Poradnik Przedsiębiorcy

Do czego przydaje się exit interview?

Kiedy zatrudniasz nowego pracownika, konieczność przeprowadzenia wstępnej rozmowy kwalifikacyjnej wydaje się być oczywista. Czy zastanawiałeś się nad tym, że rozmowa na zakończenie współpracy może także okazać się czymś bardzo pomocnym? Obecnie w Polsce niewielu szefów korzysta z mechanizmu nazywanego exit interview - niesłusznie. Choć może ci się wydawać, że rozmowa z odchodzącym pracownikiem jest bezcelowa, pozwól przekonać się, że niekoniecznie tak jest.

Czym jest exit interview?

Rozmowa na wyjście, czyli z angielskiego exit interview, to zdobywające coraz większą popularność narzędzie zarządzania personelem. Specyficzny wywiad przeprowadzany jest z pracownikami, którzy decydują się na odejście z firmy. Rzadziej zdarza się, aby rozmowa tego typu była nawiązywana z pracownikiem zwalnianym decyzją szefów. W takim przypadku częściej stawia się na rozmowę informacyjną z elementami wsparcia. Natomiast istnieją sytuacje, w której mimo wszystko pracownika zaprasza się do exit interview.

Co można zbadać za pomocą exit interview? Wiele rzeczy – od satysfakcji z wynagrodzenia i pracy, poprzez ocenę stosunków w zespole, aż po opinię na temat kierownictwa firmy. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób taki wywiad zostanie skonstruowany.

Exit interview – cel

Odejście z firmy dobrego, wykwalifikowanego pracownika z doświadczeniem to najczęściej spora strata dla przedsiębiorstwa. Konieczność ponownego uzupełnienia kadry to duża inwestycja – począwszy od przeprowadzenia rekrutacji, przez wprowadzenie nowego pracownika, aż po ewentualne kursy doszkalające. Jeśli taka sytuacja zacznie się powtarzać, kondycja firmy może ulec znacznemu pogorszeniu.

Zatem żeby nie dopuścić do powstania rotacji w firmie, warto już w przypadku pierwszego zwalniającego się pracownika zastosować exit interview. Cel takiego wywiadu jest dość złożony, ale główne założenie to uzyskanie informacji, dlaczego pracownik zdecydował się na odejście. Jakie mogą być dodatkowe, poboczne cele? Do najczęstszych należą:

  • zatrzymanie pracownika dzięki zniwelowaniu problemów,
  • uzyskanie wiedzy eksperckiej od odchodzącego pracownika,
  • zdobycie realnej informacji zwrotnej na temat firmy, zespołu i kierownictwa,
  • poprawa wizerunku firmy w oczach pracownika,
  • wzbudzenie w pracowniku poczucia, że jego zdanie jest istotne.

Plusem exit interview jest fakt, że wszystkie wskazane cele mocno się ze sobą przeplatają. Tym samym jedno narzędzie może przynieść odpowiedź na większość z nich, nie wymagając dużego rozbudowania. Jakie są zasady wykorzystania metody rozmowy na wyjście?

Exit interview – zasady

Podstawowym założeniem exit interview jest przeprowadzenie go z pracownikiem, który sam zdecydował się na odejście z firmy. Przede wszystkim przedsiębiorca ma szansę sprawdzić, co nie zagrało tak, jak powinno. Ponadto z założenia pracownik odchodzący z własnej woli jest w lepszej kondycji psychicznej, niż pracownik zwalniany.

Mimo to niektóre firmy decydują się na przeprowadzanie exit interview także wtedy, kiedy decyzję o zwolnieniu podjął zarząd, a nie pracownik. Nie jest to rozwiązanie zabronione, natomiast w takiej sytuacji należy zadbać przede wszystkim o zaopiekowanie się pracownikiem, o zapewnienie mu czasu na poradzenie sobie z negatywnymi emocjami, które mogą wystąpić. Dopiero potem warto zwrócić się z prośbą o ocenę zwrotną przedsiębiorstwa. W ten sposób firma nie dopuszcza do sytuacji, w której rozgoryczenie czy żal rzutują na informacje od pracownika.

Bez względu na to, czy exit interview przeprowadzany jest z pracownikiem odchodzącym, czy zwalnianym, najlepiej, aby jego realizacji podjął się pracownik o mniej więcej równym stanowisku w firmie. Idealnie do takich działań nadają się pracownicy z działu HR. Natomiast nie najlepszym pomysłem jest angażowanie do tego zadania przełożonego. Rozmowa z przełożonym zazwyczaj wiąże się z pewnym niepokojem, nawet jeśli pracownik odchodzi z pracy – wtedy może obawiać się np. o referencje. Zaangażowanie działu HR jest szczególnie zasadne w większych firmach – mniejsze, z np. jednym kierownikiem i automatycznie nieco bardziej zażyłymi stosunkami mogą mimo wszystko zdecydować się na rozmowę przełożony-pracownik.

W każdej sytuacji należy zapewnić pracownika, że exit interview jest nieobligatoryjny. Oznacza to, że niezmiernie przyda się przedsiębiorstwu, ale zaangażowanie się nie jest obowiązkiem odchodzącego. Co więcej, należy podkreślić, że rozmowa na wyjście może zostać przerwana przez pracownika w każdej chwili, i to bez wyjaśniania motywów. Czasem firmy decydują się także na zapewnienie anonimowości.

Anonimowość w exit interview można zagwarantować poprzez przeprowadzenie wywiadu metodą ankiety online. Rozwiązanie to jest wygodne, bezpieczne i stwarza pewien dystans dla pracownika, dzięki czemu ocena jest zazwyczaj bardziej obiektywna. Alternatywą jest oczywiście rozmowa twarzą w twarz. W obu przypadkach najlepiej jest przeprowadzić wywiad na sam koniec pracy – tak aby pracownik nie obawiał się, że ewentualne negatywne opinie wpłyną źle na jego ostatnie dni w firmie.

Exit interview a inside interview

Exit interview to z pewnością ciekawe narzędzie, ale w firmach z niewielką liczbą pracowników i małą ich rotacją może nie okazać się do końca efektywny. Dlatego specjaliści od zarządzania personelem wskazują czasem na alternatywę dla niego – tzw. inside interview. Chociaż wydaje się, że skoro rotacji brak, to nie ma konieczności przeprowadzania rozmów, nie jest to do końca prawda. Świat nie jest czarno-biały, nie ma tez idealnych firm – nawet w najlepszym miejscu pracy można coś jeszcze ulepszyć.

Inside interview to rodzaj wywiadu - pracownicy przekazują informacje zwrotne na temat firmy, w której pracują. Odnoszą się do niego analogiczne zasady jak do exit interview, przy czym w jego przypadku zasady anonimowości są jeszcze bardziej istotne. Skoro wyrażania negatywnej opinii o przedsiębiorstwie mogą obawiać się pracownicy odchodzący, to jeszcze większą niepewność mogą odczuwać ci, którzy chcą w niej zostać.

Exit interview to ciekawe, choć obecnie niezbyt popularne narządzenie do ulepszania pracy w firmie. Warto z niego skorzystać, ponieważ nie wymaga dużego nakładu pracy, a może być cennym źródłem informacji zwrotnych na temat przedsiębiorstwa.