Poradnik Przedsiębiorcy

Faktury za media a Księga Przychodów i Rozchodów

Nowelizacja ustawy o VAT z początkiem 2014 roku przyniosła wiele zmian dotyczących rozliczania podatku VAT. W tym również zmieniły się zasady rozliczania mediów. Pomimo że od tego czasu minął już ponad rok, część podatków dalej zastanawia się, czy dobrze ujmuje w kosztach oraz odlicza podatek VAT od faktury za media.

Faktury za media - moment ujęcia w KPiR

Jeżeli chodzi o zaksięgowanie faktury za media do kosztów uzyskania przychodów, zasada się nie zmieniła. Dalej moment ujęcia jej w kosztach uzależniony jest od wybranej przez podatnika metody rozliczania kosztów: uproszczonej (kasowej) bądź memoriałowej.

Przy metodzie uproszczonej w przypadku otrzymania faktury za media momentem ujęcia jej w kosztach uzyskania przychodów będzie termin wystawienia faktury. Przy tej metodzie rozliczania kosztów obowiązek ich rozliczenia powstaje z chwilą poniesienia kosztu. A jest to równoznaczne z terminem wystawienia faktury za media.

Inaczej wygląda rozliczenie faktury za media przy metodzie memoriałowej. W przypadku kosztów pośrednich fakturę za media również co do zasady zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w terminie wystawienia faktury. Ale jest pewna różnica - jeśli dany koszt dotyczy przełomu roku, wówczas należy go podzielić proporcjonalnie na koszt roku bieżącego i przyszłego. Wtedy koszt roku bieżącego należy zaksięgować w dacie wystawienia faktury. Natomiast koszt roku przyszłego należy ująć w styczniu.

Faktury za media - rozliczenie podatku VAT

Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednakże rozliczanie podatku VAT od faktur za media nie odnosi się do zasady ogólnej.

W przypadku faktur za media decydujące znaczenie będzie miał moment wystawienia faktury. A więc zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu:

  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

  • świadczenia usług:

    •  telekomunikacyjnych,
    • wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
    • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
    • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
    • stałej obsługi prawnej i biurowej,
    • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
    • z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Należy również zauważyć, że w przypadku faktur za media nie ma obecnie znaczenia termin płatności faktury. Jednakże nie jest to do końca jednoznaczne, gdyż dostawca powinien wystawić fakturę najpóźniej w dniu, w którym mija termin płatności. Jeśli więc nie zostanie to spełnione, mimo wszystko obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstanie w tym terminie i tym samym możliwość odliczenia podatku VAT u odbiorcy - po warunkiem, że będzie posiadać fakturę.

Ponieważ zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT przedsiębiorca ma prawo odliczenia podatku VAT w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy. Należy mieć na uwadze, że podatnik nie może wcześniej odliczyć podatku VAT niż otrzymał fakturę, ale ma do tego prawo również w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. W przypadku faktur za media określenie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy nie jest problemem, gdyż jak opisano wyżej powstaje on w momencie wystawienia faktury.

Przykład 1.

Sprzedawca wystawił fakturę za media we wrześniu i w tym miesiącu powstał u niego obowiązek podatkowy. Nabywca będzie mógł odliczyć podatek VAT z faktury we wrześniu, jeśli fakturę otrzyma w tym samym miesiącu. Gdy jednak fakturę za media podatnik otrzyma dopiero w październiku, podatek VAT odliczy do 25 listopada (czyli w deklaracji za październik).

Reasumując, podatnik ma możliwość odliczenia podatku VAT z faktury za media w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy, jednakże nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury. To samo dotyczy otrzymanej korekty faktury za media. Jeśli podatnik otrzymał korektę zmniejszającą podatek VAT, może tego dokonać w momencie otrzymania faktury korygującej.