Poradnik Przedsiębiorcy

Zapłata ZUS za kilka miesięcy z góry a podatek dochodowy

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze co do zasady zobligowane są do odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W razie wystąpienia zbiegu tytułów do ubezpieczeń przedsiębiorca może zostać zwolniony z obowiązku uiszczania składek społecznych i składki na Fundusz Pracy, jednak w dalszym ciągu musi opłacać składkę zdrowotną z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Zapłacone składki na ubezpieczenia i Fundusz Pracy zaliczane są do kosztów, odliczane od dochodu lub od podatku w miesiącu ich opłacenia. Jak postąpić, w razie gdy następuje zapłata ZUS za kilka miesięcy z góry? Czy zgodnie z ogólną zasadą rozliczenia składek przedsiębiorca może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów, odliczyć od podatku lub dochodu w dacie zapłaty, pomimo że dotyczą kilku przyszłych miesięcy?

Składki społeczne i na Fundusz Pracy w jednoosobowej działalności gospodarczej

Podstawę wymiaru składek i Fundusz Pracy stanowi zadeklarowana kwota, a wartość minimalnej podstawy wymiaru tych składek uzależniona jest od czasu prowadzenia działalności gospodarczej i osiąganego dochodu. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla większości przedsiębiorców wynosi 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość średniego prognozowanego wynagrodzenia na 2021 rok to 5259 zł, zatem dla składek należnych za 2021 rok minimalna podstawa wymiaru wynosi 3155,40 zł (60% × 5259 zł).

Kwoty poszczególnych składek za 2021 rok przedstawiają się następująco:

  • emerytalne – 615,93 zł,

  • rentowe – 252,43 zł,

  • chorobowe – 77,31 zł,

  • wypadkowe – 52,70 zł,

  • zdrowotne – 381,81 zł,

  • Fundusz Pracy – 77,31 zł.

Dla przedsiębiorców uprawnionych do opłacania preferencyjnych składek ZUS (z preferencyjnych składek mogą skorzystać przedsiębiorcy przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności gospodarczej, po spełnieniu odpowiednich warunków) podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne to 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia, które w 202 roku wynosi 2800 zł, czyli 840 zł (30% × 2800 zł).

Przedsiębiorcy opłacający składki od podstawy niższej niż minimalne wynagrodzenie zwolnieni są z obowiązku uiszczania składki na Fundusz Pracy.

Preferencyjne składki ZUS wynoszą odpowiednio:

  • emerytalna – 163,97 zł,
  • rentowa – 67,20 zł,

  • chorobowa – 20,58 zł,

  • wypadkowa – 14,03 zł,

  • zdrowotna – 381,81 zł.

Dodatkowo przepisy dopuszczają preferencje w postaci ulgi na start zwalniającej z obowiązku opłacania składek społecznych ZUS przez pierwsze pół roku prowadzenia działalności oraz mały ZUS przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli przychód nieprzekraczający 120 000 zł.

Składka zdrowotna opłacana przez przedsiębiorców

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi zadeklarowana kwota, jednak nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”. W IV kwartale 2020 roku przeciętne miesięczne wynagrodzenie włącznie z wypłatami z zysku wyniosło 5656,51 zł, co oznacza, że minimalną podstawą wymiaru składki zdrowotnej za 2021 rok jest 4242,38 zł (75% × 5656,51 zł).

Kwota składki zdrowotnej dla przedsiębiorców za 2021 rok wynosi 381,81 zł (9% × 4242,38 zł). Aktualne przepisy dopuszczają możliwość odliczenia od podatku części zapłaconej składki zdrowotnej, a mianowicie 7,75% podstawy wymiaru tej składki. W 2021 roku przedsiębiorcy mogą odliczać od podatku 328,78 zł z tytułu uiszczenia składki zdrowotnej za dany miesiąc.

Ustawodawcy planują wprowadzenie zmian w przepisach w kwestii wyliczania wysokości składki zdrowotnej dla przedsiębiorców i odliczania zapłaconej składki od podatku. Zgodnie z projektem Nowego Ładu przedsiębiorcy mają opłacać składkę zdrowotną od dochodu i mają zostać pozbawieni możliwości odliczenia jej od podatku. W praktyce oznacza to, że dla wielu osób prowadzących działalność gospodarczą wysokość zobowiązań wobec ZUS-u znacznie wzrośnie, a pozbawienie przedsiębiorców prawa do odliczenia składki zdrowotnej przyczyni się do realnego wzrostu obciążeń z tytułu podatku dochodowego.

Wcześniejsza zapłata składek a rozliczenie ich w ZUS-ie

Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze mają obowiązek opłacić składki ZUS w następujących terminach:

  • do 10. dnia następnego miesiąca – przedsiębiorcy opłacający składki wyłącznie za siebie;

  • do 15. dnia następnego miesiąca – przedsiębiorcy zatrudniający pracowników. 

Trzeba mieć na uwadze, że opłacenie składek do ZUS-u za kilka miesięcy z góry może przysporzyć nam dodatkowych formalności. Wysokość zadeklarowanej podstawy wymiaru składek wraz z kwotami poszczególnych składek opłacanych przez przedsiębiorcę wyszczególniona jest na deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, którą składa się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dla ułatwienia przedsiębiorcy opłacający składki od minimalnej podstawy w niezmiennej wysokości i niezatrudniający pracowników nie muszą wysyłać co miesiąc deklaracji ZUS DRA, jest ona automatycznie kopiowana z poprzedniego miesiąca. Składają wówczas ZUS DRA jedynie za pierwszy miesiąc lub dwa, w razie gdy pierwszy z nich nie jest pełnym miesiącem rozliczeniowym.

Uregulowanie składek na ubezpieczenia i FP za kilka miesięcy z góry nie będzie odzwierciedlone w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA. W praktyce oznacza to, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych po otrzymaniu przelewu nie znajdzie pokrycia wpłaconych kwot z deklaracjami, czyli z jego punktu widzenia powstanie nadpłata. Trzeba mieć na uwadze, że możemy wówczas dostać pismo z ZUS-u z wezwaniem do wyjaśnienia. Oznacza to dodatkowe formalności, jakich będzie trzeba dopełnić.

Składki ZUS – w jaki sposób wpływają na podatek do zapłaty?

Zapłacone składki społeczne, składka na Fundusz Pracy i składka zdrowotna mają realny wpływ na wysokość zobowiązania z tytułu podatku dochodowego. Zapłacone zobowiązania wobec ZUS-u zmniejszają bowiem podatek dochodowy do zapłaty w różny sposób w zależności od tego, czy mamy do czynienia ze składkami społecznymi, składką na FP czy składką zdrowotną.

Sposób rozliczenia składek należnych do ZUS-u przedstawia się następująco:

  • składki społeczne odliczane są od dochodu lub zaliczane do kosztów uzyskania przychodów;

  • składka na Fundusz Pracy ujmowana jest jako koszt uzyskania przychodów;

  • składka zdrowotna odliczana jest od podatku.

Wszystkie składki ujmowane są kosztach, odliczane od dochodu lub podatku w dacie ich opłacenia. Bez znaczenia pozostaje okres, za jaki składki są należne.

Zapłata ZUS za kilka miesięcy z góry a podatek dochodowy

Jak zostało wspomniane w powyższym paragrafie, zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy zmniejszają zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego do zapłaty. W jednoosobowej działalności gospodarczej wszystkie składki należne do ZUS-u za przedsiębiorcę są zaliczane do kosztów podatkowych, odliczane od dochodu oraz odliczane od podatku w dacie zapłaty, niezależnie od tego, za jaki okres należne są składki. W praktyce oznacza to, że wcześniejsza zapłata składek ZUS za kolejne okresy rozliczeniowe pozwala na ujęcie ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, odliczenie od dochodu lub odliczenie od podatku w miesiącu uiszczenia zobowiązania wobec ZUS-u. 

Opłacając składki za przyszłe miesiące z wyprzedzeniem, możemy zmniejszyć podatek dochodowy do zapłaty za dany miesiąc. Takie rozwiązanie może być wykorzystane przez przedsiębiorcę, w razie gdy w danym miesiącu osiągnie wyższy niż zazwyczaj dochód, a w kolejnych miesiącach spodziewa się niższego dochodu. W standardowej sytuacji podatnik opłaca zaliczkę za dany miesiąc, a ewentualna późniejsza nadwyżka kosztów nad przychodami jest rozliczana w zeznaniu rocznym. Opłacając składki ZUS z wyprzedzeniem, można zmniejszyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc.