Poradnik Przedsiębiorcy

Ewidencjonowanie przychodów w KPiR

Ewidencjonowanie przychodów w KPiRZanim skupimy się na ewidencji przychodów w KPiR, warto na początek wyjaśnić, czym jest rzeczony przychód. Przychód to: kwoty należne z tytułu wykonywanej działalności, choćby nie zostały nam zapłacone. (art. 14 ust 1 ustawy o PIT). Tak więc według tego artykułu, w przychody wliczane są wszystkie rachunki bądź faktury, które podatnik wystawił - niezależnie od tego, czy faktycznie otrzymał za nie zapłatę. Dlatego jeśli odbiorca usługi czy towaru będzie zwlekać z zapłatą, a przedsiębiorca ostatecznie np. podaruje mu ten dług, kwota i tak musi zostać uwzględniona w przychodach.

Przyjmując zaliczkę, podatnik nie jest zobowiązany do wliczenia jej do dochodów. Prawo cywilne określiło, że zaliczka staje się faktyczna dopiero wtedy, kiedy towar zostanie dostarczony a usługa wykonana.

Dla kogo KPiR?

Podatnicy, którzy muszą prowadzić księgę przychodów i rozchodów, to ci przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych i liniowych. Jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia KPiR, powinien założyć ją z dniem rozpoczęcia działalności lub 1 stycznia nowego roku podatkowego, jeżeli zmienia formę rozliczenia. KPiR można prowadzić osobiście lub zlecić to do biura rachunkowego albo księgowej.

Najważniejsze to pamiętać, żeby księga była prowadzona rzetelnie i przejrzyście. Pomocne są w tym specjalne programy komputerowe, ale jeśli podatnik chce prowadzić księgę w formie papierowej, kupi ją w każdym sklepie z akcesoriami biurowymi. Każda kolumna w tabeli jest dokładnie opisana. Jednak dla wielu osób, które rozpoczynają swoją przygodę z KPiR, mogą być mylące. Często zdarza się to w przypadku kolumny 7 (kwota przychodów) i 8 (kwota pozostałych przychodów). Jak rozróżnić kwoty przychodów do obu kolumn?

Ewidencja przychodów a VAT

Wszystkie wynagrodzenia, które podatnik otrzymuje z operacji podstawowych, które ujął w CEIDG-1, są przychodem. Umieszcza je w kolumnie 7 księgi. Oczywiście każda czynność powinna zostać udokumentowana. W jaki sposób zewidencjonować przychód? Zależy to głównie od tego, czy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, czy nie.

Zacznijmy od tego, który przedsiębiorca w ogóle może zostać zwolniony z podatku VAT. Lista jest bardzo długa, a także uległa zmianie w 2014 roku, więc warto odświeżyć swoje informacje. Jednak zwolnionych można podzielić na dwie grupy:

  • korzystających ze zwolnienia przedmiotowego,
  • korzystających ze zwolnienia podmiotowego.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia przedmiotowego, to ci, którzy wykonują zawody zwolnione z podatku – cała listę można znaleźć w art. 43 ustawy o VAT. Oni nie mają wyjścia i po prostu nie mogą zostać vatowcami. Są to np. lekarze albo lektorzy języków obcych.

Natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego to przedsiębiorcy, którzy np. mają na tyle niskie obroty, że nie muszą rozliczać z tego podatku. Co dokładnie oznaczają te „niskie obroty”? Mowa tu o przychodzie, który nie przekracza 150 tys. złotych rocznie.

W tym wypadku to już sam podatnik musi zdecydować, czy chce zrezygnować z VAT czy nie. Z jednej strony może się wydawać, że jest to bardzo korzystna forma prowadzenia przedsiębiorstwa. Jednak jeśli podatnik prowadzi biznes, który wymaga wielu zakupów, może się okazać, że bardziej opłacalne dla niego będzie zostanie vatowcem.

Ewidencjonowanie przychodów w KPiR a zwolnienie z VAT

Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT na zasadzie zwolnienia podmiotowego, mają klika sposobów prowadzenia ewidencji przychodów w KPiR. W zależności od tego, co jest bardziej opłacalne dla podatnika – może on prowadzić ewidencję sprzedaży- dzienną lub miesięczną. Ponad to sprzedaż może być dokumentowana fakturami. W tym przypadku nie ma podziału na kwoty brutto i netto.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia przedmiotowego również muszą prowadzić ewidencję przychodów, dla celów podatku dochodowego.

Ewidencjonowanie przychodów w KPiR w przypadku vatowców

W przypadku vatowców same prowadzenie dokumentacji przychodów jest o wiele łatwiejsze. Może to robić za pomocą Faktur VAT czy raportów dobowych lub miesięcznych z kasy fiskalnej. Wszystkie przychody umieszczane w księdze przychodów i rozchodów mają być wyrażone w kwocie netto.

Kolumna 8 w księdze przychodów i rozchodów

W tym miejscu podatnik umieszcza wszystkie przychody spoza swojej działalności. Tak więc, jeżeli przedsiębiorca zajmuje się sprzedażą artykułów biurowych, cały przychód z tejże sprzedaży umieszcza w kolumnie 7. Każdy inny przychód, musi być wpisany w kolumnie 8. Mowa tu między innymi o :

  • odsetkach na koncie firmowym,

  • odszkodowaniach,

  • dotacjach,

  • przychodzie ze sprzedaży środka trwałego (np. samochodu, komputera, drukarki itd.),

  • otrzymanych karach umownych,

  • dodatnich różnicach kursowych,

  • przychodach z najmu lub dzierżawy składników majątku firmy (jeżeli oczywiście nie jest to główny dochód firmy).

Uwaga!

Częstym błędem jest umieszczanie zasiłków (np. chorobowych) z ZUS w kolumnie 8. Według prawa, zasiłki rozliczane są rocznie. Dlatego te przychody zostaną wykazane w PIT- 36.

Przedsiębiorca, w momencie rejestracji swojej firmy, musi wybrać jaki będzie jej profil działalności. Co za tym idzie – określa tytuł jej przychodów, które będzie umieszczał w kolumnie 7. Warto tutaj zaznaczyć, że jeśli podatnik nie będzie wykonywał czynności, które opisał w klasyfikacji swojej działalności– może to doprowadzić do konfliktów z urzędem skarbowym.

Jak dokumentować przychody w kolumnie 8 KPiR

Sposób, w jaki będzie dokumentowana ewidencja w kolumnie 8, zależy głównie od przedsiębiorcy. Można wykazać ją rachunkami, fakturami VAT, paragonem, wyciągiem z banku i każdym możliwym dowodem księgowym. Jedyne, co musi spełniać, to mieć wartość i zaznaczoną datę uzyskania przychodu.

Przy sprzedaży środków trwałych, przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę, czy podlegał amortyzacji. Na przykładzie auta – podatnik powinien systematycznie odpisywać jego wartość, proporcjonalnie do zużycia samochodu. W przypadku, kiedy ten środek trwały nie został do końca zamortyzowany, wówczas ta część powinna zostać wpisana do kolumny 13 (pozostałe wydatki)- ponieważ wtedy staje się kosztem uzyskania przychodu.

Ułatwienia z księgą przychodów i rozchodów

Podatnicy, którzy używają kasy fiskalnej do rejestracji obrotów, mogą dokonywać wpisów w księdze przychodów i rozchodów tylko raz w miesiącu – pod jego koniec. Mogą to robić dzięki miesięcznym zestawieniom raportów dobowych. Jednak bardzo ważne jest, aby był odpowiednio skonstruowany i zawierał przynajmniej:

  • numer pamięci kasy fiskalnej,

  • numer wpisu (według kolejności),

  • daty oraz numery kolejnych raportów dobowych składających się na raport miesięczny,

  • łączną kwotę należności (odpowiednio pomniejszoną o kwotę podatku oraz uaktualnioną o wszystkie wartości zwrotów towarów).

Podatnicy prowadzący sprzedaż, którą dokumentują fakturami, również mogą liczyć na drobne udogodnienia. Jeżeli dziennie wystawia naprawdę dużo faktur, wpisu do księgi przychodów i rozchodów może dokonywać raz dziennie, jedną fakturą podsumowującą dzienny przychód. Tak jak w przypadku raportu miesięcznego z kasy fiskalnej, faktura powinna być opisana. Musi się na niej znaleźć data, numery faktur objętych podsumowaniem, kolejny numer zestawienia, łączna suma wystawionych dokumentów oraz podpis podatnika.