Poradnik Przedsiębiorcy

Świadczenia na rzecz pracowników - czy trzeba wystawiać paragony?

W toku prowadzonej działalności pracodawca często prowadzi świadczenia na rzecz pracowników w postaci różnorodnych usług lub przekazuje towary na rzecz pracowników. Działania te odbywają się zarówno w ramach działań firmowych, jak i na cele prywatne. Z uwagi na fakt, że w świetle przepisów podatkowych pracownicy traktowani są jako osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, pojawia się pytanie, czy w zakresie takich świadczeń powstaje obowiązek dokumentowania ich za pomocą kasy fiskalnej.

Obowiązek prowadzenia kasy fiskalnej

Zgodnie z zasadą ogólną w przypadku dostawy towarów oraz świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, przedsiębiorca zobowiązany jest rejestrować takie czynności za pomocą kasy fiskalnej. Trzeba jednak mieć na uwadze, że ustawodawca przewidział cały katalog możliwych do zastosowania zwolnień z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Sytuacje wyłączające konieczność używania kasy rejestrującej zostały opisane w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zwolnienie świadczeń na rzecz pracowników

Wspomniane rozporządzenie zawiera w swojej treści załącznik, w którym zostały wymienione różne okoliczności uprawniające podatnika do rezygnacji z dokumentowania transakcji za pomocą kasy rejestrującej. W punkcie 36. tego załącznika wskazano, że zwolniona z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej jest dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali.  Z przedstawionego przepisu wynika zatem, że świadczenie usług na rzecz pracowników, co do zasady, nie wymaga ewidencjonowania na kasie fiskalnej i wydania paragonu.

Przykład 1.

Przedsiębiorca wynajął swojemu pracownikowi samochód służbowy na okres jednego miesiąca do celów prywatnych. Z uwagi na fakt, że taka transakcja stanowi świadczenie usług przez podatnika na rzecz pracownika, podlega zwolnieniu z obowiązku rejestracji za pomocą kasy fiskalnej. Przedsiębiorca nie musi zatem wystawiać paragonu swojemu pracownikowi.

Na marginesie zaznaczyć należy, że analizowany przepis dotyczy dostawy towarów i świadczenia na rzecz pracowników usług rozumianych w sposób ogólny, co oznacza, że obejmuje swoim zakresem zarówno czynności wykonywane odpłatnie, jak i nieodpłatnie.

Przykład 2.

Przedsiębiorca udostępnił nieodpłatnie swojemu pracownikowi telefon służbowy do jego celów osobistych. Taka czynność również będzie korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencji na kasie rejestrującej. W konsekwencji podatnik nie musi wystawiać swojemu pracownikowi paragonu.

Warto także pamiętać, że opisywane zwolnienie dotyczy wyłącznie świadczeń dokonywanych na rzecz pracownika. Art. 2 Kodeksu pracy stanowi, że jest to osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W rezultacie nie można uznać za pracownika osoby wykonującej swoją pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub kontraktu menedżerskiego.

Sytuacje, gdy świadczenia na rzecz pracowników należy udokumentować paragonem

Rozporządzenie oprócz zwolnień przewiduje także sytuacje, gdy wystawienie paragonu jest obligatoryjne niezależnie od faktu, na czyją rzecz dokonywana jest sprzedaż. Powyższe oznacza, że również w przypadku gdy stroną poniższych transakcji jest pracownik, istnieje obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku:

  1. dostawy:

    1. gazu płynnego,

    2. części do silników,

    3. silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów,

    4. nadwozi do pojazdów silnikowych,

    5. przyczep i naczep; kontenerów,

    6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,

    7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych,

    8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach,

    9. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten,

    10. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego,

    11. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą",

    12. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

    13. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

    14. wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

    15. perfum i wód toaletowych, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów;

2. świadczenia usług:

  1. przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

  2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

  3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

  4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

  5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

  6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,

  7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,

  8. doradztwa podatkowego,

  9. związanych z wyżywieniem, wyłącznie:

    1. świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz

    2. usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

  10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.