Kontrola ZUS-u wynika bezpośrednio z przepisów, które zostały określone w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych. Jej celem jest ocena wywiązywania się przez płatników składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań zleconych przez ZUS. Jak przebiega kontrola i czy należy posiadać kopie dokumentacji, w tym np. legitymacje studenckie? Co jest sprawdzane? W artykule szczegóły!
Co mogą kontrolować inspektorzy?
Kontrola ZUS-u ma charakter planowy. Płatnik otrzymuje pismo, w którym zostaną wyszczególnione elementy poddane weryfikacji. Sprawdzane są przede wszystkim:
prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych: siebie, swoich pracowników i innych osób, które powinny być do nich zgłoszone;
rzetelność i prawidłowość obliczeń zarówno pensji, jak i składek;
czy odpowiednio ustalono uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych;
prawidłowość wypłaconych świadczeń i dokonania rozliczeń, które są z nimi związane;
terminowość i prawidłowość opracowania wniosków o emerytury i renty.
W praktyce podczas umawiania się na termin kontroli inspektor wskazuje, jaki zakres czasowy będzie sprawdzany. Kontrola powinna być wszczęta nie wcześniej niż po 7 dniach od dnia, w którym odebrano zawiadomienie, i nie później niż po 30 dniach od dnia jego doręczenia. Na pisemny wniosek płatnika inspektor może zjawić się wcześniej niż po 7 dniach od doręczenia zawiadomienia. Co ważne, przeprowadzenie kontroli po 30 dniach wymaga ponownego zawiadomienia. Kontrola ZUS-u może przebiegać w siedzibie płatnika. Jeśli jednak płatnik składek zawnioskuje o zmianę tego miejsca, wówczas może odbyć się gdzie indziej niż znajduje się firma, np. tam, gdzie przechowuje się dokumentację. Można ją również przeprowadzić w placówce ZUS-u, jeżeli usprawni to przebieg kontroli. Jest to możliwe, gdy płatnik zgodzi się na to na piśmie. Bez zgody płatnika ZUS może prowadzić czynności kontrolne w swojej placówce tylko w przypadku, kiedy np. wymaga tego ich charakter.
Czy kontrolujący może przesłuchać pracownika?
Kontrola z ZUS-u może przesłuchiwać świadków, jednak na ogół są to osoby zatrudnione w działach kadrowo-płacowych. Jeśli rozliczeń dokonują podmioty trzecie, np. biuro rachunkowe, to wówczas kontrolowane są osoby rozliczające dany podmiot. ZUS może także przesłuchiwać byłych pracowników. Takie czynności odbywają się najczęściej poza siedzibą kontrolowanego, w siedzibie jednostki organizacyjnej Zakładu.
Kontrola ZUS-u a kopie dokumentów
Płatnicy składek, u których przeprowadza się kontrolę, mają obowiązek:
udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację);
udostępnić do oględzin składniki majątku;
sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli;
zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych;
udzielać wyjaśnień;
przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Wiele kontrowersji budzi konieczność posiadania kopii dokumentacji takiej jak np. legitymacje studenckie. Czy są one potrzebne podczas kontroli ZUS-u?
Czy zleceniodawca może żądać legitymacji?
Podmiot zawierający umowę zlecenie ze studentem powinien potwierdzić, czy faktycznie dana osoba posiada ten status. Powstaje zatem pytanie, czy musi mieć i przechowywać kopie legitymacji studenckich. Zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie ma podstaw prawnych, by podmiot zawierający umowę zlecenie ze studentem, który nie ukończył 26 lat, kopiował jego legitymację studencką i przechowywał jej kopię. Wiąże się to bezpośrednio z zasadą minimalizacji danych wynikającą z przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).
Co zamiast kopii legitymacji?
Jak już wcześniej wspomniano, zleceniodawca powinien ustalić, czy zleceniobiorca posiada status studenta. Optymalnie jest w sytuacji, gdy zleceniobiorca złoży swojemu zleceniodawcy oświadczenie oraz okaże legitymację studencką jedynie do wglądu. Dopuszcza się zapisanie numeru legitymacji, na podstawie której zweryfikowano status studenta.
Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazał, że istnieje możliwość potwierdzenia statusu studenta przez złożenie jego pisemnego oświadczenia i okazanie legitymacji studenckiej do wglądu służbom kadrowym pracodawcy, które powinny zweryfikować ważność legitymacji oraz sporządzić adnotację na oświadczeniu zleceniobiorcy: „Potwierdzono na podstawie okazanej legitymacji studenckiej nr…” wraz z podpisem i datą.
Kopia legitymacji a kontrola ZUS-u – podsumowanie
Powszechną praktyką jest zatrudnianie studentów na umowach cywilnoprawnych, gdyż przepisy zwalniają takie osoby z obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym do ukończenia 26 lat. Ponadto od 1 sierpnia 2019 roku osoby w wieku do 26. roku życia (w tym studenci) bez względu na formę zatrudnienia są zwolnieni z podatku dochodowego PIT. Powszechną praktyką pracodawców jest także potwierdzanie statusu studenta poprzez kopiowanie legitymacji studenckich. Zleceniodawca nie powinien przechowywać takiego dokumentu, warto jednak, aby posiadał inne potwierdzenie faktu, że osoba, z którą podpisano umowę zlecenie, rzeczywiście ma status pozwalający na zwolnienie jej dochodu ze składek ZUS.
