Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencja przebiegu pojazdów - odliczenie VAT od samochodów osobowych

Od 1 lipca 2015 r. zmieniły się zasady odliczania podatku VAT od zakupu paliwa do samochodów osobowych. Zmiana ta ma duże znaczenie również dla przedsiębiorców, którzy w prowadzonej działalności wykorzystują prywatny samochód i wydatki z nim związane rozliczają poprzez ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówkę). Bowiem od tej daty podatnik będzie miał możliwość odliczania podatku VAT od zakupu paliwa do samochodu osobowego.

Odliczenie VAT od samochodów osobowych od 2015 r. - krótka ściąga

Rozliczanie podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz na paliwo do auta nie wzbudza wątpliwości tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z samochodem ciężarowym o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony.

Inne przypadki wymagają niestety większej uwagi - samochody o niższej masie całkowitej w świetle podatku VAT są bowiem dzielone na trzy grupy. Dla każdej z nich stosowane są nieco odmienne zasady odliczania podatku VAT.

Grupa I - Samochody ze 100% odliczeniem VAT bez dodatkowych formalności

Pierwsza grupa dotyczy samochodów, dla których - podobnie jak dla ciężarówek - przedsiębiorca ma prawo dokonać pełnego odliczenia podatku VAT. Przy czym nie musi udowadniać, że auto wykorzystywane jest wyłącznie w działalności. Można tu wymienić m.in. pojazdy typu van, specjalne czy motorowery.

Co ważne, w większości przypadków konieczne jest posiadanie dodatkowego oświadczenia wydanego przez okręgową stację kontroli pojazdów oraz wpisu do dowodu rejestracyjnego. Ustawodawca wskazuje, że w przypadku takich pojazdów ich wykorzystanie dla celów prywatnych jest niemożliwe albo nieistotne.

Grupa II - Samochody ze 100% odliczeniem VAT przy wykorzystaniu kilometrówki dla VAT

Druga grupa pojazdów to takie, od których także można odliczać 100% podatku VAT, ale po spełnieniu dodatkowych warunków. Przede wszystkim konieczne jest udowodnienie, że samochód jest wykorzystywany tylko i wyłącznie do celów firmowych, bez możliwości użycia go do celów prywatnych. Do tego służy specjalna ewidencja przebiegu pojazdów (tzw. kilometrówka) dla celów VAT.

Jednak przed rozpoczęciem prowadzenia kilometrówki dla celów VAT, a w konsekwencji odliczania pełnej wartości podatku naliczonego, podatnik musi pamiętać o bardzo ważnej rzeczy. Otóż w pierwszej kolejności należy dokonać zgłoszenia samochodu do urzędu skarbowego. W tym celu konieczne jest złożenie formularza VAT-26.

Ważne!

Ewidencja przebiegu pojazdów dla celów VAT oraz ewidencja przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego nie są tym samym. Jeśli jednak przedsiębiorca w swojej działalności wykorzystuje zarówno jeden, jak i drugi rodzaj kilometrówki, może połączyć je obie i prowadzić w formie jednej ewidencji.

Grupa III - Samochody z 50% odliczeniem VAT wykorzystywane do użytku mieszanego

Trzecia grupa pojazdów to te, które wykorzystywane są zarówno dla celów prywatnych, jak i służbowych lub wykorzystywane są wyłącznie dla celów firmowych, ale bez zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Od pojazdów należących do tej grupy możliwe jest odliczenie 50% podatku VAT, bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym.

Wielu przedsiębiorców może zmylić fakt, iż wcześniej nie było możliwe odliczanie VAT od wydatków na zakup paliwa. Jednak obecnie zarówno od wydatków eksploatacyjnych, jak i wydatków na zakup paliwa do takiego pojazdu możliwe jest odliczenie 50% VAT.

Ważne!

Od 1 lipca 2015 r. przedsiębiorcy wykorzystujący samochód w celach prywatnych i firmowych mogą odliczyć 50% podatku VAT naliczonego od zakupu paliwa.

Nie taka kilometrówka straszna jak ją malują...

Jak widać odliczenie podatku VAT od samochodów wykorzystywanych w działalności wcale nie jest takie skomplikowane. Być może gra jest warta świeczki, bowiem ewidencja przebiegu pojazdów dla odliczenia VAT w wielu przypadkach jest bardzo opłacalna dla przedsiębiorcy. Szczególnie jeśli ponosi on dużo wydatków na samochód. Użytkowników księgowości internetowej nie powinna odstraszać także liczba formalności.

Ewidencja przebiegu pojazdów - odliczenie VAT od samochodów osobowych w 2015 r. w systemie wfirma.pl

Aby dobrze zobrazować zasadę funkcjowania kilometrówki dla celów VAT w systemie wfirma, najlepiej będzie posłużyć się przykładem. Poznajmy zatem przedsiębiorcę, który na podstawie faktury nabył do swojej firmy samochód osobowy o masie całkowitej poniżej 3,5 tony. Pojazd ten będzie środkiem trwałym i przedsiębiorca planuje wykorzystywać go wyłącznie w celach firmowych.

Księgowanie zakupu samochodu

Pierwszym krokiem będzie wprowadzenie samochodu do systemu - do tego służy zakładka Wydatki >> Dodaj wydatek >> Faktura VAT >> Rodzaj wydatku: Zakup samochodu osobowego. Po wprowadzeniu niezbędnych danych i wybraniu opcji “Zapisz” pojawi się tabelka, w której należy wybrać formę rozliczania podatku VAT od samochodu.

Przedsiębiorca decydujący się na pełne odliczenie podatku VAT, wybiera opcję pierwszą - Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Druga opcja - Pojazd wykorzystywany w działalności gospodarczej i prywatnie - odnosi się do trzeciej grupy opisanej w powyższym podrozdziale.

Po decyzji o pełnym odliczeniu VAT i wybraniu tej właśnie opcji na ekranie komputera przedsiębiorcy pojawi się pole przeznaczone do wpisania stanu licznika samochodu.

Jest to niezbędne, gdyż zgodnie z przepisami kilometrówka dla celów VAT powinna posiadać zapisy dotyczące stanu licznika na dzień rozpoczęcia jej prowadzenia, na zakończenie każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zgłoszenie pojazdu na druku VAT-26

W systemie przedsiębiorca może wygenerować informację VAT-26, za pomocą której powinien zgłosić samochód do urzędu skarbowego. W tym celu trzeba przejść do zakładki Biuro >> Deklaracje >> Podatek VAT >> Dodaj deklarację >> Deklaracja VAT 26.

Wprowadzanie wydatków związanych z eksploatacją samochodu

Wstępne formalności zostały tym samym dokonane. Teraz konieczne będzie bieżące ewidencjonowanie wydatków oraz tras przejechanych samochodem służbowym. Wydatki przedsiębiorca wprowadza do systemu poprzez zakładkę Wydatki >> Dodaj wydatek >> Faktura VAT/Faktura (bez VAT) >> Rodzaj wydatku: Zakup paliwa do pojazdu lub Inne wydatki związane z bieżącym użytkowaniem pojazdu. W polu Pojazd użytkownik wybiera właściwy numer rejestracyjny samochodu - dzięki temu system dokonuje odpowiedniego odliczenia, księgując podatek VAT w pełnej kwocie do rejestru zakupu VAT, a wartość netto - do KPiR.

Wprowadzenie przejazdów firmowych

Natomiast w zakładce Wydatki >> Kilometrówka >> Dodaj wpis przedsiębiorca wpisuje wszystkie przejechane samochodem trasy. Pojawia się wtedy okno, w którym konieczne jest uzupełnienie niezbędnych elementów - wybór pojazdu, wpisanie imienia i nazwiska kierowcy, daty, opisu trasy i długości trasy w kilometrach.

Jeśli jakaś trasa powtarza się częściej, można ją zdefiniować i zapisać - zarówno podczas dodawania wpisu, jak i osobno, poprzez Wydatki >> Kilometrówka >> Definicje tras >> Dodaj trasę, wpisując dystans oraz jej przebieg.

Na zakończenie miesiąca przedsiębiorca musi pamiętać o wprowadzeniu stanu licznika - Wydatki >> Kilometrówka >> Stany liczników >> Dodaj stan licznika, jako rodzaj zdarzenia wybierając Koniec okresu rozliczeniowego VAT.

Wydrukowanie ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT jest ostatnią formalnością, którą powinien dopełnić przedsiębiorca. W systemie można to zrobić w zakładce Wydatki >> Kilometrówka >> Drukuj ewidencję (VAT), wybierając okres oraz pojazd, dla którego ma zostać wygenerowana kilometrówka.

Jak widać, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku VAT w systemie wfirma.pl nie jest wcale problematyczne. Po dopełnieniu pierwotnych formalności przedsiębiorca powinien pamiętać wyłącznie o odpowiednim schemacie wydatków i wprowadzeniu przejechanych tras. Resztę system wykona za niego.