Poradnik Przedsiębiorcy

E-faktury

Wszystko o e-fakturach

W dzisiejszych czasach, właściwie każdy przedsiębiorca jest bardzo zabiegany i nie ma czasu często nawet na sen. Poszukuje różnych alternatyw, aby choć trochę ograniczyć czas wykonywania pewnych czynności, które choć konieczne, mogłyby trwać kilka sekund. Te tajemnicze czynności, to dostarczanie do klientów faktur. Często się zdarza, że albo je trzeba wysłać, albo też dostarczyć samemu do kontrahenta. A kolejki na poczcie są nieubłaganie długie, a droga do klienta, obfita w korki i inne utrudnienia na drodze. Zwykły pożeracz czasu. Ponadto wysyłanie kilkudziesięciu, kilkuset, a tym bardziej kilku tysięcy faktur w ciągu miesiąca, wiąże się często z ogromnymi kosztami. Naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, wyszedł Minister Finansów, który wprowadził rozporządzenie w 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Ponieważ budziło ono wiele niejasności, 17 grudnia 2010 roku weszło w życie nowe rozporządzenie, dotyczące właśnie tego problemu. I tak oto od 1 stycznia 2011 roku, obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Wprowadzone zmiany miały na celu uproszczenie obrotu tymi fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych oraz unowocześnienie zasad obrotu fakturami elektronicznymi.

Warunki

Aby jednak móc zacząć korzystać z takiej metody przesyłania faktur, konieczne jest spełnienie kilku warunków, tak aby wszystko było zgodne z obowiązującymi przepisami:

  1. Akceptacja elektronicznego przesyłania faktur, przez ich odbiorcę. Może być ona wyrażona w formie pisemnej lub formie elektronicznej. Akceptacji w formie stosownego oświadczenia powinien dokonać podatnik (odbiorca faktury) lub osoba przez niego upoważniona. Gdyby jednak taka akceptacja została cofnięta przez odbiorcę, wystawca traci możliwość przesyłania faktur w tej formie, od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał takie powiadomienie, chyba że strony same ustalą inny termin. Nie może być on jednak dłuższy niż 30 dni. Akceptacja nie jest dokumentem sformalizowanym, powinna jednak zawierać:
    • oznaczenie podatnika (nazwa, adres, NIP),
    • określenie formy elektronicznej, w której będą przesyłane faktury,
    • podanie adresu e-mail, na który będą przesyłane faktury, lub też wskazanie innego dostępu, dzięki któremu nabywca będzie mógł pobierać faktury,
    • określenie warunków wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej,
    • określenie zasad odnośnie cofnięcia akceptacji,
    • podpis.

    Tak więc formularz zgody na elektroniczne przesyłanie faktur, powinien być, w celu ujednolicenia zasad i warunków, raczej proponowany przez wystawcę faktury.
  2. Zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
    Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność źródła, czyli pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, lub też wystawcy faktury. Integralność treści natomiast oznacza, że żadne dane, które powinna zawierać faktura, nie zostały zmienione.
    Gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności treści, bez jakichkolwiek wątpliwości, można uzyskać w przypadku wykorzystania:
    • Bezpiecznego podpisu elektronicznego, zgodnie z art. 3 pkt.2 ustawy z 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym, który weryfikowany jest za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
    • Elektronicznej wymiany danych(EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli została zawarta taka umowa, odnośnie wymiany danych, która przewidywała stosowanie procedur zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Są to jednak tylko przykłady, gdyż Minister w rozporządzeniu użył sformułowania „w szczególności”, co oznacza, że jest możliwość przesyłania faktur również w innych formach elektronicznych, które będą zapewniały wymaganą autentyczność i integralność faktury. Jest to istotna zmiana w stosunku, do dotychczas obowiązującego stanu prawnego, gdyż poprzednie rozporządzenie ograniczało możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, do dwóch wyżej wymienionych sposobów. Warte uwagi jest to, że Minister nie wskazał innych formatów elektronicznych, w których można przesyłać faktury, aby zapewnić ich ważność. Tak więc, to do wystawcy faktury należy obowiązek wybrania odpowiedniej drogi elektronicznej, zapewniającej stosowne zabezpieczenie treści faktury, przed dokonaniem w niej zmian.

Inną istotną zmianą w obecnym rozporządzeniu jest przesyłanie faktur korygujących i duplikatów faktur. Jeszcze do końca 2010 roku, kiedy obowiązywało stare rozporządzenie, wysyłający fakturę w formie elektronicznej, miał prawo do przesyłania tych dokumentów, jedynie w tej samej formie, co faktura oryginalna. Zastosowanie papierowej formy było możliwe tylko w przypadku, gdy wystąpiły przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające do przesłania faktury korygującej lub też duplikatu faktury w formie elektronicznej. Teraźniejsze rozporządzenie nie zawiera podobnych przepisów. Czyli obecnie, jeżeli w międzyczasie nie została cofnięte zezwolenie na elektroniczne przesyłanie faktur, nie ma przeszkód, aby do faktur wystawionych w formie elektronicznej, zostały wystawione faktury korygujące, czy też duplikaty faktur w formie papierowej. Można tak postąpić, nawet w sytuacji, gdy jest możliwość i nie ma żadnych przeszkód, na przesłanie tychże dokumentów w formie elektronicznej. Również nie ma przeciwwskazań, aby przesłać elektronicznie korektę faktury, czy też duplikat, do faktury która została wystawiona w formie papierowej, jeżeli w międzyczasie odbiorca zaakceptuje ten sposób przesyłania faktur.

Dla uproszczenia i ułatwienia obrotem faktur elektronicznych, dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury dostępne są wszystkie te dane.

Zasady przechowywania faktur elektronicznych

Zasady dla przechowywania tego rodzaju faktur, są takie same jak w przypadku przesyłania faktur w formie papierowej. Tak więc sposób ich przechowywania jest dowolny- może być zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej i to niezależnie od formy w jakiej zostały wystawione. Z rozporządzenia wynika, że nie ma konieczności drukowania faktur wysłanych drogą elektroniczną. Jednak zgodnie z § 6 rozporządzenia, mają być one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, przy czym spełnione być muszą następujące warunki:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia, do momentu przedawnienia ich zobowiązania podatkowego,
  • możliwość ich łatwego odszukania,
  • bezzwłoczna dostępność do tych faktur na żądanie organu kontroli skarbowej czy tez organu kontroli podatkowej.

Jak można zauważyć, przechowywanie faktur, wymaga dodatkowego warunku, jakim jest zachowanie czytelności faktury. Jest to bardzo istotna kwestia, ze względu na okres przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wymóg ten nie dotyczy samej wizualizacji dokumentu, czyli na przykład wydruku, a właściwości(parametrów, aktualności, formatu dokumentów) oprogramowań systemów komputerowych oraz ich wzajemnej zgodności, dzięki której możliwe będzie bezproblemowe odczytywanie danych z dokumentów. Sam sposób przechowywania faktur, ma zapewnić łatwość ich odszukiwania oraz ewentualne ich udostępnienie urzędowi w toku kontroli lub czynności sprawdzających. Jest to duże ułatwienie dla organów kontroli skarbowej, na szybki i łatwy dostęp do faktur elektronicznych, w celu dokonania na przykład kontroli krzyżowej. Przez dowolność przechowywania można rozumieć przechowywanie faktur elektronicznych na nośnikach danych takich jak: zewnętrzne twarde dyski, serwery, pendrive’ach, czy płytach.

Faktury elektroniczne można również przechowywać na zagranicznych serwerach poza terytorium Polski. Podstawowym warunkiem jednak takiego sposobu przechowywania jest zapewnienie organowi podatkowemu lub skarbowemu kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Udostępnianie e-faktur organom podatkowym i organowi kontroli skarbowej

Nowe rozporządzenie określa także sposób udostępniania organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych w formie elektronicznej i przechowywanych w tejże formie. Tak więc, jeżeli faktura przesłana w formie elektronicznej, w takiej formie jest też przechowywana, to również w takiej musi być udostępniona dla organów kontrolnych. Równocześnie należy umożliwić tym organom bezzwłoczny pobór faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych. Obowiązek ten wprowadzony został ze względu na fakt, że rozporządzenie to pozostawia możliwość wyboru dowolnego formatu faktury, w którym ma być ona przesyłana, a mnogość formatów mogłaby jedynie wydłużyć znacznie czas kontroli skarbowych.

Przesyłanie skanów faktur e-mailem

Przesyłanie faktur VAT drogą elektroniczną w postaci skanu oryginalnej faktury lub też jej „obrazu” w formacie PDF, które jednocześnie nie zostały zabezpieczone elektronicznym podpisem, ani też systemem EDI, jest prawidłowe, w przypadku kiedy faktura zostanie zabezpieczona w inny sposób uniemożliwiający ingerencję w jej treść. Istotna jest tu również pamięć o uzyskaniu od nabywcy zgody, na taki rodzaj przesyłania faktur.

Odliczenie podatku VAT

Faktury dostarczone w formacie PDF, z dopełnieniem wszystkich warunków, o których wspomniano wcześniej, są podstawą do odliczenia podatku VAT. Tak przynajmniej twierdzą eksperci. Zastrzegają jednak, że w rozporządzeniu nie zostało dokładnie zdefiniowane, w jaki inny niż wspomniane, sposób należy zabezpieczyć faktury, aby zachować autentyczność i integralność. Oznacza to, że organy podatkowe, niestety, mogą interpretować to w sposób niekorzystny dla podatników. Eksperci twierdzą też, że jest to jednak mało prawdopodobne, biorąc pod uwagę fakt, że wolą pracodawcy jest ułatwienie procesu obrotu fakturami, tak aby stały się realną alternatywą dla faktur papierowych. Prawdopodobieństwo jednak istnieje…