Poradnik Przedsiębiorcy

Wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu w związku z COVID-19

Pandemia koronawirusa w Polsce i na świecie sprawiła, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zmuszeni są do wzajemnych ustępstw w celu utrzymania stanowisk pracy przez pewien okres, do momentu względnego ustabilizowania się sytuacji ekonomicznej. Jednym z ustępstw ze strony pracownika jest obniżenie jego wymiaru czasu pracy. Jaki jest wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu pracownikowi? Co z wykorzystaniem zaległego urlopu z lat poprzednich? Odpowiedź znajduje się poniżej.

Wymiar urlopu

Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi:

  1. 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
  2. 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Powyższej wskazane liczby dni urlopu obejmują pełny wymiar czasu pracy, tj. przysługują pracownikowi zatrudnionemu na tzw. pełny etat.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony wyżej. Natomiast niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

  1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
  2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
  3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
  4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
  5. szkoły policealnej – 6 lat;
  6. szkoły wyższej – 8 lat.

Należy pamiętać też, że ww. okresy nie sumują się.

Przykład 1.

Jan Kowalski ukończył studia magisterskie (szkoła wyższa). W momencie obrony pracy magisterskiej jego okres pracy wynosi 8 lat, wobec czego przysługiwać mu będzie 20 dni urlopu. Po okresie dwóch lat pracy zawodowej przysługiwać mu będzie 26 dni urlopu.

W przypadku zatrudnienia na tzw. niepełny etat wymiar urlopu ustala się w sposób proporcjonalny.

Przykład 2.

Jak Kowalski zatrudniony jest na umowie o pracę w wymiarze 3/5 etatu, krócej niż 10 lat. Przysługiwać mu będzie urlop proporcjonalny w wysokości 12 dni.

Obniżenie wymiaru urlopu w dobie koronawirusa

Zgodnie z art. 15g ust. 8 Ustawy z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przedsiębiorcy mogą obniżyć wymiar czasu pracy pracownika maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Przykład 3.

Pracodawca zatrudnia 10 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy. W okresie od 1 czerwca do 31 sierpnia 2020 roku postanowił obniżyć wymiar czasu pracy wszystkim pracownikom o 20% – do wysokości 4/5 etatu. Jak kształtować się będzie urlop pracowników w obniżonym wymiarze czasu pracy?

Co do zasady wymiar urlopu w przypadku czasu pracy w wysokości 4/5 etapu kształtuje się następująco:

  1. przy wymiarze urlopu 20 dni: 20 × 4/5 = 16 dni;
  2. przy wymiarze 26 dni: 26 × 4/5 = 20,8 ~ 21 dni.

Ustalając wymiar urlopu proporcjonalnego, należy pamiętać, że kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2 Kodeksu pracy.

W przedmiotowym przykładzie urlop należy obliczyć dla 3 okresów w roku kalendarzowym:

  1. przy wymiarze urlopu 20 dni (jeżeli staż pracy pracownika jest krótszy niż 10 lat):

a) okres styczeń–maj 2020:

20 / 12 × 5 miesięcy = 8,33 ~ 9 dni

b) okres czerwiec–sierpień 2020 (obniżony wymiar czasu pracy 4/5 etatu):

20 × 4/5 = 16 dni (tyle urlopu przysługuje pracownikowi przy pracy na 4/5 etatu)

16 / 12 × 3 miesiące = 4 dni

c) okres wrzesień–grudzień 2020:

20 / 12 × 4 miesiące = 6,66 ~ 7 dni

9 dni + 4 dni + 7 dni = 20 dni

Łącznie pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym przez okres 3 miesięcy miał obniżony wymiar czasu pracy, przysługuje 20 dni. Podkreślenia wymaga, że przy obniżeniu etatu w wymiarze wskazanym w przykładzie wymiar urlopu nie ulegnie zmianie.

  1. przy wymiarze urlopu 26 dni (jeżeli staż pracy pracownika jest dłuższy niż 10 lat):

a) okres styczeń–maj 2020:

26 / 12 × 5 miesięcy = 10,83 ~ 11 dni

b) okres czerwiec–sierpień 2020 (obniżony wymiar czasu pracy 4/5 etatu):

26 × 4/5 = 21 dni (tyle urlopu przysługuje pracownikowi przy pracy na 4/5 etatu)

21 / 12 × 3 miesiące = 5,25 ~ 6 dni

c) okres wrzesień–grudzień 2020:

26 / 12 × 4 miesiące = 8,66 ~ 9 dni

11 dni + 6 dni + 9 dni = 26 dni

Łącznie pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym przez okres 3 miesięcy miał obniżony wymiar czasu pracy, przysługuje 26 dni. Podkreślenia wymaga, że przy obniżeniu etatu w wymiarze wskazanym w przykładzie wymiar urlopu nie ulegnie zmianie.

W przypadku urlopu proporcjonalnego jego wysokość należy liczyć za każdym razem we wskazany powyżej sposób, aby uniknąć wątpliwości. Jednakże, jak widać, obniżenie wymiaru czasu pracy z związku z COVID-19 nawet o maksymalną wysokość 20% nie powoduje zmiany wymiaru urlopu.

Wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu a COVID-19

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 (plan urlopu) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Skorzystaj z innowacyjnych rozwiązań systemu wFirma.pl. Rozliczaj urlopy pracowników w tym te zaległe, o czym więcej w artykule: Wprowadzenie nieobecności pracownika

Nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny, o czym stanowi art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 roku, I PK 124/05, „pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

Podkreślenia wymaga, że od 24 czerwca 2020 roku obowiązuje przepis art. 15gc Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, który umożliwia udzielenie przez pracodawcę pracownikowi, w terminie wskazanym przez pracodawcę bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni.

wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu

Rozwiązanie to zostało oparte na założeniu, że w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii pracownicy będą wykazywać zmniejszone zainteresowanie wykorzystywaniem prawa do urlopu wypoczynkowego w związku z wprowadzonymi ograniczeniami dotyczącymi dystansowania społecznego oraz ograniczenia lub zawieszenia działalności obiektów i usług związanych z branżą turystyczną i hotelarską. W konsekwencji w takiej sytuacji dochodziłoby do kumulacji urlopów niewykorzystanych w latach poprzednich oraz urlopów nabytych w bieżącym roku kalendarzowym.

Tak więc wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu nie ulega zmianie, natomiast w dobie epidemii pracodawca ma szersze możliwości co do zarządzania urlopem zaległym pracowników.

Natomiast pojawiły się co prawda pytania w formie interpelacji poselskich do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (interpelacja poseł Wandy Nowickiej): „Czy w czasie obostrzeń związanych z koronawirusem przewiduje się taką zmianę przepisów, aby można było wykorzystać zaległy urlop po wrześniu 2020 roku?”.

W odpowiedzi na przedmiotową interpelację wskazano, że „obecnie nie przewiduje się zmiany przepisów prawa pracy dotyczących wykorzystania przez pracowników zaległych urlopów w kierunku postulowanym w zapytaniu Pani Poseł”. Podsumowując, wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu nie ulega zmianie, natomiast limit przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok już tak.