Poradnik Przedsiębiorcy

Dowód wewnętrzny jako dokument księgowy w KPiR

Czy dowód wewnętrzny może stanowić podstawę ujęcia kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? Jeżeli tak, to jakie dane powinien zawierać?

Dowód wewnętrzny a dokumentowanie kosztów

Zgodnie z przepisami aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, powinien on być przede wszystkim poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zdobycia albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto konieczne jest odpowiednie udokumentowanie takiego wydatku – w Polsce podstawowym dokumentem księgowym od dawna pozostaje faktura. Zasady wystawiania, przesyłania, przechowywania czy korygowania faktur są ściśle określone i zostały wymienione w Ustawie o podatku od towarów i usług.

Dowód wewnętrzny podstawą ewidencji kosztów

Jeśli jednak zgłębić nieco inne przepisy – mianowicie Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r. okazuje się, że zdarzają się sytuacje, dla których nie jest konieczny zewnętrzny dokument sprzedaży.

Par. 14 ust. 2 rozporządzenia stwierdza, że za pośrednictwem dowodów wewnętrznych można dokumentować:

  • zakup, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
  • zakup od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0),
  • wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
  • zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
  • koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
  • zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
  • wydatki związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
  • opłaty sądowe i notarialne,
  • opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
  • wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Warto zwrócić uwagę, że dowód wewnętrzny, mimo że generowany przez podatnika dla samego siebie, nie może być wystawiany w sposób dowolny. Zgodnie z ust. 1 muszą się bowiem na nim znaleźć:

  • data,
  • podpisy osób, które dokonały wydatków,
  • przy zakupie towaru - nazwa, ilość, cena jednostkowa i wartość,
  • w innych przypadkach - rodzaj wydatku i wysokość kosztu.

Ponadto jeśli dowód wewnętrzny stanowi dokument do rozliczenia podróży służbowej, należy zwrócić uwagę na ust. 3 – zgodnie z nim taki dokument musi zawierać:

  • imię i nazwisko,
  • cel podróży,
  • nazwę miejscowości docelowej,
  • liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (z uwzględnieniem daty i godziny wyjazdu oraz powrotu),
  • stawkę i wartość przysługujących diet.

Podsumowując, dowód wewnętrzny stanowi alternatywę dla faktur, jednak wyłącznie w sytuacjach określonych w rozporządzeniu. Nie można zatem wykorzystać takiego dokumentu przy dowolnym wydatku, który zgodnie z przepisami powinien jednak zostać udokumentowany fakturą.