Poradnik Przedsiębiorcy

Roczny okres rozliczeniowy - jak go wprowadzić?

Praca pracownika rozplanowywana jest w okresie rozliczeniowym. Długość tego okresu może być różna, może wynosić od 4 tygodni do 12 miesięcy. Roczny okres rozliczeniowy może być stosowany w każdym systemie czasu pracy. Jakie są wymogi formalne wprowadzenia rocznego okresu rozliczeniowego i co się z tym wiąże?

Okres rozliczeniowy

Okresem rozliczeniowym jest czas, w którym należy planować pracę pracownika tak, aby były zachowane przepisy Kodeksu pracy odnośnie do czasu pracy. Długość okresu rozliczeniowego zależy od obowiązującego w firmie systemu czasu pracy i może wynosić od 4 tygodni do 12 miesięcy.

Okres rozliczeniowy wynosi:

  • w podstawowym systemie czasu pracy - nieprzekraczającym 4 miesięcy (art. 129 § 1 Kodeksu pracy);

  • w równoważnym systemie czasu pracy:

    • 1 miesiąc (art. 135 § 1 Kodeksu pracy),

    • maksymalnie 3 miesiące, jeśli jest to uzasadnione szczególnymi potrzebami pracodawcy (art. 135 § 2 Kodeksu pracy),

    • maksymalnie 4 miesiące, w przypadku prac, które uzależnione są od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 § 3 Kodeksu pracy);

  • dla pracowników wykonujących pracę w ruchu ciągłym  - 4 tygodnie (art. 138 § 1 Kodeksu pracy);

  • dla pracowników, w stosunku, do których stosowany jest skrócony tydzień pracy lub którzy wykonują pracę w systemie weekendowym - 1 miesiąc;

  • maksymalnie 1 miesiąc:

    • dla pracowników zatrudnionych przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,

    • dla pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób,

    • dla pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych.

Co istotne, “w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji czasu pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników” (art. 129 § 2 Kodeksu pracy). Roczny okres rozliczeniowy może pokryć się z rokiem kalendarzowym.

Okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do maksymalnie 12 miesięcy.

Ustalenie okresu rozliczeniowego

Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustalane jest:

  • w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli nie ma możliwości ustalenia treści ze wszystkimi organizacjami związkowymi, treść porozumienia uzgadniana jest z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi lub

  • jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe - w porozumieniu z przedstawicielami pracowników (art. 150 § 3 Kodeksu pracy).

Kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego należy przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 4 Kodeksu pracy).

Jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy, roczny okres rozliczeniowy wprowadzany jest protokołem dodatkowym, do którego stosuje się przepisy art. 2419 § 1 Kodeksu pracy. Taki protokół dodatkowy podlega rejestracji we właściwym okręgowym inspektoracie pracy.

Rozkłady czasu pracy

Z okresem rozliczeniowym wiążą się rozkłady czasu pracy. Rozkład czasu pracy to rozplanowanie:

  • dni pracy,

  • dni wolnych od pracy,

  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Kwestie sporządzania rozkładu czasu pracy reguluje art. 129 § 3-5 Kodeksu pracy. Zgodnie z zapisami w Kodeksie pracy, rozkład czasu pracy może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej i może odnosić się do krótszego okresu niż okres rozliczeniowy, przy czym nie może być krótszy niż 1 miesiąc.

Rozkład czasu pracy należy przekazać pracownikowi na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został on ustalony.

Pracodawca nie zawsze ma obowiązek tworzenia rozkładu czasu pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeśli:

  • rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę;

  • pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy pracownika (w takiej sytuacji pracownik sam ustala rozkład czasu pracy);

  • na wniosek pracownika obowiązuje go rozkład czasu pracy, w którym sam ustala godzinę lub przedział czasu rozpoczęcia pracy;

  • na wniosek pracownika stosowany wobec niego jest indywidualny czas pracy (art. 129 § 4 Kodeksu pracy).

Roczny okres rozliczeniowy - jak zaplanować pracę?

Aby stworzyć rozkład czasu pracy pracowników, należy odnieść się do obowiązującego wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym. Przy rocznym okresie rozliczeniowym pracę należy zaplanować na cały rok, przy czym pracownikom można przekazać od razu rozkład czasu pracy na cały rok lub na krótszy okres, ale nie krótszy niż 1 miesiąc.

Przy zastosowaniu rocznego okresu rozliczeniowego liczba godzin pracy w poszczególnych miesiącach może różnić się od nominalnego czasu pracy.

Przykład 1.

W firmie X praca wykonywana jest od poniedziałku do soboty w godzinach 9:00-17:00. Pracownicy zatrudnieni są w podstawowym systemie czasu pracy, a obowiązuje ich roczny okres rozliczeniowy. Ze względu na to, że firma zajmuje się skupem ziół, najwięcej pracy jest od czerwca do sierpnia. W związku z tym w tym okresie pracownicy wykonują pracę od poniedziałku do soboty, a w pozostałych miesiącach odpowiednio krócej.

Zastosowanie rocznego okresu rozliczeniowego daje pracodawcy większą elastyczność przy planowaniu pracy i odpoczynku pracowników. Dzięki temu m.in. nie musi się spieszyć z udzieleniem pracownikowi czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych. Aby wprowadzony roczny okres rozliczeniowy był zgodny z przepisami prawa pracy:

  • nie może naruszać zasad dotyczących norm czasu pracy ani odpoczynków dobowych i tygodniowych,

  • musi uwzględniać wolną niedzielę co najmniej raz na 4 tygodnie oraz musi zapewniać odpowiednią liczbę dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.