Obniżenie kosztów związanych z BHP w zakładzie pracy

W czasach, gdy dla firmy liczy się przysłowiowy każdy grosz, wdrożenie działań zmierzających do zmniejszenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa jest sprawą kluczową. Jeżeli pracodawca nie chce zwalniać pracowników, powinien szukać oszczędności gdzie indziej. Czy można podjąć kroki mające na celu obniżenie kosztów związanych z BHP w zakładzie pracy? W niniejszym artykule podpowiadamy, co zrobić, aby koszty dotyczące bhp były niższe.

BHP w zakładzie pracy – podstawy prawne

Kwestie dotyczące stosowania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) zostały uregulowane w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp) oraz w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie kp.

W dziale X kp oraz w przepisach wykonawczych, wśród których szczególnie istotne znaczenie posiada Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, doprecyzowano obowiązki pracodawców w omawianym zakresie.

Podstawowe obowiązki pracodawcy w dziedzinie BHP

Na wstępie należy wyraźnie podkreślić, że jakiekolwiek działania ograniczające wydatki przedsiębiorstwa nie mogą mieć negatywnego wpływu na stan bezpieczeństwa pracowników na terenie zakładu pracy.

Jak wynika z art. 207 § 2 kp, pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

Do obowiązków pracodawcy należy w szczególności:

• organizowanie pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy, przez co trzeba rozumieć podejmowanie wszelkich niezbędnych działań zmierzających do ograniczenia lub wyeliminowania zagrożeń dla zdrowia bądź życia pracowników występujących w środowisku pracy;
• zapewnienie przestrzegania w zakładzie pracy przepisów oraz zasad BHP, wydawanie poleceń usunięcia uchybień w tym zakresie i kontrolowanie wykonania tych poleceń. Pracodawca powołuje w szczególności służbę lub komisję BHP bądź wyznacza osoby odpowiedzialne za poszczególne aspekty organizacji bezpiecznej pracy, a także ułatwia działalność inspektorom społecznej inspekcji pracy;
• reagowanie na potrzeby w zakresie zapewnienia BHP oraz dostosowywanie środków podejmowanych w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, z uwzględnieniem zmieniających się warunków wykonywania pracy;
• zapewnienie rozwoju spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy;
• uwzględnienie ochrony zdrowia młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników z niepełnosprawnościami w ramach podejmowanych działań profilaktycznych;
• zapewnienie wykonania nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy;
• zapewnienie wykonania zaleceń społecznego inspektora pracy.

Plan optymalizacji kosztów związanych z BHP w zakładzie pracy

Nie ulega wątpliwości, że aby przystąpić do jakichkolwiek działań oszczędnościowych w zakresie kosztów ponoszonych przez firmę w dziedzinie BHP, niezbędne jest opracowanie planu optymalizacji kosztów dotyczącego konkretnego przedsiębiorstwa. Taki dokument musi mieć zawsze skonkretyzowany charakter, co wynika z ogromnej liczby zmiennych wynikających ze specyfiki funkcjonowania danego podmiotu gospodarczego.

Przy konstruowaniu planu optymalizacji kosztów związanych z BHP należy uwzględnić następujące podstawowe elementy:

• uwarunkowania kadrowe;
• uwarunkowania techniczne, w tym obejmujące kwestie wyposażenia pracowników w odpowiednie środki zabezpieczające;
• inne czynniki, w tym mające zewnętrzny charakter.

Uwarunkowania kadrowe podczas optymalizacji kosztów związanych z BHP

Czynnik ludzki przy organizacji pracy ma fundamentalny charakter, wobec czego musi zostać uwzględniony podczas opracowania systemu optymalizacji kosztów dotyczących BHP w pierwszej kolejności i to na różnych poziomach.

Pierwszy pomysł, jaki może zostać wzięty pod uwagę to skierowanie pracowników do wykonywania zadań w formie zdalnej. Oszczędności są tu wymierne i polegają na zmniejszeniu kosztów w związku z brakiem konieczności wynajmu pomieszczeń pracy.

Przykład 1.
Pracodawca prowadzi firmę, która ze względu na kryzys osiąga mniejsze zyski. Ponadto w ostatnich miesiącach wzrosły koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa w związku z podwyżką cen najmu lokali oraz energii elektrycznej. Pracodawca, po analizie możliwości, zdecydował się przenieść pracowników działu biurowego i obsługi klienta do pracy wykonywanej w formie zdalnej. Warunki techniczne pracy na odległość są wystarczające do realizacji obowiązków służbowych w tym zakresie, ponadto przedsiębiorca zapewnia niezbędny sprzęt i spełnił inne wymogi prawne dotyczące pracy zdalnej. Oszczędności okazały się w tym przypadku całkiem spore – pracodawca zrezygnował z wynajmu pomieszczeń, w których odbywała się dotychczas praca, niebagatelny w kontekście zmniejszenia kosztów był także brak konieczności pokrywania kosztów związanych ze zużyciem prądu.

Kolejnym elementem odnoszącym się do pracowników, jaki warto rozważyć pod kątem zmniejszenia wydatków, jest problematyka szkoleń w dziedzinie BHP. W tym przypadku można zastanowić się nad zmianą formuły tych działań, mając na względzie fakt, że obowiązki w zakresie przeszkolenia pracowników muszą być systematycznie realizowane. Pracodawca może zatem skorzystać np. z internetowego systemu szkoleń (e-learning) zamiast organizowania tradycyjnych form, które mogą generować wyższe koszty.

Przykład 2.
Przedsiębiorca zatrudnia pracowników biurowych, telemarketerów i osoby zajmujące się rozliczaniem świadczonych usług. Dotychczas pracodawca korzystał z usług firmy szkoleniowej podczas organizacji szkoleń BHP. W celu przeprowadzenia szkoleń jednorazowo dla wszystkich osób wynajmował salę konferencyjną. Jednak w ostatnich miesiącach koszty najmu tego pomieszczenia znacznie wzrosły, podobnie jak usługi instruktorów BHP. Pracodawca znalazł firmę szkoleniową przeprowadzającą instruktaże BHP za pośrednictwem łączy internetowych, która oferuje usługi na odpowiednio wysokim poziomie. Zatrudniani pracownicy mogą zostać przeszkoleni w formie zdalnej. Zakup wspomnianej usługi był korzystny dla przedsiębiorcy – firma szkoleniowa zaoferowała promocyjne ceny, nie było też konieczności wynajmowania sali konferencyjnej.

Pracodawca może także zaproponować pracownikom pracę w ramach systemu skróconego tygodnia pracy lub systemu pracy weekendowej – trzeba jednak pamiętać, że wspomniane systemy mogą być stosowane na pisemny wniosek pracownika. Dzięki zastosowaniu takiej organizacji czasu pracy istnieje możliwość obniżenia kosztów związanych z koniecznością zapewnienia pracownikom odpowiedniej temperatury w pomieszczeniach pracy, co ma znaczenie zwłaszcza w sezonie jesienno-zimowym.

Uwarunkowania techniczne przy optymalizacji kosztów związanych z BHP

Koszty wynikające z uwarunkowań technicznych mogą być w konkretnych przypadkach bardzo wysokie. Warto zatem przyjrzeć się temu, w jaki sposób można je ograniczyć. Tutaj istotna jest ocena zapotrzebowania na produkty określonego typu. Pracodawca wraz z osobą odpowiedzialną za organizację zaplecza BHP w zakładzie pracy może np. dokonać weryfikacji co do liczby nabywanych środków higieny osobistej (obowiązek zapewnienia pracownikom tych środków wynika z art. 233 kp). Po takiej analizie możliwa jest racjonalizacja zakupów w tym zakresie dostosowana do rzeczywistego zapotrzebowania. Ponadto można zastanowić się nad zmianą dostawcy, który dostarczy środki higieny osobistej tej samej jakości, lecz w bardziej atrakcyjnej cenie.

Podobne oceny mogą być oczywiście stosowane w innych obszarach związanych z organizacją przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków zatrudnienia. Oznacza to, że obniżenie kosztów związanych z BHP może dotyczyć m.in.:

• racjonalizacji w zakresie zakupu odzieży roboczej oraz środków ochrony indywidualnej – należy jednak pamiętać, że dokonując np. kupna okularów ochronnych czy środków ochrony narządu słuchu, muszą one spełniać określone wymagania techniczne wskazane w Polskich Normach oraz dyrektywach unijnych;
• zmniejszenia kosztów dokonywania oceny ryzyka zawodowego, w tym obniżenia wydatków ponoszonych na realizację pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (np. poprzez skorzystanie z laboratoriów posiadających odpowiednią akredytację, oferujących jednak konkurencyjne ceny);
• podjęcie innych działań, które w danej perspektywie czasowej mają przynieść spodziewane oszczędności.

Przykład 3.
Pan Jan prowadzi zakład rzemieślniczy zajmujący się m.in. produkcją elementów metalowych wykorzystywanych docelowo przez innych producentów do wykonywania finalnego produktu. W hali produkcyjnej znajduje się kilkanaście stanowisk pracy wyposażonych w energochłonne, przestarzałe elementy oświetleniowe. Pan Jan przeprowadził audyt w zakresie organizacji stanowisk pracy, z którego wynika, że montaż nowoczesnego oświetlenia poprawi bezpieczeństwo pracy oraz przyniesie wymierne oszczędności wskutek znacznego spadku zużycia energii elektrycznej. Mimo że wymiana oświetlenia oznacza koszty, pan Jan zdecydował się na takie działanie, ponieważ w dłuższym okresie inwestycja nie tylko się zwróci, ale także przyczyni do zauważalnych oszczędności.

Czynniki zewnętrzne w aspekcie optymalizacji kosztów związanych z BHP

Czynników zewnętrznych mających wpływ na zmniejszenie kosztów w zakresie BHP jest wiele i tak naprawdę zależą od warunków funkcjonowania konkretnego przedsiębiorstwa.

Może to być np. skorzystanie z oferty wynajmu pomieszczeń pracy gwarantujących wyższy standard ochrony pracy. To z kolei przełoży się na zmniejszenie ryzyka zawodowego, w tym obniżenie prawdopodobieństwa wypadków przy pracy.

Jednym z obowiązków pracodawcy w zakresie BHP jest także zapewnienie odpowiedniej temperatury w obiektach firmy. Tutaj również można pokusić się o działania oszczędnościowe, pracodawca może np. zmienić dostawcę ogrzewania lub energii elektrycznej. Warunkiem jest jednak spełnienie wymogów dotyczących ogrzewania i oświetlenia pomieszczeń, w których świadczona jest praca, określonych w przepisach prawa pracy.

Obniżenie kosztów związanych z BHP w zakładzie pracy – podsumowanie

Trudna sytuacja ekonomiczna wymusza na firmach działania zmierzające do obniżenia kosztów funkcjonowania. Najprostszym sposobem na to jest zmniejszenie stanu zatrudnienia, wielu przedsiębiorców chce jednak uniknąć tego rozwiązania. Czy można zaoszczędzić na BHP w zakładzie pracy? Jeżeli nie wpłynie to na pogorszenie bezpieczeństwa, jest to dopuszczalne. W tym celu niezbędne jest opracowanie planu optymalizacji kosztów. W takim dokumencie należy wskazać obszary, w których racjonalizacja wydatków jest możliwa. Mogą to być uwarunkowania zarówno kadrowe, jak i techniczne. Czynniki zewnętrzne również powinny zostać uwzględnione przy konstruowaniu projektów optymalizacji wydatków dotyczących BHP.