał wynagrodzenie za okres, za który nie miał do niego prawa, i powyższa sytuacja nie zależała od pracodawcy, nadpłata może być zwrócona w najbliższym terminie płatności pensji. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Nie jest do tego potrzebna zgoda podwładnego. Najczęściej taka sytuacja występuje, gdy nieobecność zatrudnionego przypadła po dokonaniu wypłaty poborów za dany miesiąc np. z powodu choroby czy urlopu bezpłatnego.
Przepisy prawne pozwalają zatem na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia bez zgody zainteresowanego pod dwoma warunkami:
-
w terminie bezpośrednio następującym (w praktyce w następnym miesiącu),
-
gdy pracownikowi nadpłacono wynagrodzenie z powodu terminu wypłat, a nie błędu pracodawcy.
Możliwość odliczenia z wynagrodzenia kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, uwarunkowane jest zachowaniem terminu. Odliczenie to powinno zostać dokonane z kolejnego wynagrodzenia, wypłacanego w najbliższym terminie płatności. Odzyskanie nadpłaty po tym terminie jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody pracownika. Potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia mogą być dokonywane przed wszelkimi innymi potrąceniami, również tymi obowiązkowymi.
Potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia nie z winy pracownika
Jeśli doszło do nadpłaty wynagrodzenia nie winy pracownika, to należności, których nie wymieniono w art. 87 § 1 i 7, mogą być potrącone z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Tak jak w odniesieniu do wszelkich odliczeń fakultatywnych zatrudniony musi je złożyć na piśmie, wskazując w nim konkretną wysokość wierzytelności.
| Uwaga! Pracodawca nie może bez zgody pracownika potrącić nadpłaconego z własnej winy wynagrodzenia. |
Potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia nie może być dokonane w dowolnej kwocie – pomimo zgody pracownika na potrącenie konieczne jest zastosowanie kwoty wolnej od potrąceń, która zgodnie z art. 91 § 2 kodeksu pracy wynosi:
-
100% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
-
80% minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów – przy potrącaniu innych należności.
W związku z tym, że w takim wypadku potrącenie należności dokonywane jest na rzecz pracodawcy, kwota wolna od potrąceń będzie odpowiadała wynagrodzeniu minimalnemu po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Jeśli pracownik dobrowolnie nie odda nadwyżki, szefowi pozostaje jedynie możliwość dochodzenia zwrotu długu w postępowaniu sądowym na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu. Z przepisów tych wynika, iż ten, kto uzyskał świadczenie bez podstawy prawnej (nienależne), powinien je zwrócić. Jednak obowiązek zwrotu świadczenia wygasa, jeżeli ten, kto je uzyskał, zużył je lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony.
