0 0
dni
0 0
godz
0 0
min
0 0
sek

Kontrola ZUS-u a kopia legitymacji

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Kontrola ZUS-u wynika bezpośrednio z przepisów, które zostały określone w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej celem jest ocena wywiązywania się przez płatników składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych przez ZUS. Jak przebiega kontrola i czy należy posiadać kopie dokumentacji, w tym np. legitymacje studenckie? Co jest sprawdzane? W artykule szczegóły!

Co mogą kontrolować inspektorzy?

Kontrola ZUS-u ma charakter planowy. Płatnik otrzymuje pismo, w którym zostaną wyszczególnione elementy poddane weryfikacji. Sprawdzane są przede wszystkim:

  • prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i innych osób, które powinny być do nich zgłoszone;

  • rzetelność i prawidłowość obliczeń zarówno pensji, jak i składek;

  • czy odpowiednio ustalono uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych;

  • prawidłowość wypłaconych świadczeń i dokonania rozliczeń, które są z nimi związane;

  • terminowość i prawidłowość opracowania wniosków o emerytury i renty.

W praktyce podczas umawiania się na termin kontroli inspektor wskazuje, jaki zakres czasowy będzie sprawdzany. Kontrola powinna być wszczęta nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym odebrano zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach od dnia jego doręczenia. Na pisemny wniosek płatnika inspektor może zjawić się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia. Co ważne, przeprowadzenie kontroli po 30 dniach wymaga ponownego zawiadomienia. Kontrola ZUS-u może przebiegać w siedzibie płatnika. Jeśli jednak płatnik składek zawnioskuje o zmianę tego miejsca, wówczas może odbyć się gdzie indziej niż znajduje się firma, np. tam, gdzie przechowuje się dokumentację. Można ją również przeprowadzić w placówce ZUS-u, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Jest to możliwe, gdy płatnik zgodzi się na to na piśmie. Bez zgody płatnika ZUS może prowadzić czynności kontrolne w swojej placówce tylko w przypadku, kiedy np. wymaga tego ich charakter.

Czy kontrolujący może przesłuchać pracownika?

Kontrola z ZUS-u może przesłuchiwać świadków, jednak na ogół są to osoby zatrudnione w działach kadrowo-płacowych. Jeśli rozliczeń dokonują podmioty trzecie, np. biuro rachunkowe, to wówczas kontrolowane są osoby rozliczające dany podmiot. ZUS może także przesłuchiwać byłych pracowników. Takie czynności odbywają się najczęściej poza siedzibą kontrolowanego, w siedzibie jednostki organizacyjnej Zakładu.

Kontrola ZUS-u a kopie dokumentów

Płatnicy składek, u których przeprowadza się kontrolę, mają obowiązek:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację);

  • udostępnić do oględzin składniki majątku;

  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli;

  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych;

  • udzielać wyjaśnień;

  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Wiele kontrowersji budzi konieczność posiadania kopii dokumentacji takiej jak np. legitymacje studenckie. Czy są one potrzebne podczas kontroli ZUS-u?

Czy zleceniodawca może żądać legitymacji?

Podmiot zawierający umowę zlecenie ze studentem powinien potwierdzić, czy faktycznie dana osoba posiada ten status. Powstaje zatem pytanie, czy musi mieć i przechowywać kopie legitymacji studenckich. Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma podstaw prawnych, by podmiot zawierający umowę zlecenie ze studentem, który nie ukończył 26 lat, kopiował jego legitymację studencką i przechowywał jej kopię. Wiąże się to bezpośrednio z zasadą minimalizacji danych wynikającą z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

Zgodnie z wyjaśnieniami UODO dla „Gazety Prawnej” z 12 stycznia 2021 roku przechowywanie skanu legitymacji studenckich zleceniobiorców jest niepoprawne ze względu na fakt, że Ustawa z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320) nie uzależnia zwolnienia z podlegania ubezpieczeniom od posiadania przez zleceniodawcę kopii legitymacji.

Co zamiast kopii legitymacji?

Jak już wcześniej wspomniano, zleceniodawca powinien ustalić, czy zleceniobiorca posiada status studenta. Optymalnie jest w sytuacji, gdy zleceniobiorca złoży swojemu zleceniodawcy oświadczenie oraz okaże legitymację studencką jedynie do wglądu. Dopuszcza się zapisanie numeru legitymacji, na podstawie której zweryfikowano status studenta.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawiera przepisów, które obligowałyby zleceniodawcę do pozyskiwania kopii legitymacji studenckiej w celu wykazania przed ZUS-em podstawy niepodlegania przez danego studenta obowiązkowym ubezpieczeniom.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazał, że istnieje możliwość potwierdzenia statusu studenta przez złożenie jego pisemnego oświadczenia i okazanie legitymacji studenckiej do wglądu służbom kadrowym pracodawcy, które powinny zweryfikować ważność legitymacji oraz sporządzić adnotację na oświadczeniu zleceniobiorcy: „Potwierdzono na podstawie okazanej legitymacji studenckiej nr…” wraz z podpisem i datą.

Kopia legitymacji a kontrola ZUS-u – podsumowanie

Powszechną praktyką jest zatrudnianie studentów na umowach cywilnoprawnych, gdyż przepisy zwalniają takie osoby z obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym do ukończenia 26 lat. Ponadto od 1 sierpnia 2019 roku osoby w wieku do 26. roku życia (w tym studenci) bez względu na formę zatrudnienia są zwolnieni z podatku dochodowego PIT. Powszechną praktyką pracodawców jest także potwierdzanie statusu studenta poprzez kopiowanie legitymacji studenckich. Zleceniodawca nie powinien przechowywać takiego dokumentu, warto jednak, aby posiadał inne potwierdzenie faktu, że osoba, z którą podpisano umowę zlecenie, rzeczywiście ma status pozwalający na zwolnienie jej dochodu ze składek ZUS.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów