Jeżeli pracownik przez część miesiąca choruje, a w pozostałej części wykonuje pracę, zachodzi konieczność obliczenia wynagrodzenia za część przepracowaną. Szczególnym przypadkiem takiego obliczenia jest sytuacja, w której choroba pracownika została spowodowana nadużywaniem alkoholu. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak wyliczyć wynagrodzenie za część miesiąca.
Usprawiedliwianie nieobecności w pracy z powodu choroby – zaświadczenie lekarskie
Zgodnie z art. 53 ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – dalej: „ustawa” – przy ustalaniu prawa do zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, są zaświadczenia lekarskie. Jednocześnie w myśl § 3 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy wspomniane zaświadczenia są dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy.
Zaświadczenia lekarskie są wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez ZUS, w formie dokumentu elektronicznego „e-ZLA”. Zawierają one w swojej treści w szczególności:
- identyfikator i datę wystawienia zaświadczenia lekarskiego;
- dane ubezpieczonego i płatnika składek;
- okres orzeczonej czasowej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu;
- informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość;
- wskazania lekarskie – odpowiednio: chory powinien leżeć albo chory może chodzić;
- okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny, datę urodzenia tego członka rodziny i stopień jego pokrewieństwa lub powinowactwa z ubezpieczonym (art. 55 ust. 1 i 3 ustawy).
Informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokość podaje się w zaświadczeniu lekarskim z zastosowaniem następujących kodów literowych:
- kod A – oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni – spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą;
- kod B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży;
- kod C – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu;
- kod D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą;
- kod E – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni, lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.
W zaświadczeniu, na pisemny wniosek ubezpieczonego, nie umieszcza się kodu „B” i „D”.
Konsekwencje podania kodu C w zaświadczeniu lekarskim
Jak stanowi art. 16 ustawy, ubezpieczonemu, którego niezdolność do pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu, zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni tej niezdolności. Informacją, że w danym przypadku wspomniany przepis znajduje zastosowanie, jest zamieszczenie kodu C w zaświadczeniu lekarskim.
Przykład 1.
Pracownik otrzymał zaświadczenie lekarskie opatrzone kodem C, stwierdzające jego niezdolność do pracy z powodu choroby w okresie od 17 do 26 kwietnia 2024 roku. W związku z tym pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy za okres od 22 do 26 kwietnia 2024 roku.
Opatrzenie zaświadczenia lekarskiego kodem C powoduje pewne komplikacje przy obliczaniu wynagrodzenia należnego pracownikowi za przepracowanie części miesiąca, w którym wystąpiła nieobecność udokumentowana takim zaświadczeniem. Poniżej omówiono to zagadnienie.
Wynagrodzenie za część miesiąca, gdy wystąpiła nieobecność z powodu choroby
Na początku należy wskazać, że jeżeli pracownik przez część miesiąca chorował, a pozostałą część przepracował, to poza zasiłkiem chorobowym (bądź wynagrodzeniem za czas choroby wypłacanym na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, dalej: „kp”) przysługuje mu prawo do wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca obliczane zgodnie z § 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy – dalej: „rozporządzenie o wynagrodzeniach”.
W celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą jego część otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 kp lub przysługuje mu zasiłek przewidziany w przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa bądź w przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, dokonuje się następujących działań:
- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30;
- otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby;
- następnie tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przykład 2.
Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 8000 zł. Od 12 do 23 lutego 2024 roku (12 dni) pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby, co zostało stwierdzone zaświadczeniem lekarskim (opatrzonym kodem innym niż C). W pozostałej części miesiąca pracownik wykonywał pracę. W związku z tym wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca wyniosło 4799,96 zł, zgodnie z poniższym obliczeniem:
8000 zł / 30 dni = 266,67 zł;
266,67 zł × 12 dni = 3200,04 zł;
8000 zł - 3200,04 zł = 4799,96 zł.
Wynagrodzenie za część miesiąca, gdy wystąpiła nieobecność z innego powodu niż choroba
W myśl § 12 ust. 1 rozporządzenia o wynagrodzeniach w celu obliczenia wynagrodzenia ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia:
- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu;
- otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn;
- następnie tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Przykład 3.
Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego od 11 do 15 marca 2024 roku. Jego nieobecność z tego tytułu objęła więc 5 dni, czyli 40 godzin roboczych (pracownik był zatrudniony w ramach systemu podstawowego czasu pracy). W omawianym miesiącu do przepracowania przypadało ogółem 168 godzin. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika stanowiła kwota 6800 zł. W związku z powyższym za przepracowaną część marca 2024 roku przysługiwało pracownikowi wynagrodzenie wynoszące 5180,80 zł, co wynika z następującego obliczenia:
6800 zł / 168 godz. = 40,48 zł;
40,48 zł × 40 godz. = 1619,20 zł;
6800 zł - 1619,20 zł = 5180,80 zł.
Przypadek zaświadczenia lekarskiego z kodem C
Jeżeli nieobecność pracownika z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby jest spowodowana nadużyciem alkoholu (zaświadczenie lekarskie jest opatrzone kodem C), to przy ustalaniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca mamy do czynienia z sytuacją, w której znajduje zastosowanie § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach. Nie dojdzie natomiast do zastosowania § 12 ust. 1 tego rozporządzenia, gdyż wspomniany przepis dotyczy przypadków, w których pracownik był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, a przy zaświadczeniu lekarskim z kodem C mamy do czynienia z nieobecnością spowodowaną chorobą, z tym tylko zastrzeżeniem, że za pierwsze 5 dni nieobecności pracownikowi nie przysługuje zasiłek chorobowy, ani wynagrodzenie chorobowe.
W związku z powyższym najpierw, stosując § 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach, musimy obliczyć, o ile należy umniejszyć wynagrodzenie miesięczne pracownika w związku z niezdolnością do pracy z powodu choroby, przy czym dokonujemy tego bez uwzględniania pierwszych 5 dni zwolnienia chorobowego, za które nie przysługuje zasiłek chorobowy (bądź wynagrodzenie za czas choroby). Następnie obliczamy wynagrodzenie za część miesiąca nieobejmującą wspomnianych 5 dni i od uzyskanego wyniku odejmujemy obliczoną wcześniej kwotę umniejszenia wynagrodzenia odpowiadającego wspomnianym 5 pierwszym dniom zwolnienia chorobowego.
Przykład 4.
Pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby od 5 do 13 lutego 2024 roku, czyli przez 9 dni. Zaświadczenie lekarskie wydane na tę okoliczność opatrzono kodem C, zatem pracownikowi przysługiwało prawo do zasiłku chorobowego za 4 dni (9 dni - 5 dni, za które pracownik nie miał prawa do zasiłku). Wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosiło 7000 zł. W związku z powyższym umniejszenie wynagrodzenia w związku chorobą (tylko za dni choroby, za które przysługiwał zasiłek) wyniosło 933,32 zł, zgodnie z obliczeniem:
7000 zł / 30 dni = 233,33 zł;
233,33 zł × 4 dni = 933,32 zł.
Pracownik był zatrudniony w systemie podstawowego czasu pracy, więc 5 dni nieobecności (zwolnienia lekarskiego), za które nie zachował prawa do zasiłku chorobowego, odpowiadało 40 godzinom pracy obejmujących dni robocze od poniedziałku do piątku (5 × 8 godz.). W lutym 2024 roku przypadało do przepracowania 168 godzin. W związku z tym wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca wynosi 4004,44 zł, jak wynika z następującego obliczenia:
7000 zł / 168 godz. = 41,67 zł;
168 godz. - 40 godz. = 128 godz.;
41,67 zł × 128 godz. = 5333,76 zł;
5333,76 zł - 933,32 zł = 4004,44 zł.
Podsumowując, w przypadku zaświadczenia lekarskiego z kodem C mamy do czynienia z sytuacją, w której wynagrodzenie miesięczne pracownika ulega dwojakiemu umniejszeniu – z tytułu nieobecności, za którą pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy lub wynagrodzenie chorobowe, oraz odrębnie z tytułu nieobecności za dni zwolnienia, za które wspomniane świadczenia chorobowe się nie należą.
