Poradnik Przedsiębiorcy

Składanie wniosków o świadczenia emerytalne z ZUS-u dla pracowników

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest uprawniony do wypłaty świadczeń. Aby jednak świadczeniobiorca mógł otrzymać wypłatę, musi o nią wnioskować. W wielu przypadkach to płatnik składek ma kompetencje do tego, by składać wnioski o świadczenia ZUS dla pracowników. Tak jest w przypadku ubiegania się o świadczenia emerytalne z zus-u.

Wszczęcie postępowania

W sytuacji ubiegania się o świadczenia z ZUS-u konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku. Co do zasady ZUS rozpoczyna postępowanie w sprawie przyznania świadczenia: 

  • na podstawie wniosku lub
  • z urzędu – jeśli ustawa emerytalna przewiduje wszczęcie postępowania z urzędu w sprawie danego świadczenia.

W większości przypadków należy wnioskować o świadczenie – automatycznie przyznawane są tylko emerytury z urzędu oraz dodatek pielęgnacyjny w związku z ukończeniem 75. roku życia. Wniosek o świadczenia z ZUS-u można złożyć następująco:

  • na piśmie – wniosek wraz z niezbędnymi załącznikami trzeba wypełnić i przesłać do ZUS-u pocztą lub złożyć bezpośrednio w placówce;
  • zgłosić ustnie do protokołu w placówce ZUS;
  • przesłać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) – na www.zus.pl. Żeby to zrobić, należy mieć założone konto na PUE ZUS oraz profil zaufany na Elektronicznej Platformie Usług Administracyjnych (ePUAP) albo bezpieczny podpis elektroniczny.

Kto może złożyć wniosek?

Wniosek o świadczenie może złożyć przede wszystkim sam zainteresowany. Czynności tej może również dokonać:

  • pełnomocnik zainteresowanego, osoba upoważniona przez zainteresowanego;
  • przedstawiciel ustawowy osoby uprawnionej lub jej opiekun prawny albo faktyczny;
  • pracodawca ubezpieczonego.

Tym samym pracodawca został zobowiązany do wykonywania czynności w zakresie składania wniosków o świadczenia z ZUS-u dla pracowników. W przypadku wniosku o emeryturę lub rentę w kompetencji pracodawcy oprócz obowiązków takich jak gromadzenie dokumentacji potrzebnej do uzyskania świadczenia są także następujące:

  • wydawanie zaświadczeń niezbędnych do ustalenia wysokości świadczeń;
  • przygotowanie wniosków o emeryturę i przedłożenie ich za zgodą pracownika organowi rentowemu;
  • przygotowanie wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenie go organowi rentowemu;
  • w przypadku śmierci pracownika poinformowanie rodziny o możliwości otrzymania renty rodzinnej i przeprowadzenie tego procesu.

Pracodawcy nie zostali upoważnieni przez ustawodawcę do przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go organowi rentowemu w przypadku ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 roku – w tym przypadku osoby te powinny złożyć wniosek bezpośrednio w urzędzie.

Ustalenie uprawnień 

Jeśli pracodawca przygotowuje wniosek o emeryturę i rentę dla pracownika, musi liczyć się z tym, że sam wniosek nie będzie wystarczającym dokumentem. Zgodnie bowiem z art. 125a ustawy o emeryturach i rentach płatnik składek jest zobowiązany:

  • na żądanie organu rentowego – do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych oraz okresów nieskładkowych;
  • do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei;
  • do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności;
  • przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Proces przejścia na emeryturę

W przypadku kiedy pracownik chce udać się na emeryturę, pracodawca ma obowiązek skompletować dokumenty i złożyć wniosek do ZUS-u. Co ważne, wniosek taki należy złożyć do ZUS-u nie później niż na 30 dni przed terminem zamierzonego przejścia pracownika na emeryturę. Wniosek wraz z załącznikami pracodawca powinien przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych właściwego ze względu na miejsce zamieszkania ubezpieczonego. Pracodawca jest zobligowany przygotować i złożyć wniosek o:

  • emeryturę ustalaną na starych zasadach;
  • rentę z tytułu niezdolności do pracy;
  • rentę rodzinną.

Zasada ta nie dotyczy:

  • zleceniodawców;
  • osób fizycznych zatrudniających pracowników;
  • płatników składek, którzy nie wypłacają świadczeń z ubezpieczenia chorobowego;
  • płatników składek, którzy opłacają składkę jedynie za siebie i osoby współpracujące.

Jeśli więc pracownik ubiega się o emeryturę na starych zasadach, to pracodawca ma obowiązek złożyć wniosek i dołączyć do niego stosowną dokumentację. Jeśli jednak pracownik ubiega się o emeryturę według nowych zasad, to pracodawca nie jest już zobligowany do przygotowania wniosku oraz złożenia go w ZUS-ie – może to jednak zrobić na prośbę samego zainteresowanego.

Jaka dokumentacja jest potrzebna?

Jak już wcześniej wspomniano, aby pracownik otrzymał emeryturę, oprócz samego wniosku trzeba także przekazać inną wymaganą dokumentację. Pełna dokumentacja powinna zawierać:

  • wniosek o emeryturę – można go pobrać ze strony ZUS lub zalogować się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE), by złożyć wniosek elektronicznie. Formularz wniosku jest również dostępny w punkcie informacyjnym w sali obsługi klientów, w każdej jednostce organizacyjnej ZUS;
  • informację o okresach składkowych i nieskładkowych;
  • dokumenty potwierdzające okresy m.in.: pracy/ prowadzenia działalności pozarolniczej/ służby wojskowej/ pobierania zasiłku dla bezrobotnych/ urlopu wychowawczego/ nauki w szkole wyższej;
  • dokumenty potwierdzające okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
  • dokumenty potwierdzające osiągane wynagrodzenie.

Bardzo ważne jest dopilnowanie, aby wniosek nie był złożony wcześniej niż na 30 dni przed spełnieniem warunków do przyznania świadczenia lub zamierzonym terminem przejścia na emeryturę. W innym wypadku organ rentowy wyda decyzję o odmowie prawa do świadczenia, wskazując, które warunki nie zostały spełnione.

Gdzie szukać danych do emerytury?

Najczęściej wszystkie potrzebne dane można znaleźć w świadectwie pracy pracownika, zaś dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, wystawione przez pracodawcę lub prawnego następcę pracodawcy na druku ZUS ERP-7. Jeśli jednak z różnych przyczyn dane mogą być niekompletne, wówczas konieczne mogą okazać się inne dowody, takie jak zaświadczenia od pracodawców, wpisy w legitymacjach ubezpieczeniowych lub nawet – w skrajnych przypadkach – legitymacja służbowa, umowy o pracę lub inne pisma i dokumenty wysyłane lub kierowane przez zakład pracy do pracownika, które mogą stanowić dowód jego zatrudnienia.

Podsumowanie - świadczenia emerytalne z ZUS-u

Pracodawca otrzymał od ustawodawcy obowiązek wnioskowania o rentę i emeryturę pracownika tylko w przypadku, kiedy ten stara się o emeryturę na starych zasadach. Płatnik składek powinien dobrze przygotować się do tego procesu, bowiem oprócz samego wniosku konieczne jest złożenie pobocznej dokumentacji dotyczącej okresów składkowych czy osiąganego wynagrodzenia.