Poradnik Przedsiębiorcy

Wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych w kosztach firmowych

Coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej firmy, przez co rośnie konkurencyjność na rynku, a wraz z nią oczekiwania nabywców. Aby utrzymać silną pozycję na rynku, przedsiębiorcy stale udoskonalają swoje produkty, dbają o wizerunek firmy oraz podnoszą swoje kwalifikacje. Te są z kolei niezbędne, by stać się specjalistą w danej dziedzinie i w konsekwencji efektywniej prowadzić firmę. Pojawia się jednak pytanie, czy wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Czy wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych mogą być kosztem firmowym?

Aby móc zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, w pierwszej kolejności należy się zastanowić, czy wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisami wskazanymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) w art. 22 ust. 1, za koszty uzyskania przychodów można uznać wydatki ponoszone w celu:

  • osiągnięcia przychodu,
  • zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.

Jednocześnie wydatek nie może być wskazany w art. 23 ustawy o PIT – wydatki w nim ujęte nie mogą pomniejszać podstawy opodatkowania, nawet jeśli spełniają pierwszy przytoczony warunek. Oczywiście wydatki te muszą zostać odpowiednio udokumentowane np. fakturą czy rachunkiem ze wskazaniem danych firmowych. Przykładem wydatków poniesionych na edukację, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, są np. kurs języka obcego, czesne za studia (o ile kierunek pokrywa się z przedmiotem prowadzonej działalności), kurs prawa jazdy (np. na samochód ciężarowy wykorzystywany w prowadzonej działalności).

Wydatki poniesione w celu wyrobienia prawa jazdy na samochód osobowy nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ mają charakter osobisty.
Wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych, które zgodnie z powyższym mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą spełnić dodatkowy warunek, być ściśle związane z przedmiotem prowadzonej działalności. W przypadku gdy odbyte szkolenia, kursy czy studia nie będą miały bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością, będą miały charakter prywatny i nie będzie możliwe zaliczenie ich do kosztów firmowych.


Przykład 1.

Pan Marek od 2009 r. prowadzi zakład stolarski. W 2020 r. zainteresował się psychologią i w związku z tym postanowił rozpocząć studia na kierunku „Psychologia”.

Ponieważ studia, które podjął pan Marek, nie mają żadnego związku z prowadzoną w tym czasie działalnością gospodarczą, podatnik nie może zaliczyć wydatków poniesionych na zdobycie kwalifikacji zawodowych w kosztach uzyskania przychodów.

Przykład 2.

Pani Jadwiga od 2011 r. prowadzi zakład fryzjerski w ramach działalności, jako osoba fizyczna. W 2020 r. odbyła kurs fryzjerski mający na celu podniesienie kwalifikacji zawodowych.

Zdobyte na szkoleniu umiejętności przez panią Jadwigę są niezbędne do wykonywania zawodu w ramach prowadzonej działalności. Zatem pani Jadwiga może zaliczyć wydatki poniesione na szkolenie do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktury.

Czy wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych poniesione przed rozpoczęciem działalności mogą stanowić koszt?

Co do zasady wydatki poniesione na edukację przedsiębiorcy, nawet jeśli spełniają definicję kosztu i są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie mogą zostać zaliczone do kosztów firmowych, jeśli miały miejsce przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. Zasadność tego stwierdzenia można znaleźć w wielu interpretacjach indywidualnych.

Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 grudnia 2018 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.521.2018.1.ESZ)

„[...] stwierdzić należy, że Wnioskodawca do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej może zaliczyć tylko te wydatki, które poniesione zostały w związku z podnoszeniem kwalifikacji (studia) po rozpoczęciu działalności gospodarczej. Natomiast wydatki poniesione przez Wnioskodawcę w związku z dokształcaniem przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie mogą stanowić kosztów tej działalności.[...]”.

Zgodnie z powyższym, wydatki poniesione na edukację przedsiębiorcy przed rozpoczęciem działalności, uznawane są za wydatki prywatne, gdyż w momencie ich ponoszenia nie służyły zabezpieczeniu lub zachowaniu przychodu oraz jego osiągnięciu, z uwagi na fakt, że działalność nie była jeszcze prowadzona.

Ujęcie wydatków na zdobycie kwalifikacji zawodowych w systemie wFirma.pl

Wydatki poniesione na zdobycie kwalifikacji zawodowych, które podlegają ujęciu w KPiR, należy wprowadzić do zakładki w systemie wFirma: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT), następnie, jako rodzaj wydatku należy wybrać: INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.

wydatki na zdobycie kwalifikacji zawodowych


Po zapisaniu wydatek trafi do kolumny 13 KPiR pozostałe wydatki oraz do rejestru VAT zakupów.