Otrzymanie faktury dokumentującej zakup ma istotne znaczenie, jeżeli chodzi o możliwość odliczenia podatku naliczonego. Problem z ustaleniem daty nie występuje w przypadku faktur w wersji papierowej. Natomiast inaczej będzie w przypadkach otrzymywania faktur elektronicznych, gdzie takie wątpliwości mogą się pojawić. Sprawdź, jak data otrzymania e-faktury wpływa na ustalenie prawa do odliczenia VAT!
Faktura elektroniczna
Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć w ustawie o VAT jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę elektroniczną wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).
Faktura elektroniczna (zwana potocznie również e-fakturą) ma zatem taki sam walor prawny jak faktura wystawiona w tradycyjnej wersji papierowej. Otrzymanie faktury elektronicznej wywołuje zatem analogiczne skutki jak otrzymanie faktury tradycyjnej.
W przypadku obu typów faktury obowiązują także te same reguły mające na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność jej pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, lub wystawcy faktury.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Data otrzymania e-faktury a ustalenie prawa do odliczenia VAT
Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Z prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnik może skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:
- powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług;
- doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług;
- podatnik posiada faktury dokumentujące te transakcje.
Wobec tego odliczenie podatku naliczonego z otrzymanych faktur nie może nastąpić wcześniej niż w dacie otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej nabycie towaru lub usługi.
Przywołane powyżej regulacje nie zawierają zastrzeżenia, że dotyczą wyłącznie faktur otrzymywanych przez podatników w formie papierowej, zatem trzeba przyjąć, że zasady ogólne należy stosować również do faktur otrzymywanych przez podatników w formie elektronicznej.
W konsekwencji ustalenie daty otrzymania faktury jest bardzo istotne z perspektywy prawidłowego odliczenia podatku VAT we właściwym okresie rozliczeniowym.
W przypadku faktur papierowych, za datę otrzymania faktury uznaje się co do zasady datę fizycznego wpływu faktury do firmy danego podatnika, potwierdzoną zazwyczaj umieszczeniem na fakturze stempla wskazującego datę jej otrzymania.
Problematyczne jest natomiast ustalenie daty otrzymania e-faktury, ponieważ data odczytania wiadomości elektronicznej z załączoną fakturą może być inna niż data jej wysłania przez sprzedawcę.
Zgodnie jednak z ugruntowanym stanowiskiem organów podatkowych w przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w postaci załączników do wiadomości e-mail datą otrzymania jest dzień wpływu wiadomości na skrzynkę odbiorcy, tj. pierwszy możliwy termin, w którym nabywca mógł zapoznać się z treścią faktury.
Data wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 21 listopada 2018 roku (nr 0112-KDIL1-3.4012.610.2018.2.KS), należy zgodzić się ze stanowiskiem, że w przypadku faktur otrzymywanych w wersji papierowej, za datę ich otrzymania uznaje się co do zasady datę ich fizycznego wpływu do danego podatnika.
Natomiast w przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną data wpływu danej wiadomości na adres poczty elektronicznej podatnika wraz z załączoną do niej fakturą VAT jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez podatnika.
Z kolei w piśmie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 maja 2013 roku (IPPP2/443-157/13-3/JW) czytamy, że prawidłowe jest stwierdzenie podatnika, że e-fakturę uznaje się za doręczoną z chwilą, gdy plik e-faktury doręczony został do środka komunikacji elektronicznej odbiorcy w taki sposób, że odbiorca mógł zapoznać się z jego treścią. W praktyce momentem doręczenia będzie moment, gdy plik z danymi e-faktury spocznie na serwerze w taki sposób, że wyłącznie od decyzji odbiorcy zależy, czy i kiedy zapozna się z e-fakturą.
W świetle powyższego należy przyjąć, że dla ustalenia daty otrzymania faktury elektronicznej nie mają znaczenia takie okoliczności jak dzień odczytania wiadomości, dzień zapisania pliku w pamięci komputera czy też dzień wydrukowania faktury w wersji papierowej.
Przykład 1.
Sprzedawca 29 kwietnia przesłał do nabywcy e-fakturę w wersji PDF stanowiącą załącznik do wiadomości e-mail. Kupujący odczytał wiadomość 5 maja, natomiast wydrukował ją 6 maja. W tych okolicznościach za datę otrzymania e-faktury należy przyjąć 29 kwietnia. To oznacza, że ewentualne odliczenie podatku naliczonego nastąpi w okresie rozliczeniowym za kwiecień.
Suma powyższych argumentów prowadzi zatem do wniosku, że terminem otrzymania e-faktury jest data otrzymania wiadomości elektronicznej.
Przypomnijmy, że na mocy art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców bądź usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.
W ramach owej kontroli biznesowej podatnik ma obowiązek bieżącej weryfikacji przychodzącej korespondencji – zarówno w wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej.
To na podatniku spoczywa zatem obowiązek sprawdzania stanu skrzynki odbiorczej. Niezależnie zatem od danych okoliczności faktycznych nie stanowi usprawiedliwienia późniejsze odczytanie wiadomości elektronicznej.
Chociaż przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii ustalenia momentu otrzymania faktur elektronicznych, to zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem takim momentem jest dzień, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał e-mail z załączonym plikiem zawierającym e-fakturę.
