Faktura zakupu
Faktura to dokument (papierowy lub elektroniczny) wystawiany przez czynnych podatników podatku VAT, potwierdzający przeprowadzenie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Jest wystawiana w dwóch egzemplarzach, z których jeden zostaje u sprzedawcy, a drugi trafia do nabywcy - dla niego będzie to fakturazakupu, której wartość będzie mógł zaksięgować jako koszty uzyskania przychodu (o ile zakup związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą).
Faktura jest więc formalnym potwierdzeniem przeprowadzonej transakcji. Powinna być przechowywana przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności VAT i okazywana na każde żądanie organu podatkowego.
Elementy faktury zakupu
Informacje o tym, jakie elementy powinna posiadać faktura zakupu można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Zgodnie z powyższym rozporządzeniem faktura powinna zawierać co najmniej:
- datę wystawienia,
- kolejny numer,
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
- miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
- wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Na które elementy faktury zakupu zwrócić szczególną uwagę?
Odbiorca faktury zobligowany jest do sprawdzenia jej poprawności. Powinien w szczególności zwrócić uwagę na:
- dane swojej firmy - czy są zgodne i kompletne. W przypadku wykrycia błędu, nabywca ma prawo wystawić notę korygującą;
- to, czy dokument posiada informację o jednostce miary i ilości sprzedawanych towarów lub usług - w przypadku faktur wystawianych ręcznie te dwa pola są często pomijane przez wystawiających, a zgodnie z przytoczonym rozporządzeniem są niezbędne. Ważne jest również sprawdzenie czy informacja o ilości jest zgodna ze stanem rzeczywistym;
- cenę jednostkową netto - czy jest zgodna z informacją na zamówieniu; przeliczenie wartości z netto na brutto - w przypadku ręcznie wystawianych faktur jest to miejsce częstych pomyłek. Dopuszczalne są różnice groszowe, wynikające z zaokrągleń, jednak przy większych rozbieżnościach może dojść do obowiązku poprawienia dokumentu przez sprzedawcę;
- NIP-UE sprzedawcy i nabywcy - w przypadku WDT lub importu usług od kontrahentów z Unii Europejskiej i zastosowaniu stawek 0% czy “nie podlega” wymagane jest aby na fakturze podane były numery NIP-UE obydwu stron transakcji;
- informacje na temat rozliczonych zaliczek - w przypadku otrzymania fakturykońcowej.
Nabywcy oprócz faktur otrzymują od sprzedawców również korekty dotyczące zakupów. Dokumenty te powinny przede wszystkim posiadać informację o fakturze pierwotnej (jej numer oraz datę wystawienia) jak i wyszczególnione pozycje, które są korygowane.
| Ważne!!! Faktura korygująca bezpośrednio związana jest z fakturą pierwotną i nie można jej ująć w księgowości bez uprzedniego wprowadzenia faktury zakupu. |
Polecamy:
