Poradnik Przedsiębiorcy

Certyfikat rezydencji - co zmieni tarcza 4.0?

W niektórych przypadkach konieczne jest pobranie podatku u źródła tzw. podatku WHT(ang. Withholding Tax). Zwykle gdy występuje podatek u źródła niezbędne jest posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej. Tarcza 4.0, a certyfikat rezydencji - jakie udogodnienia wprowadzi?

Czym jest certyfikat rezydencji?

Zgodnie z art. 5a pkt. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT), certyfikat rezydencji zaświadcza o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych i wydane jest przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.

Zatem certyfikat rezydencji potwierdza posiadanie przez osobę fizyczną miejsca zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium danego kraju, co oznacza, że dana osoba podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w tym państwie. Certyfikat rezydencji potwierdza stan faktyczny na dzień jego wydania, lub jeśli to wynika to z jego treści - również w przeszłości. W związku z tym może on dotyczyć wyłącznie stanów faktycznych, teraźniejszych lub przeszłych, jednakże nigdy przyszłych.Certyfikat rezydencji umożliwia obniżenie podatku lub zwolnienie z obowiązku jego odprowadzenia w odniesieniu do wypłat na rzecz zagranicznych kontrahentów, dzięki czemu zapobiega podwójnemu opodatkowaniu.

Jakie elementy powinien zawierać certyfikat rezydencji? 

W przypadku certyfikatu rezydencji, nie ma on uniwersalnego wzoru, który by obowiązywał także w innych państwach. Jednak ważne jest, aby dokument zawierał obowiązkowe elementy wskazane w ustawie PIT i CIT. W świetle regulacji prawnych, certyfikat rezydencji powinien zawierać:

  • wskazanie zagranicznego organu administracji podatkowej, który wydał to zaświadczenie,
  • stwierdzenie, że zagraniczny kontrahent jest rezydentem podatkowym danego kraju, co wyraża się w sformułowaniu, iż podlega on w tym kraju niegraniczonemu obowiązkowi podatkowemu (podatek dochodowy),
  • wskazanie nazwy (lub imienia i nazwiska) oraz adresu siedziby (lub miejsca zamieszkania) kontrahenta.

Ponadto powinien on zawierać datę wystawienia oraz okres obowiązywania. Certyfikat rezydencji musi potwierdzać rezydencję podatkową w dacie uzyskania dochodu. Okres obowiązywania certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności zostały uregulowane w ustawach. Najistotniejsza jest treść certyfikatu i charakter dokumentu urzędowego. Zaświadczenie może nie zawierać nazwy „certyfikat rezydencji", przy czym nie wpływa to na ważność tego dokumentu.Certyfikat podatkowy potwierdza kraj, w którym podatnik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Przepisy krajowe nie zawierają jednoznacznego wzoru takiego certyfikatu.

Jak uzyskać certyfikat rezydencji?

Aby uzyskać certyfikat rezydencji, należy złożyć wniosek do urzędu skarbowego na druku CFR-1. Organ podatkowy, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku wydaje dokument. Za wydany certyfikat rezydencji należy uiścić opłatę skarbową w kwocie 17 zł.

Ważność certyfikatu rezydencji

Z przepisów zawartych w art. 26 ust. 1i–1l PDOP oraz art. 41 ust. 9a–9d PDOF wynika, że jeżeli:

  • w przypadku certyfikatów rezydencji podatkowej wydanych na czas określony, obowiązuje on tylko w okresie potwierdzonym przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika,
  • miejsce siedziby podatnika (tzn. podmiotu zagranicznego) dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okres ważności, płatnik (tzn. podmiot polski) przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych 12 miesięcy od dnia jego wydania;
  • w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji. Nowy certyfikat rezydencji obowiązuje przez okres 12 miesięcy, o ile nie zawiera innego okresu ważności.

Okres dwunastu miesięcy liczony jest od dnia wydania certyfikatu.

Kopia certyfikatu rezydencji - ograniczony zakres

Od 2019 r. aby korzystać ze zwolnienia, wystarczy posiadać kopię certyfikatu rezydencji. Jednakże to uproszczenie można stosować wyłącznie do należności wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu, które nie przekraczają kwoty 10 000 zł w roku kalendarzowym i obejmuje przede wszystkim dochody z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania, przetwarzania danych i rekrutacji. Ponadto, kopia certyfikatu rezydencji nie mogą budzić uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.Posiadana kopia certyfikatu rezydencji musi być zgodna z jego oryginałem.

Certyfikat rezydencji - co zmieni tarcza 4.0?

Z przepisów, jakie przewiduje ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, zwana potocznie Tarczą 4.0, certyfikaty rezydencji o nieokreślonym okresie ważności, w przypadku gdy okres dwunastu miesięcy od daty ich wydania upłynie w czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, będą mogły być uwzględnione przez polskiego płatnika przez okres obowiązywania tych stanów i po ich odwołaniu przez okres 2 miesięcy licząc od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego/ stanu epidemii, w zależności, który z nich zostanie odwołany jako ostatni.

Ponadto, w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii, a także w okresie kolejnych 2 miesięcy po ich odwołaniu, miejsce zamieszkania i siedziby podatnika dla celów podatkowych można potwierdzać kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli informacje wynikające z jej kopii, nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym. 

W okresie trwania zagrożenia/stanu epidemiologicznego i po upływie 2 miesięcy po ich odwołaniu, warunek uzyskania certyfikaty może zostać spełniony także w przypadku, gdy:

  • płatnik posiada certyfikat obejmujący rok 2019 danego podatnika,
  • płatnik posiada oświadczenie podatnika, że dane wskazane w certyfikacie z 2019 r. są aktualne.   

Podsumowując, w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości uzyskania certyfikatu rezydencji w wersji papierowego oryginału dokumentu, może on wykorzystywać certyfikat w wersji elektronicznej. Organ podatkowy kraju podatnika ma obowiązek wydać certyfikat rezydencji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obydwie formy posiadają równorzędny status w świetle przepisów prawa.