Poradnik Przedsiębiorcy

Numer rejestracyjny na fakturze nie jest już obowiązkowy

Mimo tego, że przepisy w sprawie konieczności zamieszczania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach dotyczących zakupu paliwa do pojazdów związanych z działalnością gospodarczą zostały zmienione od 2013 roku, wielu przedsiębiorców wciąż ma co do tego wątpliwości. Sprawdź, czy numer rejestracyjny na fakturze jest obowiązkowy również w 2015 roku? 

Numer rejestracyjny na fakturze - zmiany od 2013 roku

Od stycznia 2013 roku, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, na fakturach dotyczących zakupu paliwa do pojazdu nie ma obowiązku podawania numeru rejestracyjnego. Przepisy regulujące tę kwestię zostały ujednolicone, ponieważ przeniesiono je również na grunt rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Od 11 maja 2013 roku wykreślono bowiem zapis dotyczący konieczności uwzględnienia nr rejestracyjnego na fakturach dotyczących zakupu paliwa do prywatnych pojazdów używanych w celach firmowych.

Należy jednak pamiętać, że nie oznacza to, że podatnik nie powinien posiadać faktur poświadczających dokonanie takiej transakcji. W przypadku używania prywatnych samochodów w celach związanych z prowadzeniem działalności, przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jest ona dokumentem wyznaczającym limit wydatków możliwych do ujęcia w kosztach firmowych. Pod ewidencję należy podpiąć faktury dokumentujące koszty związane z eksploatacją samochodu.

Dodatkowo, mimo iż na fakturach takich nie musi widnieć numer rejestracyjny, wciąż obwiązuje zasada rozróżnienia wydatków prywatnych od firmowych. Dlatego też w ewidencji przebiegu pojazdów mogą zostać uwzględnione jedynie te przejazdy przedsiębiorcy oraz faktury, które dotyczą wydatków poniesionych w celach firmowych.

Numer rejestracyjny na fakturze - odliczenie VAT

W przypadku pojazdów prywatnych użytkowanych również służbowo, rozliczając koszty eksploatacji na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, nie należy zapominać o rozliczeniu podatku VAT od tych zakupów. Pod tym względem brak numeru rejestracyjnego na fakturze dokumentującej zakup paliwa również nie ma wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT.

Od 1 lipca 2015 roku przysługuje odliczenie podatku VAT także od zakupu paliwa do pojazdów osobowych w użytku mieszanym. Jednak wysokość jego odliczenia zależy od sposobu wykorzystywania pojazdu w firmie przez podatnika:

  • jeżeli jest to samochód osobowy wykorzystywany jedynie w celach działalności gospodarczej, to przedsiębiorca może odliczać 100% podatku VAT nie tylko od paliwa, lecz także od innych wydatków związanych z eksploatacją auta, pod warunkiem, że zostaną spełnione następujące wymogi:

    • samochód zostanie zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26 maksymalnie w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku z nim związanego, od którego zostanie odliczone 100% VAT,

    • do samochodu będzie prowadzona dokładna ewidencja przebiegu pojazdu, uwzględniając stany licznika, aby możliwe było wykluczenie użytku prywatnego pojazdu;

  • jeżeli jest to samochód użytkowany i w działalności gospodarczej, i prywatnie, to przysługuje 50% odliczenia VAT bez dodatkowych obowiązków.

Przedsiębiorcy nie powinni mieć więc wątpliwości - numer rejestracyjny na fakturze dotyczącej zakupu paliwa nie jest konieczny. Przedsiębiorca nie powinien obawiać się, że w przypadku kontroli podatkowej wydatki związane z pojazdem zostaną zakwestionowane z tego powodu.