Poradnik Przedsiębiorcy

Biuro nieruchomości - jak założyć krok po kroku

Biuro nieruchomości pomysłem na biznes? Oczywiście! Zwłaszcza po deregulacji zawodów w 2014 roku, od którego momentu pośrednik nieruchomości nie musi posiadać licencji zawodowej. Jak założyć biuro nieruchomości i jakie formalności się z tym wiążą? Te i inne kwestie opisuje poniższy artykuł.

Ogólna charakterystyka biura nieruchomości 

Działalność biura nieruchomości polega między innymi na:

  • łączeniu stron transakcji chcących nabyć, zbyć, wynająć lub wydzierżawić nieruchomość,
  • weryfikowaniu stanu prawnego oraz faktycznego nieruchomości,
  • prezentowaniu nieruchomości,
  • prowadzeniu negocjacji,
  • doradztwie,
  • zbieraniu danych i dokumentów,
  • braniu udziału w uzgadnianiu treści umów.

Szczegółowy zakres czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami zawarty jest w umowie pośrednictwa, wymaga ona formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Dobre biuro nieruchomości zajmuje się wszystkim kompetentnie, bada stan nieruchomości, jej historię i stan prawny. Jeżeli to konieczne służy radą w razie ewentualnych problemów i organizuje spotkanie z prawnikiem. Jest w stanie załatwić wszystkie pozwolenia i dokumentacje związane z nieruchomością, m.in. plany zagospodarowania czy wypisy z ewidencji gruntów. Na koniec pomoże uzyskać najlepszy kredyt hipoteczny i umówi z notariuszem.

Wstępne wymagania związane z prowadzeniem biura nieruchomości

Ze względu na deregulację zawodów od 1 stycznia 2014 roku działalność pośrednika w obrocie nieruchomościami nie wymaga już posiadania licencji zawodowej. Nie są także konieczne inne licencje, zezwolenia czy koncesje. W praktyce każda osoba posiadająca zdolność do czynności prawnych, może założyć biuro nieruchomości.

Dopuszczalne formy prowadzenia biura nieruchomości

Biuro nieruchomości może być prowadzone w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki: cywilnej, osobowej lub kapitałowej. W ramach spółki osobowej biuro nieruchomości można otworzyć jako spółka jawna, spółka komandytowa lub spółka komandytowo-akcyjna, natomiast spółki kapitałowe to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna.Jeśli osoba fizyczna osiąga przychody w każdym miesiącu nie wyższe niż 50% minimalnego wynagrodzenia (w 2018 roku ta kwota wynosi 1050 zł), a także przez ostatnie 60 miesięcy nie prowadziła działalności gospodarczej może od 30 kwietnia 2018 roku założyć tzw. działalność nierejestrowaną. Oznacza to, że możliwe jest prowadzenie działalności bez konieczności jej rejestracji.Podejmując decyzję co do formy prowadzenia działalności należy wziąć pod uwagę, że zasadniczą różnicą pomiędzy poszczególnymi formami są zasady, które je regulują. Jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka cywilna są regulowane przez kodeks cywilny, z kolei spółkę osobową i kapitałową szczegółowo regulują przepisy kodeksu spółek handlowych.

Jednoosobową działalność gospodarczą i spółkę cywilną należy zarejestrować poprzez CEIDG, natomiast spółki prawa handlowego rejestruje się w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki.Wniosek CEIDG-1 składany do ewidencji przedsiębiorców osobiście, pocztą lub drogą elektroniczną jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS, GUS oraz naczelnika Urzędu Skarbowego.

Ubezpieczenie OC dla biura nieruchomości

Wykonując czynności z zakresu pośrednictwa w obrocie nieruchomościami konieczne jest posiadanie aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami. Informacja o posiadanym ubezpieczeniu powinna być zamieszczana w treści zawieranych umów pośrednictwa.

Na etapie rejestracji działalności gospodarczej ubezpieczenie OC nie jest wymagane, konieczne jest jednak nabycie go przed wykonaniem pierwszej czynności związanej z pośrednictwem.

Określenie PKD dla biura nieruchomości

Biuro nieruchomości prowadzone jest pod symbolem PKD 68.31.Z. Obejmuje działalność w zakresie:

  • pośrednictwa w kupnie, sprzedaży i dzierżawie nieruchomości,

  • doradztwa i szacowania wartości nieruchomości związanych z jej kupnem, sprzedażą lub dzierżawą.

Najlepsza forma opodatkowania dla biura nieruchomości

Wybranie odpowiedniej formy opodatkowania nie jest skomplikowane, co należy wziąć pod uwagę to między innymi forma prowadzenia działalności oraz oszacowanie wysokości przychodów i kosztów.

Biuro nieruchomości a zasady ogólne

Zasady ogólne to najprostsza i najpopularniejsza forma opodatkowania dochodów. Pozwala podatnikowi na płacenie:

  • 18% podatku (uwzględniając kwotę zmniejszającą podatek), lub

  • 32% (czyli 14.839,02 zł plus nadwyżka ponad 85.528 zł).

W 2017 roku na mocy nowelizacji ustawy o PIT wprowadzono zmiany w zakresie ustalania kwoty zmniejszającej podatek. Zgodnie z art. 27 ust. 1b ustawy o PIT przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy:
- w przypadku podatników, których dochody nie przekroczą kwoty 85 528 zł - kwota zmniejszająca podatek wynosi 556 zł 02 gr rocznie;
- w przypadku podatników, których dochody przekroczą kwotę 85 528 zł, zaliczki nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek (556 zł 02 gr).
Jednak ostateczna wysokości kwoty zmniejszającej podatek zostanie rozliczona w zeznaniu rocznym, gdyż jest uzależnione od wysokości osiągniętego dochodu. Więcej w tym temacie w artykule: Kwota zmniejszająca podatek od 2017 roku.
Rozliczając się na zasadach ogólnych, podatnik ma prawo obniżyć kwotę podatku o przewidziane w ustawie ulgi i odliczenia (np. ulga na dzieci czy ulga na internet).

Biuro nieruchomości a podatek liniowy

Podatek liniowy to ta sama stawka podatku niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu - przedsiębiorca wówczas zapłaci 19% podatku. Podatek liniowy jest zdecydowanie bardziej opłacalny dla podatników, którzy uzyskują wysokie dochody (nie niższe niż 100 tys. zł).Przy opodatkowaniu podatkiem liniowym nie można rozliczać się z małżonkiem ani korzystać z ulg podatkowych. 

Biuro nieruchomości a ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W opodatkowaniu ryczałtem, przedsiębiorca prowadzący biuro nieruchomości odprowadza podatek od kwoty przychodu (bez pomniejszania ich o koszty uzyskania przychodu). Wybierając opodatkowanie ryczałtem, podatnik musi wiedzieć, że traci prawo do rozliczenia się z małżonkiem oraz do ulgi na dzieci.

Biuro nieruchomości a karta podatkowa

Tego rodzaju działalności nie można opodatkować kartą podatkową. Jest ona przeznaczona co do zasady jedynie dla wolnych zawodów.Rozliczając biuro nieruchomości przedsiębiorca może skorzystać z internetowego systemu do samodzielnego prowadzenia księgowości wfirma.pl.

Biuro nieruchomości - z VAT czy bez VAT?

Na początku działalności przedsiębiorca prowadzący biuro nieruchomości może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT ze względu na osiągany przychód, który nie przekracza 200 tys. złotych rocznie.W pierwszym roku działalności limit zwolnienia 200.000 zł liczony jest w proporcji przypadającej na okres, w którym działalność była prowadzona.Kiedy jednak warto być czynnym podatnikiem VAT? Ta opcja będzie korzystna dla tych, którzy:

  1. będą świadczyć usługi głównie na rzecz czynnych podatników VAT,

  2. będą świadczyć usługi opodatkowane stawką poniżej 23% (wystąpi nadwyżka podatku naliczonego - wydatki, nad należnym - sprzedaż), lub

  3. w ramach działalności będą dokonywać transakcje wewnątrzwspólnotowych.

Chcąc działać jako podatnik podmiotowo zwolniony z VAT lub czynny podatnik VAT, należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego deklarację VAT-R.

Kasa fiskalna dla biura nieruchomości?

Przepisy nakładają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej na świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Jednak podobnie jak w przypadku podatku VAT, przedsiębiorca ma prawo skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeżeli nie przekroczył ustalonego limitu obrotu, a rodzaj produktów nie jest wymieniony w katalogu towarów, które bezwzględnie powinny być nabijane na kasę.

Obrót umożliwiający skorzystanie ze zwolnienia z kasy nie może przekroczyć 20.000 zł.

Składki ZUS dla biura nieruchomości

Osoba rozpoczynająca prowadzenie biura nieruchomości w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki cywilnej zobowiązana jest zgłosić siebie do ubezpieczeń w ZUS składając:

  • ZUS ZUA - jeżeli ma podlegać pełnemu ubezpieczeniu (prowadzenie biura nieruchomości to jedyny tytuł do ubezpieczeń),

  • ZUS ZZA - jeżeli ma podlegać jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu (korzysta z ulgi na start lub pracuje na etacie, gdzie osiąga wynagrodzenie nie niższe niż minimalne). 

Na początku działalności przedsiębiorca ma prawo skorzystać z preferencyjnych składek ZUS. Ma to dość istotne znaczenie finansowe, ponieważ dzięki obniżonym składkom, zapłacą mniej za ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo osoby korzystające z preferencyjnych stawek ZUS nie mają obowiązku opłacania Funduszu Pracy.

Narzędzia do prowadzenia biura nieruchomości

Bez względu na to, jaki typ działalności decydujemy się otworzyć, w każdym przypadku po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek prowadzenia księgowości w sposób należyty. Niedopełnienie tych czynności może powodować konsekwencje o charakterze karno-skarbowym. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom właścicieli biur nieruchomości, na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do samodzielnego prowadzenia rozliczeń swojej firmy. Dużą popularnością cieszą się oprogramowania w chmurze, dzięki którym dostęp do danych firmy jest możliwy praktycznie z każdego miejsca z dostępem do internetu. Co więcej, tego typu programy zawierają szereg niezbędnych narzędzi, które pozwalają nie tylko prowadzić księgowość biura nieruchomości, ale też właściwie zarządzać pracą. Jednym z tego typu programów jest system wFirma.pl. Przedsiębiorcy korzystający z tego oprogramowania uzyskują dostęp m.in. do:

Poza tym system zapewnia możliwość:

Tym co odróżnia program wFirma.pl od innych jest fakt, że przedsiębiorca może liczyć na wsparcie ze strony specjalistów z dziedzin prawa podatkowego, księgowego, prawa pracy czy ubezpieczeń. System posiada wbudowany wewnętrzny komunikator za pomocą którego eksperci udzielają odpowiedzi we wszelkich zapytaniach związanych z obsługą systemu - dołączając przy tym niezbędne materiały (linki do artykułów pomocniczych, screeny).

Konto firmowe dla biura nieruchomości

Nie zawsze założenie działalności wiąże się z posiadaniem rachunku bankowego. Konieczne jest to jednak w sytuacji, gdy:

  • stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,

  • wartość jednorazowej transakcji przekracza 15.000 zł.

Warto więc zastanowić się nad założeniem konta firmowego ze względu na wiele korzystnych warunków, które oferują banki dla przedsiębiorców, m.in.: sposób dokonywania przelewów oraz ich koszt. W przypadku dużej liczby transakcji każda dodatkowa opłata może stanowić niepotrzebny koszt, czego niekiedy można uniknąć korzystając z firmowego rachunku.W związku z wprowadzeniem nowego sposobu dokonywania płatności - split payment, zakładając firmowy rachunek rozliczeniowy, bank automatycznie utworzy specjalny rachunek VAT.

Jakie warunki lokalowe dla biura nieruchomości?

Założenie biura nieruchomości nie wiąże się z posiadaniem odrębnego lokalu, które ma spełniać odpowiednie warunki. Dla celów prowadzonej działalności może być wykorzystywany lokal/budynek własnościowy, będący współwłasnością, wynajmowany lub wydzierżawiony. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że wykorzystywanie części lokalu lub budynku mieszkalnego na cele prowadzonej działalności gospodarczej wymaga złożenia deklaracji właściwemu organowi administracji architektoniczno-budowlanej (wójt, burmistrz, prezydent miasta) o odprowadzaniu podatku od nieruchomości według odpowiedniej stawki.

RODO w biurze nieruchomości

Przyszły przedsiębiorca prowadzący biuro nieruchomości, w związku z wejściem nowych przepisów unijnych tj. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) 25 maja 2018 roku, zobowiązany jest w szczególności do:

  1. zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadami wskazanymi w Rozporządzeniu RODO,
  2. wykonywania obowiązków wynikających z praw osób, których dotyczą dane osobowe,
  3. wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (w sytuacji gdy podmiot zobowiązany jest do tegoż zgodnie z art. 37 ust 1 ww. rozporządzenia).
  4. podania o sobie, jako o administratorze danych informacji wskazanych w RODO oraz informacji, jak dane osobowe będą przetwarzane (w jakim celu) oraz w oparciu o jaką podstawę prawną.

Wprowadzenie RODO w biurze nieruchomości jest ważne, bowiem prowadzenie takiej działalności wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych: klientów, sprzedających i kupujących nieruchomość, czy pracowników (dla celów kadrowych). Ponadto, gdy biuro nieruchomości działa poprzez pośredników, to należy z takim przedstawicielem zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych.

Marketing dla biura nieruchomości

Dobry pomysł na wypromowanie biura nieruchomości to podstawa. Szczególnie w dużych miastach typowych biur nieruchomości jest mnóstwo, warto więc zastanowić się nad specjalizacją biura, np. pośrednictwo w obrocie kawalerkami lub obsługa studentów. Tym sposobem można zyskać przewagę na rynku w jednej konkretnej dziedzinie.

Dobrym rozwiązaniem będzie marketing w internecie - jest to zarazem jedna z najpopularniejszych form reklamy. Warto zaanonsować pojawienie się nowego biura nieruchomości na portalach internetowych gromadzących usługodawców z całej Polski. Jednym z nich jest serwis Taelo.pl, który oferuje możliwość bezpłatnego zamieszczania wizytówek firm. Dzięki temu rozwiązaniu, nowo powstałe biuro nieruchomości może zaprezentować podstawowe informacje o swojej firmie, a także zamieścić informację o lokalizacji, by pomóc potencjalnemu klientowi w dotarciu. Co więcej, dla zwiększenia pozytywnej oceny biura nieruchomości, przedsiębiorca może także publikować artykuły i zamieszczać je na blogu firmowym, jaki jest w serwisie. Osoby poszukujące oferty najlepszego pośrednika, z pewnością zwrócą uwagę na fachowe i rzetelne artykuły. Regułą jest bowiem, że zlecamy wykonanie usług tym firmom, którym można zaufać, a opinie i udostępniona wiedza bezpośrednio na to wpływają.

Biuro nieruchomości - krok po kroku

Warto skupić się także na stronie internetowej biura nieruchomości i dobrym pozycjonowaniu, aby strona pojawiała się wysoko w wyszukiwarce. Przedsiębiorca może skorzystać także z reklam online, np. Google AdWords. Dzięki temu biuro zyska wielu nowych klientów. Udział w różnego rodzaju targach nieruchomości również pozwoli na zareklamowanie oferty biura szerszemu gronu odbiorców. W miarę rozwoju biura nieruchomości można stworzyć własny portal ogłoszeniowy.

Wynajmowanie, kupowanie, sprzedaż nieruchomości zawsze będzie obecne na rynku. Osób, którym zależy na zaoszczędzenie czasu przy poszukiwaniu swojego lokum, nie brakuje. Mając swój pomysł na prowadzenie biura nieruchomości, pełną wiedzę na temat formalności związanych z założeniem działalności oraz pokłady determinacji założenie biura nieruchomości jest niezwykle łatwe choć ciężkie do prowadzenia. Kluczem do osiągnięcia sukcesu jest najwyższa jakość oferowanych usług za najniższą cenę. Klient przede wszystkim zwraca uwagę na profesjonalizm, a nie na markę biura nieruchomości.