Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon za taksówkę - transakcja zagraniczna

W czasie zagranicznych podróży służbowych może dojść do sytuacji, w której przedsiębiorca będzie się poruszał taksówkami. Najczęściej usługa przewozu taksówką dokumentowana jest paragonem, w związku z czym po stronie przedsiębiorców pojawia się pytanie, czy paragon za taksówkę może zostać ujęty w wydatkach firmowych, zwłaszcza w sytuacji gdy transakcja miała miejsce za granicą.

Koszty uzyskania przychodu - dowody księgowe

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zgodnie z par. 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami lub (...) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Zgodnie z zapisami par. 14 rozporządzenia możliwe jest również ujmowanie niektórych wydatków na podstawie paragonów. Zaliczamy tutaj środki czystości i bhp oraz materiały biurowe zakupione w jednostce handlu detalicznego. W celu zaliczenia wydatku na podstawie paragonu musi on zostać dodatkowo zaopatrzony w datę oraz stempel jednostki wydającej oraz zawierać informację o ilości, cenie jednostkowej oraz wartości dokonanych zakupów.

Na odwrocie paragonu podatnik powinien zapisać dane identyfikacyjne takie jak: nazwa firmy oraz adres i nazwa zakupionego towaru.

Oprócz powyższych przypadków, za dowód księgowy uznaje się też dowody zapłaty za przejazd autostradą, bilety z parkometrów oraz bilety jednorazowe na przejazd komunikacją publiczną.

Paragon za taksówkę za granicą

Katalog wydatków, jakie mogą zostać zaliczone do kosztów na podstawie paragonu, nie zawiera informacji odnośnie możliwości dokumentowania paragonem przejazdów taksówką za granicą. Zatem koszt przejazdu taksówką należy dokumentować wyłącznie rachunkiem lub fakturą.

Paragon może służyć ewentualnie  do ewidencjonowania zakupu paliwa czy oleju za granicą. Trzeba go jednak uzupełnić o co najmniej nazwisko (nazwa firmy), adres oraz rodzaj zakupionego towaru. Konieczne jest także dokonanie stosownego przeliczenia waluty obcej na złote polskie.

Ponadto przy zaliczaniu faktury czy paragonu za taksówkę do kosztów firmowych na  natrafiamy na kolejne ograniczenia. Otóż w celu zaliczenia wydatków za taksówkę do kosztów firmowych musi istnieć bezpośredni związek między prowadzoną działalnością a przejazdem. W czasie podróży zagranicznej jako przykład możemy podać:

  • dojazd na lotnisko czy do hotelu,

  • dojazdy na spotkania biznesowe.

Należy tutaj również pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia związku pomiędzy osiągniętym przychodem z działalności a poniesionym kosztem.

Warto również podkreślić, że sytuacja odnośnie zaliczania wydatku za taksówkę do kosztów na podstawie paragonu wygląda analogicznie zarówno w przypadku transakcji zagranicznej, jak i krajowej. Oznacza to, że paragon za taksówkę w kraju również nie może zostać zaliczony do kosztów firmowych.

Reasumując, paragon za taksówkę za granicą nie może  zostać uwzględniony w kosztach firmowych.