Czy legitymacje studenckie mogą potwierdzać status studenta?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Jednym z zadań ZUS jest kontrola płatników składek w zakresie wywiązywania się z obowiązku zgłaszania do ubezpieczeń oraz obliczania składek. W trakcie kontroli ZUS szczegółowo weryfikuje prawo do zwolnienia z podlegania ubezpieczeniom społecznym, z jakich korzystają studenci. Jak udokumentować, że zleceniobiorca ma status studenta? Czy legitymacje studenckie są takim dokumentem? Czy można w tym celu przechowywać kserokopie legitymacji studenckiej? Dowiesz się tego z naszego artykułu.

Na czym polega kontrola ZUS u płatnika składek?

W trakcie kontroli ZUS sprawdza przede wszystkim:

  • prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych – pracowników, zleceniobiorców, osób współpracujących oraz samych płatników składek;
  • poprawność i rzetelność obliczania oraz opłacania składek ZUS;
  • poprawność ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia społecznego np. do zasiłku opiekuńczego, macierzyńskiego czy chorobowego;
  • prawidłowość wypłacanych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z nimi związanych;
  • poprawność wystawianych zaświadczeń dla celów ubezpieczeń społecznych np. ERP-7 czy Z-15.

Do kontroli ZUS typuje płatników składek po przeprowadzeniu analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz w ramach zadań zawartych w rocznym planie kontroli. 

Jednym z takich zadań jest kontrola prawidłowego zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia osób posiadających status studenta.

Student a umowa zlecenia

Zatrudnianie studentów na podstawie umowy zlecenia jest bardzo popularne. Studentom gwarantuje zdobycie pierwszych doświadczeń na rynku pracy, a pracodawcom realne korzyści w postaci oszczędności na składkach ZUS, gdyż zgodnie z art.6 ust.1 pkt. 4 oraz ust.4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.1009 z dnia 2022.05.13) „osoby wykonujące umowę pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia […] nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat”.

Do tego dochodzi zwolnienie od podatku dochodowego, dlatego że od 1 sierpnia 2019 roku wynagrodzenia osób przed 26 rokiem życia, zarówno z tytułu umowy zlecenia, jak i umowy o pracę są zwolnione od podatku dochodowego. 

Od umowy zlecenia zawartej ze studentem poniżej 26 roku życia nie opłaca się ani składek ZUS, ani podatku dochodowego, co oznacza, że dla takiej osoby kwota brutto na umowie zlecenia jest jednocześnie kwotą netto.

Aby móc skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, osoba wykonująca umowę zlecenie musi mieć status studenta. 

Kto ma status studenta?

Zgodnie z art. 83 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2022.0.574) „osoba przyjęta na studia rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania”.

Studentem jest osoba podejmująca studia:

  • pierwszego stopnia (licencjackie) lub drugiego stopnia (magisterskie), albo
  • jednolite magisterskie

– co oznacza, że ze statusu studenta nie korzystają osoby podejmujące studia podyplomowe czy doktoranckie.

Natomiast utrata statusu studenta następuje z chwilą:

  • ukończenia studiów, lub 
  • skreślenia z listy studentów. 

Przez datę ukończenia studiów rozumie się datę złożenia egzaminu dyplomowego, a w przypadku kierunku lekarskiego, lekarsko-dentystycznego i weterynaryjnego datę zdania ostatniego egzaminu zgodnie z planem studiów. Natomiast w przypadku farmacji i fizjoterapii będzie to dzień zaliczenia ostatniej praktyki.

 

Statut studenta obowiązuje do czasu obrony pracy dyplomowej lub zdania ostatniego egzaminu przewidzianego programem studiów.

Inaczej będzie w przypadku osoby, która ukończyła studia licencjackie i została przyjęta na studia magisterskie, gdyż ta zachowuje status studenta, np. może korzystać z ulgowych przejazdów w wakacje, ale dla celów ubezpieczeń społecznych w okresie pomiędzy obroną pracy licencjackiej a rozpoczęciem studiów magisterskich nie będzie posiadała statusu studenta i trzeba będzie zgłosić ją do ubezpieczeń społecznych i w tym okresie naliczać składki od jej wynagrodzenia.

Podczas kontroli ZUS sprawdza, czy zleceniobiorca, za którego nie są odprowadzane składki ZUS, rzeczywiście ma status studenta. Czy dokumentem potwierdzającym status studenta mogą być legitymacje studenckie?

Czy legitymacje studenckie mogą potwierdzać status studenta w trakcie kontroli ZUS?

Legitymacja studencka jest dokumentem potwierdzającym status studenta, pozwalającym na korzystanie np. ze zniżek na komunikację miejską czy transport kolejowy. Jest ona ważna zazwyczaj 1 semestr i zostaje przedłużona poprzez umieszczenie daty ważności i pieczęci z godłem państwa. Może mieć ona również formę elektroniczną, wówczas w kolejno oznaczonych polach umieszczony jest hologram.

Zatrudniając studenta na umowę zlecenia, pracodawca musi w odpowiedni sposób udokumentować status studenta zleceniobiorcy, gdyż w razie kontroli ZUS, będzie musiał udowodnić, że zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS jest w pełni uzasadnione. 

Przykład 1.

Pani Maria prowadzi pizzerię i zatrudniła na umowę zlecenia studenta do rozwożenia pizzy. Przy podpisywaniu umowy poprosiła o legitymację studencką zleceniobiorcy, którą skserowała i dołączyła do dokumentów dotyczących umowy zlecenia. Czy takie postępowanie jest prawidłowe?

Przy podpisywaniu umowy zlecenia, jak najbardziej można sprawdzić legitymację, ale nie będzie to dla ZUS-u dowodem, że dana osoba może korzystać ze zwolnienia z opłacania składek przez cały okres umowy. Może się zdarzyć, że osoba w międzyczasie zostanie skreślona z listy studentów, czego wpis w legitymacji nie będzie odzwierciedlał.

Poza tym nie można kserować legitymacji studenckiej, gdyż zawiera ona zdjęcie, a wizerunek jest daną osobową, której zleceniodawca nie ma prawa przetwarzać.

Zleceniodawca może potwierdzić status studenta na podstawie legitymacji studenckiej, ale nie jest to wystarczające dla celów kontroli ZUS.

Kserokopia legitymacji studenckiej w dokumentach zleceniobiorcy?

Kserowanie legitymacji studenckiej i przechowywanie jej kopii w dokumentach dotyczących umowy zlecenia jest niedopuszczalne, gdyż narusza zasadę minimalizacji danych wyrażoną w art.5 ust.1 lit. b i c Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO, która wskazuje, że „dane osobowe […] muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne, do celów, w których są przetwarzane”.

Oprócz imienia i nazwiska oraz nr PESEL legitymacja studencka zawiera zdjęcie, a brak jest podstaw prawnych, aby zleceniodawca pozyskiwał i przetwarzał takie dane jak wizerunek. Szczególnie że Ustawa z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych (Dz.U.2021.1660) wyraźnie wskazuje, żeby nie kopiować dokumentów bez potrzeby, by uniknąć ryzyka fałszerstwa.

Przykład 2.

Pan Marek prowadzi sklep spożywczy i w weekendy zatrudnia studentkę do pomocy. Przy podpisywaniu umowy poprosił o legitymację studencką do wglądu oraz przekazał jej do podpisania oświadczenie, że ma status studenta, na którym wpisał nr legitymacji studenckiej. Czy takie postępowanie będzie wystarczające?

Jeżeli chodzi o pozyskiwanie danych, to postępowanie pana Piotra jest prawidłowe. Natomiast w trakcie kontroli ZUS może okazać się to niewystarczające. Pan Piotr powinien dodatkowo poprosić o zaświadczenie z uczelni, że zleceniobiorca jest studentem.

O konieczności sprawdzania co miesiąc, czy w trakcie trwania umowy zleceniobiorca ma status studenta, mówi wyrok Sądu Apelacyjnego z 8 lutego 2012 roku (A Ua 734/11): „obowiązek odprowadzania składek ciążył na wnioskodawczyni i nieprawidłowości w tym zakresie bezpośrednio jej dotyczyły i ją obciążały. Powinna zatem systematycznie, w odpowiednich terminach odprowadzania składek, na bieżąco kontrolować i oceniać, czy zleceniobiorcy posiadają status ucznia lub studenta zwalniający ją od uiszczania składek z tytułu zawartych z zainteresowanymi umów zlecenia. Należało zatem żądać od zleceniobiorcy stosownych dokumentów – zaświadczeń ze szkół i uczelni – czy nadal pozostają uczniami lub studentami w odpowiednim terminie. Mogła też zabezpieczyć się, żądając osobistych oświadczeń w tym zakresie od zainteresowanych, aby nie narażać się na zarzut nieuiszczenia składek za osoby niebędące uczniami lub studentami w danym czasie, z którymi zawarła umowy zlecenia”.

Legitymacje studenckie nie są wystarczającym dokumentem potwierdzającym status studenta. Zleceniobiorca powinien w każdym miesiącu trwania umowy udokumentować, status studenta odpowiednim zaświadczeniem z uczelni lub składaniem co miesiąc oświadczenia w tym zakresie. Kontrola ZUS może wymagać udokumentowania statusu studenta przed każdą wypłatą wynagrodzenia w trakcie trwania umowy. Rozwiązaniem może być zawieranie krótszych umów i weryfikowanie statusu studenta na bieżąco poprzez stosowne dokumenty.

 

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów