W dobie ciągłego rozwoju technologicznego pojawiają się coraz to nowe możliwości dokonywania operacji kupna, sprzedaży za pomocą narzędzi elektronicznych. Jednym z nich są portale aukcyjne, gdzie kupujący i sprzedający mają możliwość odnalezienia satysfakcjonującej oferty oraz sfinalizować daną transakcję, znajdując się w biurze, przy komputerze. Wraz z dobrodziejstwem technologicznym powstają liczne wątpliwości co do możliwości uwzględnienia nabytego przedmiotu aukcji w kosztach firmy, których dowodem zakupu jest potwierdzenie nabycia towaru na aukcji.
Wydatek uznawany za koszt
W niniejszym artykule uwzględniono, iż przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.
W myśl art. 22 ust. 1 ustawy o pdof, aby wydatek zaliczyć do kosztów firmowych, winien on spełniać poniższe warunki:
musi być powiązany z przychodem albo z jego źródłem,
jego poniesienie wiąże się z osiągnięciem przychodu albo zabezpieczeniem tegoż przychodu,
nie może zawierać się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów firmy zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy pdof,
powinien być właściwie udokumentowany.
Dowody księgowe jako podstawa zapisu w KPiR
Zgodnie z § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowodami księgowymi są:
faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
dowody przesunięć,
dowody opłat pocztowych i bankowych.
Ponadto w myśl § 12 ust. 3 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR dowodami księgowymi mogą być inne dokumenty zawierające, co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeśli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie (jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych),
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Dokumentowanie wydatków na podstawie dowodów wewnętrznych
Ustawodawca zezwala także, by oprócz powyższych dozwolonych form dowodów księgowych mogły znaleźć zastosowanie tzw. dowody wewnętrzne lub dokument wystawiony przez przedsiębiorcę, który zawiera:
datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków,
przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.
Jaki rodzaj wydatków może być udokumentowany dowodami wewnętrznymi?
Zgodnie z § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR przedsiębiorca może za pomocą dowodu wewnętrznego udokumentować następujące wydatki:
nabycie, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
zakup od ludności sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
zakup od ludności odpadów po-użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
opłaty sądowe i notarialne,
opłaty skarbowe,
wydatki związane z parkowaniem samochodu - w sytuacji gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
Oferta aukcyjna w prawie cywilnym
Zgodnie z art. 661 § 1 ustawy kodeksu cywilnego, oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie.
Idąc dalej wraz z art. 661 § 2 tej ustawy przedsiębiorca składający ofertę w postaci elektronicznej jest obowiązany przed zawarciem umowy poinformować drugą stronę w sposób jednoznaczny i zrozumiały o:
czynnościach technicznych składających się na procedurę zawarcia umowy,
skutkach prawnych potwierdzenia przez drugą stronę otrzymania oferty,
zasadach i sposobach utrwalania, zabezpieczania i udostępniania przez przedsiębiorcę drugiej stronie treści zawieranej umowy,
metodach i środkach technicznych służących wykrywaniu i korygowaniu błędów we wprowadzanych danych, które to jest obowiązany udostępnić drugiej stronie,
językach, w których umowa może być zawarta,
kodeksach etycznych, które stosuje oraz o ich dostępności w postaci elektronicznej.
Potwierdzenie nabycia towaru na aukcji jako dokument księgowy
Wobec przytoczonych uwarunkowań potwierdzenie wygrania aukcji, a w konsekwencji nabycia towaru lub usługi nie może stanowić dowodu księgowego będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Stanowisko to znajduje swoje odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 stycznia 2013 r.o sygn. ILPB1/415-1006/12-4/IM.
Jednakże, jeśli nie ma możliwości wyegzekwowania od drugiego przedsiębiorcy faktury lub rachunku albo jeżeli przedsiębiorca nabywa towary lub usługi od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, to dowodem księgowym, stanowiącym podstawę uwzględnienia w kosztach firmy może być umowa sprzedaży zawierająca wyżej wymienione niezbędne elementy do zaklasyfikowania jej jako dowodu księgowego.
Przykładowo udokumentowanie (pod względem kosztowym) nabycia towaru w ramach wygranej aukcji mogą być łącznie:
potwierdzenia przelewu, potwierdzeniem zapłaty za przesyłkę pobraniową lub wydrukiem potwierdzenia dokonania transakcji z usługi PayU oraz Regulaminem,
wydruki z systemu sprzedaży serwisu, oznaczone indywidualnym numerem aukcji, zawierające dokładne dane stron umowy sprzedaży, dokładne określenie przedmiotu sprzedaży
wydruki z systemu sprzedaży zawierające dokładne określenie kwoty do zapłaty za towar wraz z kwotą kosztów przesyłki,
dokumenty te będą rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, której dotyczą,
sporządzi na podstawie tych dokumentów rachunek, którego treść odzwierciedlać będzie szczegóły dokonanej transakcji.
Najistotniejsze z punktu widzenia ustawodawcy, oprócz związków przyczynowo-skutkowych z przychodem jest zaistnienie 4 przytoczonych wcześniej warunków dla określenia zgromadzonej dokumentacji jako dowodu księgowego będącego podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i kosztów, a w konsekwencji poniesienie kosztu uzyskania przychodu.
Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 14 października 2015r. o sygn. IPTPB1/4511-415/15-2/AG
Polecamy:
