Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy kilometrówka dla celów podatku dochodowego nie jest potrzebna?

W 2019 roku ustawodawca wprowadził wiele zmian na gruncie podatku dochodowego – należą do nich m.in. zmiany w rozliczeniu samochodów. Istotną zmianą w tym temacie jest zwolnienie przedsiębiorców z obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego oraz wprowadzenie limitów dotyczących ujmowania kosztów związanych z pojazdami osobowymi, wykorzystywanymi w ramach prowadzonej działalności. Przeczytaj artykuł i sprawdź, w jakich przypadkach wciąż wymagana jest kilometrówka i kto jest zobowiązany do jej prowadzenia!

Kilometrówka dla przedsiębiorcy – co zmieniło się w 2019 roku?

Do końca 2018 roku przedsiębiorcy zobowiązani byli do prowadzenia kilometrówki PIT dla prywatnych samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności. Jej prowadzenie było konieczne w celu ustalenia limitu kosztów, jakie mogą być ujęte w KPiR. Limit wyliczało się poprzez przemnożenie sumy przejechanych do celów firmowych kilometrów przez ustawowe stawki. Jeśli suma poniesionych wydatków była wyższa, to do KPiR ujmowana była kwota wynikająca z limitu, a nadwyżka kosztów przechodziła na kolejny okres.

Od 2019 roku zgodnie z ustawą o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, nastąpiła zmiana punktu 46 i tym samym likwidacja obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu podatnicy mogą ujmować w KPiR 20% wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu prywatnego wykorzystywanego do celów firmowych.

Zniesienie obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT odnosi się także do pojazdów użytkowanych na podstawie umowy najmu, użyczenia lub dzierżawy (inne niż leasing), w stosunku do których, koszty związane z eksploatacją podlegają limitowi 75%.

Kilometrówka dla pracownika – jaką kwotę ująć w kosztach uzyskania przychodu?

Obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT wciąż leży po stronie pracownika wykorzystującego swój prywatny pojazd w firmie pracodawcy, jeżeli chce on ubiegać się o zwrot kosztów za wydatki poniesione na jego eksploatację.

Zgodnie z art. 23 ust. 36 ustawy o PIT pracodawca nie ma możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

  1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W związku z powyższym, w kosztach uzyskania przychodu pracodawca może ująć tylko kwotę, którą wypłacił pracownikowi na podstawie prowadzonej przez pracownika kilometrówki PIT. Wypłacenie wyższej kwoty powodowałoby brak możliwości ujęcia „nadpłaconej” kwoty w kosztach podatkowych.

Limit wskazany w akcie prawnym wyliczany jest poprzez pomnożenie przejechanych kilometrów przez stawki ustalone odgórnie w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, które w 2019 roku wynoszą:

  • dla samochodu osobowego

  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,

  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

  • dla motocykla – 0,2302 zł,

  • dla motoroweru – 0,1382 zł.

Przykład 1.

Pracownik wykorzystuje prywatny samochód osobowy o pojemności silnika poniżej 900cm3 do celów służbowych. W styczniu 2019 roku pracownik ten prowadził kilometrówkę, z której wynikało, że przejechał 120 km w celach podróży służbowej. W jakiej wysokości pracownik otrzyma zwrot pieniędzy za przejechane kilometry?

Zgodnie z odgórnie ustaloną przez MF stawką dla samochodów osobowych o pojemności do 900cm3 wynika, że pracownik otrzyma 62,57 zł – tj.120 (km) x 0,5214 (zł) = 62,57 (zł).

Warto zaznaczyć, że rozliczenie wydatków na podstawie kilometrówki PIT możliwe jest bez względu na formę opodatkowania działalności pracodawcy. Oznacza to, że pracodawca rozliczający się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, mimo że nie ujmuje kosztów związanych z opłaceniem wydatków poniesionych na prywatny samochód pracownika wykorzystywanego w firmie, to i tak pracownik ma możliwość uzyskania zwrotu za poniesione koszty.

Kilometrówka a obowiązek jej prowadzenia dla celów VAT

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, ma obowiązek prowadzenia kilometrówki VAT w sytuacji, gdy decyduje się na odliczenie 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem o masie mniejszej niż 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2. Wówczas oprócz prowadzenia kilometrówki dla celów VAT, należy dodatkowo spełnić poniższe warunki:

  • pojazd powinien być użytkowany tylko w prowadzonej działalności do czynności opodatkowanych,

  • pojazd powinien zostać zgłoszony do urzędu za pomocą formularza VAT-26 (w terminie 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany ze zgłoszonym pojazdem),

  • stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie.

Odliczenie 100% VAT wiąże się również z ujęciem 100% wartości wydatków w kosztach uzyskania przychodu, jeżeli pojazd ten wykorzystywany jest tylko w działalności (wykluczenie użytku prywatnego).

Jeżeli samochód będący środkiem trwałym lub użytkowany na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy (lub innej umowy o podobnym charakterze), nie spełnia wyżej wymienionych warunków, podatnik może odliczyć 50% podatku VAT, a w kosztach uzyskania przychodu ująć 75% wartości wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Jeżeli chodzi o prywatny samochód wykorzystywany do celów mieszanych (prywatnie i w działalności), podatnik odliczy 50% wartości VAT oraz ujmie 20% wartości wydatków w KPiR.

Kilometrówka – kto i kiedy musi ją prowadzić?

W poniższej tabeli obrazujemy kto i kiedy ma obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów VAT i PIT.

Osoba

Kilometrówka dla celów podatku dochodowego (PIT)

Kilometrówka dla celów podatku od towarów i usług (VAT)

Przedsiębiorca

Brak obowiązku jej prowadzenia (obowiązywała do końca 2018 roku w przypadku wykorzystywania pojazdów prywatnych w działalności).

Obowiązek jej prowadzenia mają przedsiębiorcy, którzy chcą odliczać 100% wartości podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności o masie poniżej 3,5 tony bez VAT-1 i VAT-2.

Pracownik

Kilometrówka ta jest obowiązkowa dla pracowników wykorzystujących prywatny pojazd w firmie, ubiegających się o zwrot kosztów jego użytkowania dla celów firmowych (w firmie pracodawcy).

Pracownicy nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT (w związku z wykorzystywaniem swojego pojazdu prywatnego).

Kilometrówka w wfirma.pl

Podatnicy prowadzący swoją ksiegowość samodzielnie w systemie wfirma.pl mają możliwość sporządzania kilometrówki z poziomu programu. W pierwszej kolejności należy wprowadzić pojazd do systemu, o czym więcej w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

Po wprowadzeniu samochodu należy dodać wpis przejechanych tras w zakładce: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS. Następnie należy uzupełnić dane, takie jak:

  • pojazd (wybierając z listy),

  • imię i nazwisko kierowcy,

  • data przejazdu,

  • cel wyjazdu,

  • trasa (możliwe jest wprowadzenie zdefiniowanej trasy poprzez funkcję DODAJ DEFINICJĘ TRASY, dzięki czemu w kolejnych wpisach nie ma konieczności wprowadzania po raz kolejny definicji trasy – po dodaniu wystarczy wybrać ją z listy),

  • dystans.

Kilometrówka w wfirma.pl

Na koniec miesiąca należy uzupełnić stan licznika pojazdu, przechodząc do zakładki: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA, następnie w polu ZDARZENIE należy wybrać KONIEC MIESIĄCA.

Kilometrówka - dodawanie stanu licznika

Kilometrówkę można również wydrukować, przechodząc do zakładki KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DRUKUJ » EWIDENCJĘ (VAT). W oknie generowania wydruku należy wskazać okres: miesiąc bądź kwartał oraz pojazd, którego dotyczy ewidencja.

Kilometrówka - drukowanie w systemie