Czy jest dopuszczalna zmiana na fakturze korygującej numeru PESEL na NIP?

Podatnicy dokonujący zakupów bardzo często podają błędne dane sprzedawcom. W wielu przypadkach zamiast podać NIP – błędnie podawany jest numer PESEL. Podatnicy zastanawiają się, jak naprawić ten błąd. W artykule odpowiemy, czy dopuszczalna jest zmiana na fakturze korygującej numeru PESEL na NIP.

Obowiązek wystawiania faktury

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej: ustawa o VAT – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Co istotne, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku VAT (patrz art. 106b ust. 2 ustawy o VAT).

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Zatem ustawodawca nie nakłada na nich obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.

Niemniej jednak na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż (vide art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT).

Natomiast w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Co istotne, wprowadzono zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP-em (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko w przypadku, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Dane na fakturze

Zgodnie z ustawą o VAT o fakturze rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. 

Ustawodawca bardzo szczegółowo określił, jakie dane winna zawierać faktura - między innymi:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem. 

Tym samym faktura jest dokumentem sformalizowanym. Ustawodawca w przypadku faktur uproszczonych zmniejszył liczbę danych określonych powyżej. 

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Powyższe nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Faktura korygująca

Faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Wystawia się je w celu udokumentowania ostatecznej wielkości sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym. Uregulowania zawarte w ustawie mają na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Podatek należny u sprzedawcy jest bowiem podatkiem naliczonym u nabywcy towarów i usług.

Przypomnijmy, że fakturę korygującą wystawia się w przypadku udzielenia rabatów, obniżek cen, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, a także zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu (zwrotu całości lub części należności) oraz w sytuacji, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Jeśli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Zatem wystawiana jest ona w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.

Zmiana na fakturze korygującej numeru PESEL na NIP

W przypadku, gdy na paragonie podatnik umieści NIP kupującego, taką fakturę uznajemy za fakturę uproszczoną, jeśli jej wartość nie przekracza 450 zł. 

Co istotne, obecnie podatnik może otrzymać fakturę do paragonu pod warunkiem, gdy na nim znajduje się NIP nabywcy. Tym samym w momencie zakupu podatnik winien podać NIP, aby otrzymać fakturę.

Przykład 1.

Podatnik prowadzi stację paliw. Bardzo często wystawia faktury uproszczone. Właściciel stacji stara się, aby na wystawianych paragonach z NIP-em nie było błędów. Ostatnio jednak młody pracownik wystawił fakturę fiskalną dla podmiotu gospodarczego, z numerem PESEL. Czy w takiej sytuacji możemy ją skorygować?

W tym przypadku w wyniku pomyłki błędnego wskazania klienta wpisany i wydrukowany został PESEL zamiast NIP-u. Powyższego błędu nie zauważył młody pracownik stacji i wydrukował taką fakturę. W takiej sytuacji, gdy faktura zawiera PESEL nabywcy, możliwa jest zmiana numeru PESEL na NIP poprzez wystawienie faktury korygującej.

Należy zauważyć, że w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Pełnią szczególną funkcję dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Wskazać należy, że ustawodawca w przypadku pomyłki przy dokumentowaniu przez podatników obrotu gospodarczego przewidział procedurę korygowania błędów w fakturach VAT, tj. przez wystawienie przez wystawcę faktury korygującej.

Odnosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy, należy wskazać, że podanie numeru PESEL zamiast NIP-u nabywcy jest wadą niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego. Opisany błąd winien być skorygowane w ten sposób, aby faktura odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję pomiędzy prawidłowo oznaczonymi podmiotami gospodarczymi.

Tym samym w przypadku, gdy podatnik wystawi na żądanie klienta fakturę zawierającą w pozycji NIP-u numer PESEL – chodzi o taką pomyłkę, w której w pozycji przeznaczonej na NIP wpisano cyfry odpowiadające numerowi PESEL, oraz że wystawienia faktury zażądał podmiot prowadzący działalność gospodarczą – to podatnik będzie miał prawo do wystawienia faktury korygującej zawierającej NIP. 

Podsumowując, podatnik może skorygować błędnie wpisany numer PESEL. W celu dokonania korekty wystawiamy fakturę korygującą z NIP-em nabywcy.