Poradnik Przedsiębiorcy

Firma w domu - jakich formalności trzeba dopełnić?

Firma w domu jest atrakcyjnym rozwiązaniem, które polega przede wszystkim na możliwości wliczenia w koszty działalności wydatków eksploatacyjnych. By jednak było to możliwe, konieczne jest dopełnienie obowiązków rejestracyjnych poprzez wskazanie mieszkania czy domu jako siedziby działalności gospodarczej w formularzu CEIDG-1.

Zgłoszenie siedziby w CEIDG a działalność prowadzona we własnym meiszkaniu

Mimo że zgłoszeniu mieszkania, domu lub jego wyodrębnionej części jako siedziby firmy nie towarzyszy obowiązek wykazania tytułu prawnego zajmowania danego lokalu, to dokument taki jest niezbędny. Tytułem tym może być własność, najem, a w przypadku, gdy firma jest prowadzona w domu np. rodziców lub współmałżonka - umowa użyczenia, która co do zasady nie musi być sporządzona na piśmie, jednak dla przejrzystości podatkowej powinna przyjąć formę pisemną. Co ważne, jeśli przedsiębiorca prowadzi firmę w domu czy mieszkaniu, którego jest najemcą, ma obowiązek uzyskania zgody wynajmującego na prowadzenie działalności w jego lokalu. 

Firma w domu a obowiązek zapłaty wyższego podatku od nieruchomości

Uwaga!

Jeśli działalność nie jest prowadzona w całym domu lub mieszkaniu, podatnik powinien ustalić, jaka część metrażu jest przeznaczona na prowadzenie firmy oraz zgłosić ten fakt do urzędu miasta lub gminy, ponieważ prowadzona firma w domu może oznaczać wyższy podatek od nieruchomości.

Istotne znaczenie w kwestii podatku od nieruchomości ma charakter działalności firmy prowadzonej w domu i związany z nim stopień przystosowania mieszkania. Nietrudno bowiem zauważyć, że stopień ten będzie zupełnie różny dla na przykład programisty i dentysty. W pierwszym przypadku do prowadzenia firmy niezbędny będzie komputer, biurko i krzesło, a nic nie stoi na przeszkodzie, by znajdowało się tam również łóżko i inne przedmioty przeznaczone do prywatnego użytku. Natomiast przystosowanie mieszkania czy wyodrębnionego w nim pomieszczenia do warunków wymaganych dla gabinetów dentystycznych będzie wymagało wyłączenia danego pomieszczenia od użytku prywatnego i dokonania w nim gruntownego remontu, nie zapominając o zakupie i montażu specjalistycznego sprzętu.

Z powyższego wynika więc, że prowadzona firma w domu może spowodować zmianę przeznaczenia lokalu i zmianę sposobu użytkowania lokalu. Oceniając stan faktyczny, organ podatkowy będzie kierował się przepisem art. 71 ust. 1 ustawy prawo budowlane, zgodnie z którym zmiana przeznaczenia lokalu mieszkalnego lub jego części jest rozumiana jako podjęcie albo zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego lub pracy, warunki zdrowotne, higieniczno-sanitarne lub ochrony środowiska, bądź wielkość lub układ obciążeń.

Jeżeli więc prowadzenie firmy w domu nakłada na przedsiębiorcę obowiązek specjalnego przystosowania mieszkania czy wyodrębnionego pomieszczenia w taki sposób, że pokój dotąd przeznaczony do celów bytowych zostanie całkowicie wyłączony z użytku prywatnego, tak, że będzie spełniać wskazane wyżej warunki, wówczas dla tak wyodrębnionej części zostanie ustalona wyższa stawka podatku od nieruchomości. Należy przy tym zaznaczyć, że ustawa wskazuje górną stawkę tego podatku, a gmina samodzielnie ją ustala, co oznacza, że zgłoszenie firmy nie zawsze spowoduje ustalenie tej stawki w górnej granicy.

Uwaga!

Przeznaczenie nieruchomości ustala miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego uchwalany przez właściwą gminę. Zgodnie z nim dany lokal może pełnić funkcje mieszkalne, użytkowe lub tylko jedną z nich. Stąd zgłoszenie zmiany przeznaczenia lokalu musi zawierać:

  • określenie modyfikacji, jakich właściciel nieruchomości zamierza dokonać,

  • opis i rysunek obiektu z ujęciem jego położenia względem innych budynków,

  • opis techniczny nieruchomości,

  • oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
  • zaświadczenie wydane przez właściwego miejscowo wójta, burmistrza lub prezydenta miasta o zgodności planowanej zmiany użytkowania lokalu mieszkalnego z założeniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,

  • ekspertyza techniczna wykonana przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane,

  • w razie konieczności dodatkowe dokumenty, w tym pozwolenia, uzgodnienia, opinie, wymagane odrębnymi przepisami.

Należy tego dokonać przed przystąpieniem do remontu!

Także w sytuacji, gdy prowadzenie firmy w domu, np. poprzez wyodrębnienie i przystosowanie pomieszczenia do prowadzenia w nim biura firmy, nie powoduje zmiany przeznaczenia, a jedynie zmianę sposobu użytkowania lokalu, należy dopełnić wszelkich obowiązków dotyczących zgłoszenia tego faktu w gminie w celu ustalenia wysokości podatku od nieruchomości.

Należy wskazać także sytuację, w której charakter firmy prowadzonej w domu nie powoduje zmiany przeznaczenia lokalu. Zdarza się, że organy podatkowe wymagają wyodrębnienia powierzchni, na której w danym pomieszczeniu usytuowane jest biurko i inne meble czy sprzęt, czyli powierzchni przeznaczonej do prowadzenia działalności. Dotyczy to także sytuacji, gdy firma prowadzona jest w domu rodziców czy współmałżonka. Dlatego należy być przygotowanym na możliwość kontroli podatkowej, w związku z czym przedsiębiorca, którego firma ma siedzibę w domu, musi mieć na uwadze następujące obowiązki:

  • nie zaniechać obowiązku zgłoszenia firmy do urzędu miasta lub gminy,

  • być w stanie wykazać, jaka część pomieszczenia jest przeznaczona na firmę,

  • przedstawić tytuł prawny do zajmowanego lokalu.

Firma w domu a odliczenie kosztów eksploatacji mieszkania

Prowadzona firma w domu wiąże się ze zużyciem mediów, takich jak energia i internet, również na potrzeby działalności gospodarczej. Na podstawie definicji kosztu podatkowego, zawartego w przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym są nim wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, przedsiębiorca może ująć koszty eksploatacyjne w kosztach podatkowych.

Koszty te nie zostaną zaliczone do kosztów firmy w całości, a jedynie w tej części, w jakiej zostały użyte w celach prowadzonej działalności. Należy więc ustalić proporcję całkowitej powierzchni mieszkania w stosunku do powierzchni zajętej na prowadzenie działalności. Takie rozwiązanie wskazała Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej o sygnaturze ITPB1/415-838/09/PSZ. Czytamy w niej, że:

"(...) koszty utrzymania mieszkania, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu w takiej części, w jakiej przypadają bezpośrednio na prowadzoną działalność gospodarczą. Jednym ze sposobów ustalenia tej części wydatków, która dotyczy prowadzonej działalności gospodarczej, jest zastosowanie do obliczeń wskaźnika udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do całej powierzchni lokalu."

Powyższa proporcja odnosi się co do zasady do przedsiębiorców, którzy wyraźnie wyodrębnili metraż zajęty na prowadzenie działalności. Jeśli wyodrębnienie takie nie nastąpiło, przedsiębiorca powinien sam ustalić proporcję, w jakiej koszty eksploatacji odpowiadają celom prywatnym, a w jakich celom firmowych, jednocześnie pamiętając o rzetelnym udokumentowaniu wydatków dla celów kontroli podatkowej. Znacznym ułatwieniem, w obu przypadkach, jest zamontowanie w mieszkaniu osobnych liczników. Wówczas rachunki za licznik zamontowany dla celów prowadzenia działalności stanowią koszty firmy.

Uwaga!

Aby koszty eksploatacyjne mieszkania stanowiły koszty podatkowe firmy, należy je udokumentować fakturą VAT.

Przedsiębiorca prowadzący firmę w domu w celu zaliczenia kosztów eksploatacji mieszkania w koszty firmy ma obowiązek dokumentowania tych wydatków na fakturach VAT, zgodnie z którymi to on, jako przedsiębiorca, jest nabywcą towarów czy usług. Istotne z tego względu jest, by faktura zawierała NIP firmy.