Poradnik Przedsiębiorcy

Świadczenia dla pracowników zwolnione z podatku

Poza tradycyjnym wynagrodzeniem pracodawcy przekazują pracownikom różnego typu świadczenia. Co do zasady powinny one podlegać opodatkowaniu wraz z innymi składnikami wynagrodzeń, jednak część z nich podlega zwolnieniu. Artykuł przedstawia na kilku przykładach świadczenia dla pracowników zwolnione z podatku.

Co zaliczamy do przychodów pracownika - definicja

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z definicji tej wynika zatem, że do przychodów pracownika zalicza się nie tylko otrzymane pieniądze, ale również otrzymane świadczenia rzeczowe, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień, zawartym w art. 21 ustawy o PIT.

Świadczenia dla pracowników zwolnione z podatku

Ekwiwalenty za używanie narzędzi

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT jako świadczenia dla pracowników zwolnione z podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Mając na uwadze powyższe uregulowania, stwierdzić należy, że aby skorzystać ze wskazanego zwolnienia, należy spełnić określone warunki:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika, oznacza to, że wypłacona kwota musi odpowiadać wartości używanej rzeczy i być związana ze stopniem jej zużycia,

  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Tylko w sytuacji, gdy wskazane powyżej warunki są spełnione, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia. Takie stanowisko prezentują również organy podatkowe, tytułem przykładu można wskazać pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPB4/415-270/12-2/JK2, z 14 czerwca 2012 r., gdzie czytamy:

(...) w przypadku gdy powyższe warunki wypłacanego ekwiwalentu zostaną spełnione, a więc ekwiwalent będzie wypłacony w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem sprzętu, materiałów i narzędzi (np. drukarki, kserokopiarki, materiałów biurowych, mebli biurowych), które stanowić będą ich własność oraz rzeczy te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacony ekwiwalent będzie zwolniony od podatku dochodowego od osób fizycznych. (...)

Formalną podstawę do ustalania wysokości oraz wypłacania takich ekwiwalentów pieniężnych stanowić powinna cywilna umowa zawarta między pracownikiem a pracodawcą - na piśmie. W umowie pracownik powinien zaświadczyć, że narzędzia, materiały lub sprzęt, które będą przez niego wykorzystywane w pracy na rzecz pracodawcy, stanowią jego własność.

Dofinansowanie do okularów

Obowiązkiem pracodawcy jest m.in. zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok (soczewek kontaktowych) zgodnych z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Przepis ten dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 8 ust. 2 w zw. z § 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).

Jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego, uzyskany w ten sposób przez pracownika przychód w formie dofinansowania przez pracodawcę do poniesionych przez niego kosztów zakupu okularów jest nieopodatkowany.

W pewnych sytuacjach po stronie pracowników może powstać przychód z tytułu zwrotu kosztów zakupu okularów korygujących wzrok (soczewek). Stanie się tak, jeżeli refundacja zostanie przyznana w wyniku orzeczenia lekarskiego wydanego po przeprowadzonych badaniach nieobowiązkowych. Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 4 marca 2014 r., IPTPB1/415-719/13-6/DS.:

(…) Z uwagi na fakt, że przeprowadzonych badań nie można uznać za badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (pracownicy posiadają ważne badania lekarskie i sami zwrócili się z wnioskiem do pracodawcy o przeprowadzenie badań w przypadku pogorszenia wzroku), poniesione przez Wnioskodawcę koszty tych badań, refundacja zakupu okularów korygujących wzrok, szkieł okulistycznych do posiadanych już okularów i szkieł kontaktowych będą stanowiły dodatkowe świadczenie na rzecz pracowników (…).

Warto zauważyć, że zwolnienie z podatku kwoty zwrotu za okulary lub soczewki nie dotyczy np. zleceniobiorców. Zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych są bowiem świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT). W przypadku osób wykonujących umowy cywilnoprawne takie uregulowania nie istnieją.

Ekwiwalent za pranie odzieży

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT zwolnieniu podlegają świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Stosownie do postanowień art. 2377 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

  2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.