Poradnik Przedsiębiorcy

Certyfikat rezydencji podatkowej - podstawowe informacje

Jak wynika z art. 4a pkt. 12 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz art. 5a pkt. 21 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) - certyfikat rezydencji podatkowej należy rozumieć zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika (os. prawna) lub o miejscu zamieszkania podatnika (os. fizyczna) dla celów podatkowych. Wydawany jest on przez właściwy organ administracji podatkowej państwa według miejsca siedziby/ zamieszkania podatnika. Celem certyfikatów jest przeciwdziałanie nadużyciom przepisów umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Według stanowiska fiskusa również e-certyfikat będzie podstawą do zastosowania tych postanowień. Wcześniej certyfikaty w formie elektronicznej były honorowane tylko wtedy gdy certyfikaty papierowe nie były wydawane przez organy innego państwa. 

Kiedy i kto wydaje certyfikat rezydencji podatkowej w Polsce?

Certyfikat dokumentuje stan przeszły lub teraźniejszy. Oznacza to, że nie może określać rezydencji podatkowej w dacie przyszłej.

Zgodnie z art. 306l Ordynacji podatkowej organ podatkowy (urząd skarbowy) na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie (certyfikat) o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ma on bowiem zastosowanie dla podmiotów zawierających transakcje z zagranicznymi kontrahentkami.

Podobnie też organy administracji podatkowej zagranicznego państwa wydają takie certyfikaty. 

Elektroniczny certyfikat rezydencji podatkowej

Polscy przedsiębiorcy nie muszą ubiegać się o pozyskanie certyfikatu w formie papierowej od zagranicznych kontrahentów. Szef Krajowej Administracji Skarbowej dnia 26 czerwca 2017 r. zmienił dotychczasowe stanowisko fiskusa o formie papierowej:

Jeżeli zatem zgodnie z prawem danego państwa, istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, obie formy są wydawane przez właściwy organ podatkowy danego państwa i mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa, to płatnik będzie upoważniony do uznania takiego certyfikatu rezydencji w którejkolwiek z tych form. Taki certyfikat rezydencji w formie elektronicznej będzie zatem podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że kopia zaświadczenia o rezydencji podatkowej np. pobrana ze strony internetowej kontrahenta nie stanowi certyfikatu rezydencji, o którym mowa w art. 26 ust. 1 ustawy o CIT, zatem w takim przypadku na płatniku spoczywa obowiązek poboru podatku dochodowego u źródła od dokonanych wypłat na rzecz nierezydenta.”

Jakie elementy powinien zawierać certyfikat rezydencji podatkowej?

Przepisy prawne nie zawierają dodatkowych postanowień odnoszących się do formy, którą powinien posiadać certyfikat rezydencji. Oznacza to, że za certyfikat rezydencji należy uznać każdy dokument, który spełnia kryteria określone w art. 4a pkt 12 ustawy CIT lub art.5a pkt 12, a zatem za certyfikat rozumie się dokument, który:

  • zawiera dane identyfikacyjne podmiotu (m.in. imię, nazwisko, nazwę, adres), datę wydania oraz ew. okres, w którym obwiązuje certyfikat,
  • zaświadcza o miejscu siedziby dla celów podatkowych podmiotu w danym państwie,
  • wydany jest przez właściwy organ administracji podatkowej w danym państwie.

Certyfikat rezydencji musi potwierdzać fakt rezydencji podatkowej w dacie uzyskania dochodu. Kwestie związane z datą obowiązywania certyfikatu rezydencji niezawierającego okresu ważności zostały uregulowane w art. 26 ust. 1i-1l ustawy CIT.

Zgodnie z art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej, dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Dokumentem urzędowym będzie zatem taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa przez powołany do tego organ.

Musi być oryginał, czy wystarczy kopia certyfikatu?

Od początku 2019 można posługiwać się zarówno oryginałem, jak i kopią certyfikatu rezydencji podatkowej w celu potwierdzenie siedziby kontrahenta dla celów podatkowych. Jednakże, aby kopia została uznana przez urząd, muszą być spełnione warunki:

  • pobór podatku u źródła musi dotyczyć usług realizowanych z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze,
  • kwota należności wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu nie może przekroczyć 10 tys. zł w danym roku kalendarzowym,
  • informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Jeżeli przynajmniej jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, zastosowanie znajduje tylko certyfikat w postaci oryginalnej.

Jak aktualizowany jest certyfikat rezydencji podatkowej?

Certyfikat rezydencji podatkowej zachowuje ważność tak długo, jak długo nie ulega zmianie potwierdzony w nim stan faktyczny. Organy podatkowe w ostatnich latach potwierdzają to stanowisko, czego najlepszym przykładem jest  interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 kwietnia 2010 r.:

W W aktualnym stanie prawnym na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brak jest unormowań definiujących okres ważności certyfikatu rezydencji. Zatem należy uznać, że certyfikat zachowuje ważność tak długo, jak długo stan faktyczny w nim zawarty nie ulega zmianie. Oczywiście zasada ta nie ma zastosowania w sytuacjach, w których treść certyfikatu określa termin jego ważności wskazując rok podatkowy, bądź też konkretnie wskazuje okres czasu na jaki certyfikat został wydany.

W jakim celu wydawany jest certyfikat rezydencji podatkowej ?

Zagraniczni podatnicy uzyskujący dochody z polskich źródeł w sytuacji, gdy posiadają certyfikat rezydencji podatkowej, mogą stosować ulgowe zasady opodatkowania wynikające z umów międzynarodowych. Posiadanie tego dokumentu jest wymogiem koniecznym, gdyż w przeciwnym razie podmiot taki co do zasady automatycznie traci możliwość skorzystania z preferencji podatkowych w tym zakresie.