Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola ZUS – czy organ może podważyć podleganie ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę?

Pracownik, pracodawca, a także osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą – wszyscy są objęci obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym. Jednak istnienie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jakby się mogło wydawać, nie wiąże się wyłącznie z obowiązkiem regularnego opłacania składek, ale również z uprawnieniami do korzystania z szeregu zasiłków społecznych, jak chociażby zasiłek chorobowy czy macierzyński, a ostatecznie prowadzi do uzyskania prawa do emerytury. Możliwość otrzymania wspomnianych uprawnień niejednokrotnie prowadzi do stosowania przez ubezpieczonych oszukańczych praktyk, takich jak zawieranie pozornych umów o pracę czy zwiększanie wynagrodzenia „na papierze” w celu zwiększenia obowiązku składkowego, a co za tym idzie – również powiększenia otrzymywanych świadczeń społecznych. Wobec powyższych praktyk ustawodawca przewidział instytucję, zgodnie z którą w przypadku, gdy kontrola ZUS wykaże nieprawidłowości, organ ma prawo podważyć podleganie ubezpieczeniom społecznym.

Jeżeli kontrola ZUS przeprowadzona w miejscu pracy wykaże, że stosunek pracy nie powstał i nie był realizowany, to organ rentowy ma prawo podważyć takie zatrudnienie. To z kolei skutkuje wyłączeniem lub ograniczeniem zatrudnionej osoby z ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Należy pamiętać, że kontrole Zakładu nie skupiają się jedynie na stwierdzeniu pozorności zawartej umowy o pracę – mogą być również przeprowadzane w przedmiocie umów-zleceń oraz umów o dzieło w związku z przedmiotem zawartej umowy. Organ rentowy może skontrolować także kwestię podlegania ubezpieczeniom przez osoby prowadzące działalność gospodarczą. W niniejszym artykule skupimy się jednak w tym kontekście wyłącznie na stosunku pracy zawiązanym na podstawie umowy o pracę.

Umowa o pracę a ubezpieczenie społeczne

Osoba, która zawarła stosunek pracy na podstawie umowy o pracę, obligatoryjnie podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Obowiązek ten istnieje od pierwszego dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Najprościej rzecz ujmując, nawiązanie stosunku pracy prowadzi automatycznie do powstania obowiązku uiszczania składek ZUS.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że samo zawarcie umowy o pracę nie przesądza o nawiązaniu stosunku pracy. Kluczowy jest w tej kwestii fakt realnego wykonywania pracy. W sytuacji, kiedy praca nie jest wykonywana, nawet pomimo zgłoszenia do ubezpieczenia i opłacania składek, nie uprawnia to „ubezpieczonego” do jakichkolwiek świadczeń z ZUS. Potwierdza to wyrok Sądy Apelacyjnego z Lublina z 13 listopada 2019 r. (sygn. akt: III AUa 526/19), w którym sąd podkreślił, że „zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ubezpieczeniom w pełnym zakresie i obowiązkowo podlega pracownik. Pracownikiem jest zaś osoba, która wykonuje swoją pracę w warunkach wynikających z treści art. 22 KP. Samo zachowanie wymogów formalno-prawnych w postaci podpisania umowy o pracę czy zgłoszenia do ubezpieczeń nie może przesądzać o nawiązaniu stosunku pracy w rozumieniu art. 22 § 1 KP. Zamiar nawiązania stosunku ubezpieczenia społecznego, bez rzeczywistego wykonywania umowy o pracę, świadczy o fikcyjności zgłoszenia do pracowniczego ubezpieczenia społecznego”.

Kto przeprowadza kontrole ubezpieczonych?

Kontrola w przedmiocie wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników zostaje przeprowadzana na podstawie art. 86 ust. 1 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej jako ustawa systemowa). Podmiotami kontrolującymi są inspektorzy kontroli powoływani przez Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, spełniający wymagania uregulowane w art. 93 ustawy systemowej. Uprawnieni do kontroli są również pracownicy ZUS przed przystąpieniem do egzaminu kwalifikacyjnego.

Kontrola ZUS może obejmować każdego płatnika składek. Nie ma przy tym znaczenia, czy płatnik opłaca składki tylko na własne ubezpieczenie społeczne, czy też opłaca je za innych ubezpieczonych, m.in. zatrudnionych pracowników, osoby wykonujące pracę na podstawie umów-zleceń czy osoby współpracujące. Przesłanki i częstotliwość przeprowadzania kontroli reguluje Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek. Zgodnie z § 2 rozporządzenia płatnicy zobowiązani do opłacania składek jedynie na własne ubezpieczenie (tj. osoby prowadzące własną działalność gospodarczą) są kontrolowani wyłącznie w uzasadnionych przypadkach. Natomiast w przypadku pozostałych płatników (w tym płatników opłacających składki za swoich pracowników) kontrole powinny być przeprowadzane z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń, tj. co najmniej co 5 lat.

Co obejmuje kontrola ZUS?

Przedmiot kontroli ZUS określa art. 86 ust. 2 ustawy systemowej. Jednocześnie przepis ten ustanawia otwarty katalog czynności kontrolnych, co oznacza, że kontrola może swoim zakresem objąć szereg kwestii innych od tych określonych we wskazanym przepisie. 

Kontrola ZUS obejmuje w szczególności prawidłowość wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych przez płatnika, takich jak zgłoszenia do ubezpieczeń, prawidłowość sporządzania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe albo wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, a także opłacania składek ZUS.

Najważniejsze w omawianej materii jest jednak to, że kontrolerzy ZUS mają prawo do badania ważności umowy o pracę w celu stwierdzenia prawidłowości objęcia ubezpieczeniami społecznymi pracowników. Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 23 lutego 2005 r. (sygn. akt: III UK 200/04), w którym uznał, że „zgłoszenie do ubezpieczenia może odnieść skutek w postaci objęcia ubezpieczeniem tylko wówczas, gdy osoba zgłoszona należy do kategorii osób, których dotyczy obowiązek ubezpieczenia, zatem organ rentowy jest uprawniony do zbadania ważności umowy o pracę w celu stwierdzenia objęcia ubezpieczeniem społecznym pracowników”.

Kontrola ZUS a kwestionowanie umowy o pracę

Kontrolerzy ZUS najczęściej podważają umowy o pracę lub wysokość wynagrodzenia osób, które krótko po podjęciu pracy korzystają ze świadczeń z tytułu choroby, kobiet, które w trakcie ciąży podejmują pracę lub otrzymują nieuzasadnioną wysoką podwyżkę, oraz pracowników, którzy rozpoczęli pracę u członka rodziny.

W uzasadnionych przypadkach ZUS jest upoważniony do kontroli wykonywanych przez płatnika składek zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń obejmujących zgłoszenie do ubezpieczenia oraz prawidłowości i rzetelności obliczenia, potrącenia i opłacenia składek ZUS. Oznacza to, że kontrolerzy mogą badać zarówno tytuł zawarcia umowy o pracę, jak również ważność jej poszczególnych postanowień. Po przeprowadzeniu kontroli mają zaś prawo do zakwestionowania tych postanowień umowy, które pozostają w kolizji z prawem oraz zasadami współżycia społecznego bądź zmierzają do obejścia prawa.

Nie w każdym jednak przypadku umowa o pracę zostanie uznana przez organ rentowy za nieważną. ZUS ma prawo podważyć istnienie stosunku pracy jedynie, jeśli uda mu się udowodnić, że mimo zawarcia formalnej umowy o pracę praca ta faktycznie nie była wykonywana. Organ rentowy może tego dokonać albo poprzez wykazanie, że umowa miała charakter pozorny, albo poprzez wykazanie, że umowa została zawarta w celu obejścia prawa lub jest ona niezgodna z zasadami współżycia społecznego.

Umowa zawarta dla pozoru

Jak zostało wyżej wspomniane, samo podpisanie umowy o pracę oraz zgłoszenie do ubezpieczeń nie przesądzają o nawiązaniu stosunku pracy. Zamiar nawiązania stosunku ubezpieczenia społecznego bez rzeczywistego wykonywania umowy o pracę świadczy o fikcyjności zgłoszenia do pracowniczego ubezpieczenia społecznego, tj. o zawarciu umowy o pracę dla pozoru.

Aby móc uznać umowę o pracę za pozorną, musi ona spełniać szereg przesłanek, które muszą występować łącznie. Mianowicie:

  • oświadczenia stron w przedmiocie zawarcia umowy pozornej muszą być złożone wzajemnie;
  • zawierając umowę, strony mają świadomość, że mimo skutków prawnych związanych z tą czynnością pracodawca nie będzie wypłacał wynagrodzenia, a pracownik nie będzie świadczył pracy;
  • celem działań stron umowy jest doprowadzenie do uzyskania świadczeń z ubezpieczenia społecznego przez pracownika;
  • strony umyślnie dążą do wprowadzenia organu rentowego w błąd.

Umowa sporządzana w celu obejścia prawa

Umowa o pracę mająca na celu obejście ustawy to umowa tylko pozornie zgodna z ustawą. W rzeczywistości zapisy umowne zmierzają do zrealizowania celu, którego osiągnięcie jest zakazane przez ustawę systemową. Obejście prawa polega na tym, że pracodawca zawiera z pracownikiem umowę o pracę, przy czym pracownik w pewnym zakresie tę pracę wykonuje, jednak w rzeczywistości czynności wykonywane przez pracownika nie służą uzyskaniu wynagrodzenia, zaś pracodawca nie liczy na wykonywanie pracy przez pracownika.

W związku z faktem, że pracownik cząstkowo wykonuje pracę, omawiana sytuacja jest trudna do skontrolowania. Dlatego też kontrola ZUS będzie dotyczyła szerszej materii niż w wypadku umowy pozornej. Tutaj organ ustala bowiem faktyczne posiadanie przez pracodawcę gospodarczej potrzeby zatrudnienia pracownika. Kontrola może więc dotyczyć:

  • zakresu działalności pracodawcy przed i po zatrudnieniu pracownika;
  • wielkości produkcji towarów lub świadczenia usług, w celu ustalenia potrzeby dodatkowego zatrudnienia kontrolowanego pracownika;
  • dochodu pracodawcy w celu ustalenia finansowych możliwości wypłacania wynagrodzenia;
  • faktu istnienia przed zatrudnieniem kontrolowanego pracownika tożsamych stanowisk pracy;
  • zdolności pracownika do świadczenia pracy danego rodzaju, tj. jego doświadczeń, ukończonych szkół i odbytych szkoleń, stanu zdrowia.

Podważanie umowy o pracę przez ZUS a ciężar dowodowy

Jeżeli ZUS dojdzie do przekonania, że strony zawarły umowę o pracę dla pozoru, to na pracodawcy i pracowniku spoczywać będzie ciężar udowodnienia, że jest zgoła inaczej. Zgodnie z zasadami postępowania administracyjnego strony mogą to wykazywać przy pomocy każdego dowodu, m.in. dokumentacji księgowej, kadrowej, zeznań świadków oraz wyjaśnień. Należy przy tym podkreślić, że umowa o pracę czy świadectwo pracy nie jest wystarczające, gdyż jest to dowód prywatny oraz subiektywny, i zarówno organy rentowe, jak i sądy nie przyznają mu zbyt dużej mocy dowodowej. O wiele bardziej przydatnym w tego rodzaju postępowaniu będą dowody z potwierdzeń przelewów lub pokwitowań odbioru wynagrodzenia, listy obecności oraz zeznania współpracowników.

Możliwość podważenia wysokości wynagrodzenia pracownika

Nie zawsze organ rentowy będzie dążył do unieważnienia umowy o pracę. Równie często kontrolerzy ZUS uznają za udowodnione, że pracownik rzeczywiście wykonuje umówioną pracę, jednak podważana jest wysokość wynagrodzenia pracownika oraz związane z nią wysokości składek społecznych i zdrowotnych. 

W przypadku, gdy organ uzna, że wynagrodzenie pracownika przewyższa faktycznie wykonywaną przez niego pracę, a tym samym odprowadzane składki zostały zawyżone, ZUS nie ma prawnych możliwości zastępowania uznanych za nieważne postanowień umowy. W takiej sytuacji organ przyjmuje za podstawę wymiaru składki średnie wynagrodzenie z okresu ubezpieczenia. Taką praktykę Sąd Najwyższy w wyroku z 16 grudnia 1999 r. (sygn. akt: I PKN 465/19) uznał za usprawiedliwioną, stwierdzając, że „alimentacyjny charakter świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz zasada solidaryzmu wymagają, żeby płaca – stanowiąca jednocześnie podstawę wymiaru składki – nie była ustalana ponad granicę płacy słusznej, sprawiedliwej i zapewniającej godziwe utrzymanie oraz żeby rażąco nie przewyższała wkładu pracy, a w konsekwencji by składka nie przekładała się na świadczenie w kwocie nienależnej, lecz pozostawała w harmonii z poczuciem sprawiedliwości w korzystaniu ze świadczeń z ubezpieczenia, udzielanych z zasobów ogólnospołecznych. Ocena godziwości wynagrodzenia wymaga uwzględnienia okoliczności każdego konkretnego przypadku, a zwłaszcza rodzaju, ilości i jakości świadczonej pracy oraz wymaganych kwalifikacji”.

Również w doktrynie uznaje się zgodnie, że nadmierne podwyższenie wynagrodzenia pracownika powinno być ocenione jako dokonane z zamiarem nadużycia prawa do świadczeń. Ustalenie w umowie o pracę rażąco wysokiego wynagrodzenia może być w konkretnych okolicznościach uznane za nieważne, jako dokonane z naruszeniem zasad współżycia społecznego, polegające na świadomym osiąganiu nieuzasadnionych korzyści z systemu ubezpieczeń społecznych kosztem innych uczestników tego systemu.

Kontrola ZUS a ubezpieczenia społeczne z tytułu umowy o pracę – podsumowanie

Obowiązek uiszczania składek na ubezpieczenie społeczne jest nieodłącznym elementem stosunku pracy. Zawarcie umowy o pracę automatycznie prowadzi do nałożenia na pracodawcę i pracownika ciężaru opłacania składek ZUS. Niekiedy jednak płatnicy składek dokonują tego, mimo że nie muszą (a wręcz nie powinni) tego robić, lub uiszczają składki w wyższych kwotach, niż wynikałoby to z realnych potrzeb. Przyczyn takiego postępowania jest wiele – może chodzić o chorego pracownika, który liczy na zasiłek chorobowy, czy o ciężarną kobietę, która chciałaby podwyższyć swój przyszły zasiłek macierzyński. Niezależnie od motywacji płatników każde zachowanie tego typu jest niezgodne z ustawą systemową.

Jeżeli organ rentowy dojdzie do przekonania, że płatnicy składek postępują niezgodnie z prawem lub zasadami współżycia społecznego, ma prawo do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli ZUS uzna, że cała umowa bądź poszczególne jej zapisy (np. dotyczące wynagrodzenia) są niezgodne z ustawą, wówczas organ rentowy może odmówić prawa do przyznania świadczenia, może zmienić jego wysokość oraz może nakazać beneficjentowi zwrot nienależnie pobranych świadczeń.