Poradnik Przedsiębiorcy

Zwolnienie z wdrażania PPK w firmie

Od 2019 roku rozpoczęło się w firmach wdrażanie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Celem tego programu jest gromadzenie dodatkowych oszczędności na poczet przyszłej emerytury. Nie każdy zakład pracy jest zobowiązany do zawierania umów z instytucjami finansowymi. W artykule wyjaśniamy, komu przysługuje zwolnienie z wdrażania PPK.

Kto jest zobowiązany wdrożyć PPK w firmie?

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w przedsiębiorstwach zatrudniających pracowników zostało podzielone na cztery etapy. Pierwszymi, których objął ten obowiązek, były firmy zatrudniające więcej niż 250 pracowników. Kolejne były podmioty zatrudniające od 50 do 250 osób, a zaraz po nich ci, których stan zatrudnienia wynosił co najmniej 20 osób. Od stycznia 2021 roku obowiązek ten dotyczy pozostałych zakładów pracy.

Termin wdrożenia PPK w najmniejszych firmach rozpoczął bieg od 1 stycznia 2021 roku.

Wdrożenie PPK w firmie to przede wszystkim podpisanie umów o zarządzanie oraz prowadzenie programu. Ostateczny termin podpisania umowy o zarządzanie oraz prowadzenie PPK dla podmiotów objętych ustawą od 1 stycznia 2021 roku to:

  • 23 kwietnia 2021 roku – umowa o zarządzanie;
  • 10 maja 2021 roku – umowa o prowadzenie PPK.

Kogo obejmuje zwolnienie z wdrażania PPK?

W ustawie o PPK przewidziano kilka odstępstw od obowiązku wdrażania PPK. Przepisy te nie dotyczą:

  • mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w programie;
  • podmiotu zatrudniającego będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby;
  • firm, które zdecydowały się na wprowadzenie PPE, oczywiście po spełnieniu dodatkowych warunków;
  • osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – chodzi tu głównie o osoby zatrudniające nianie czy pomoce domowe.

Zwolnienie z wdrażania PPK u mikroprzedsiębiorcy

Definicję mikroprzedsiębiorcy znajdziemy w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Mikroprzedsiębiorcą jest podmiot, który w co najmniej jednym roku z ostatnich dwóch lat spełnił łącznie następujące warunki:

  • zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników;
  • osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Średnioroczne zatrudnienie ustala się w przeliczeniu na pełne etaty, przy czym nie uwzględnia się pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

Natomiast obroty wyrażone w wielkości euro przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.

Prawidłowe udokumentowanie rezygnacji z PPK

Zwolnienie z wdrażania PPK przysługuje mikroprzedsiębiorcy, o ile wszystkie osoby podlegające obowiązkowo PPK złożą deklarację o rezygnacji. Osobami zatrudnionymi podlegającymi automatycznemu zgłoszeniu do PPK są pracownicy/zleceniobiorcy w wieku między 18. a 55. rokiem życia, za których opłacane są składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i których okres zatrudnienia w firmie wynosi co najmniej 3 miesiące.

Pracodawca powinien pamiętać, aby brak chęci uczestnictwa w programie został prawidłowo udokumentowany. Mówi o tym art. 23 ustawy o PPK.

Art. 23 ust. 2 ustawy o PPK
Uczestnik PPK może zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Deklaracja zawiera dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK nie wymaga zmiany umowy o prowadzenie PPK.

Kiedy konieczne będzie zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK?

Zwolnienie z wdrażania PPK u mikroprzedsiębiorcy będzie trwało wyłącznie do dnia, w którym pierwsza osoba mająca prawo do korzystania z programu złoży pracodawcy wniosek o dokonywanie wpłat do PPK lub do dnia, w którym mikroprzedsiębiorca zatrudni osobę, która nie rezygnuje z dokonywania wpłat do PPK. Istotne jest, że rezygnacja z PPK ważna jest przez 4 lata – po tym okresie, jeśli pracownicy nie złożą kolejnej rezygnacji, konieczne będzie wdrożenie programu w firmie, czyli podpisanie umowy o zarządzanie programem z instytucją finansową oraz umów o prowadzenie PPK pracowników zainteresowanych uczestnictwem. Jeśli podmiot straci status mikroprzedsiębiorcy, wówczas również zobowiązany będzie do wdrożenia PPK w firmie.

Kary za niewdrożenie PPK

W ustawie przewidziano również kary dla przedsiębiorców, którzy nie dopełnią odpowiednich obowiązków w terminie. Mowa o nich w art. 106 i art. 107.

Czyn podlegający karze

Wysokość kary

Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK

Kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego (art. 106 ustawy o PPK)

Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK, dokonywania wpłat do PPK, zgłaszania wymaganych danych, prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK 

Kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł

Kary przewidziano również dla przedsiębiorców nakłaniających pracowników do rezygnacji z uczestnictwa w PPK. Mówi o tym art. 108 ustawy.

Art. 108. Ustawy o PPK
Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba upoważniona do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego lub działająca z inicjatywy tego podmiotu, nakłania osobę zatrudnioną lub uczestnika PPK do rezygnacji z oszczędzania w PPK, podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Mikroprzedsiębiorcy, których obejmuje zwolnienie z wdrażania PPK, muszą pamiętać o spełnieniu odpowiednich warunków oraz zachowaniu wszelkich formalności z tym związanych. Przygotowanie do tego procesu jest kluczowe, a niedopełnienie obowiązków może przynieść negatywne konsekwencje w postaci kar finansowych.