Poradnik Przedsiębiorcy

E-Zwolnienia lekarskie z datą wsteczną a nadużycia w związku z wypowiedzeniem umowy

Telemedycyna to usługi cieszące się coraz większą popularnością. Możliwość konsultacji swojego problemu zdalnie, bez narażania się na dodatkowe niebezpieczeństwa, zwłaszcza w perspektywie pandemii COVID-19 spowodowała wzmożony rozwój tego sektora usług. Warto jednak przyjrzeć się formalnościom prawnym  e-zwolnień i poddać dyskusji to, czy wystawianie takich dokumentów z datą wsteczną nie stanowi pola manewru do ewentualnych nadużyć pracowniczych.

Niezdolność do świadczenia pracy stanowi podstawę do wydania zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego stan zdrowia ubezpieczonego w aspekcie jego możliwości świadczenia umówionej pracy. Jednocześnie zaświadczenie potwierdza istnienie określonego stanu faktycznego w postaci choroby danej osoby.

Do 1 stycznia 2016 roku lekarze wystawiali zwolnienie lekarskie wyłącznie w formie papierowej. Po tej dacie zostały uruchomiane i wdrożone procedury zgodnie, z którymi lekarze mogli także wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-ZLA.

Po 1 stycznia 2016 w obiegu funkcjonowały zarówno tradycyjne zwolnienia lekarskie, które to należało doręczyć pracodawcy, jak i te w formie elektronicznej, które bezpośrednio zgodnie z procedurą trafiały do organu, a za jego pośrednictwem dopiero do pracodawcy. Ten stan rzeczy trwał do końca listopada 2018 r., gdyż od 1 grudnia 2018 r. lekarze wystawiają wyłącznie zwolnienia elektroniczne.

Zgodnie z ustawą o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zaświadczenie lekarskie jest:

  • wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

  • wystawiane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,

  • w formie dokumentu elektronicznego,

  • podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Zaświadczenie lekarskie zawiera:

  1. identyfikator i datę wystawienia zaświadczenia lekarskiego;

  2. dane ubezpieczonego: pierwsze imię, nazwisko, numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności, zwany dalej "numerem PESEL” albo serię i numer paszportu i datę urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL, oraz adres miejsca pobytu ubezpieczonego w czasie trwania niezdolności do pracy;

  3. dane płatnika składek: numer identyfikacji podatkowej, zwany dalej "NIP” lub numer PESEL albo serię i numer paszportu, jeżeli nie ma obowiązku posługiwania się NIP i nie nadano numeru PESEL, oraz rodzaj identyfikatora płatnika składek;

  4. imię, nazwisko i numer prawa wykonywania zawodu wystawiającego zaświadczenie lekarskie oraz adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych;

  5. okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu;

  6. informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość, podane z zastosowaniem kodów literowych,

  7. wskazania lekarskie - odpowiednio: chory powinien leżeć albo chory może chodzić;

  8. okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, datę urodzenia tego członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym;

  9. numer statystyczny choroby ubezpieczonego ustalony według Międzynarodowej Statystycznej Klasyfikacji Chorób i Problemów Zdrowotnych;

  10. oznaczenie instytucji, w której ubezpieczony został zgłoszony do ubezpieczenia.

Czy istnieje możliwość wystawienia zwolnienia z datą wsteczną?

Rzeczywiście przepisy dają taką możliwość. Zasadniczo zaświadczenie lekarskie wystawia się na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie lub od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania, na okres, w którym ubezpieczony ze względu na jego stan zdrowia nie jest w stanie świadczyć pracy.  

Ustawodawca umożliwił, pewne odstępstwa od reguły zgodnie z którą okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy może obejmować okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym przeprowadzono badanie, jeżeli jego wyniki wykazują, że ubezpieczony w tym okresie niewątpliwie był niezdolny do pracy.

Mając na uwadze powyższe, wskazać należy, że przede wszystkim w każdym wypadku musi odbyć się badanie osoby, której ma zostać wystawione zwolnienie lekarskie. Z kolei, z samego badania musi wynikać, że osoba taka nie była w stanie wykonywać pracy i była niezdolna do pracy, także w okresie poprzedzającym badanie. 

Ustawodawca wyraźnie wskazał, że okres ten nie może być dłuży niż 3 dni. Wyjątkiem są tutaj przypadki badania przeprowadzonego przez lekarza psychiatrę. Zgodnie z przepisami, okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy przez lekarza psychiatrę może obejmować okres wcześniejszy niż wspomniane 3 dni, w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia zaburzeń psychicznych ograniczających zdolność ubezpieczonego do oceny własnego postępowania.

Przykład: Pracodawca w dniu 20 sierpnia 2020 r. zauważył, że w profilu PUE otrzymał wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi zwolnienie e-ZLA, któremu to pracodawca dzień wcześniej tj. w dniu 19 sierpnia 2020 r. wręczył wypowiedzenie umowy o pracę na koniec dnia pracy. Zaświadczenie obejmowało okres niezdolności do pracy począwszy od 19 sierpnia 2020 r. Czy oznacza to, że wypowiedzenie wręczone pracownikowi jest nieprawidłowe?

Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy. Niezdolność do pracy z powodu choroby jest przyczyną usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (art. 41 k.p.).

Przepisy uprawniają lekarza do wydania zwolnienia z datą wsteczną, ale nie każdy przypadek spowoduje, że zwolnienie lekarskie z wsteczną datą chroni pracownika przed wypowiedzeniem. Dzieje się tak dlatego, że wyniki badania musza wskazywać, że osoba taka, pracownik był niezdolny do świadczenia pracy.

Aby pracownik mógł podważyć skutki wręczonego wypowiedzenia umowy o pracę, będzie musiał skorzystać z prawa do odwołania się od wypowiedzenia do właściwego Sądu Pracy. To sąd będzie rozstrzygał, stosownie do wniosku pracownika o przywróceniu do pracy, czy o zasądzeniu odpowiedniego odszkodowania. W każdym przypadku pracodawca będzie uprawniony do podjęcia polemiki z twierdzeniami pracownika w odpowiedzi na pozew a dalej podczas trwającej rozprawy.

Pracodawca powinien wykazać, że pracownik świadczył pracę cały dzień przed wręczeniem mu wypowiedzenia, co nie wskazywało na okoliczność uprawniającą do wydania zaświadczenia z datą wsteczna. Pamiętać bowiem należy, że tylko niezdolność w konkretnym dniu daje prawo wystawienia zaświadczenia z datą wsteczną.

W świetle art. 41 KP, Pracownik, który był obecny w pracy (tj. wykonywał obowiązki pracownicze wynikające z umowy o pracę lub był gotów do ich wykonywania), nie korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę, nawet jeżeli posiada zaświadczenie lekarskie potwierdzające jego niezdolność do pracy.

Mając na uwadze powyższe, mogą pojawić się próby nadużyć w związku z wypowiedzeniem umowy, ale nie należy oczekiwać ich wzrostu - bo możliwość wystawiania zwolnień z datą wsteczną istniała także wtedy, kiedy jeszcze niedawno wystawiano tylko zwolnienia w formie papierowej.

Być może należy zwrócić uwagę, że zagrożenie nadużyć może się urzeczywistnić także w przypadku obecnie wdrożonych rozwiązań związanych z e-wizytami, które mają charakter zdalny. W przypadkach kontrowersyjnych, które miałby miejsce i byłby związane z nadużyciem tych możliwości w kontekście wypowiedzeń umowy o pracę, decyzję zawsze może podjąć bezstronny sąd. 

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, Dz.U.2020.870 t.j.

  • ROZPORZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA z dnia 24 września 2013 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej, Dz.U.2019.736 t.j.

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz.U.2020.1320 t.j.

  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 10 listopada 2015 r. w sprawie trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy, wystawiania zaświadczenia lekarskiego oraz trybu i sposobu sprostowania błędu w zaświadczeniu lekarskim (Dz.U.2015.2013).

Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.

Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.