Osoby prowadzące firmę zobowiązane są do rzetelnego dokumentowania przeprowadzonych transakcji. W zależności między innymi od tego, na czyją rzecz dokonujemy sprzedaży towarów lub usług przedsiębiorcy zazwyczaj wystawiają faktury lub ewidencjonują obrót na kasie fiskalnej. Może się zdarzyć, że po wystawieniu faktury bądź zarejestrowaniu sprzedaży na kasie wykryta zostanie pomyłka lub zajdą inne okoliczności powodujące konieczność sporządzenia korekt. W razie błędów na fakturze dostępne są dwa rodzaje dokumentów – nota i faktura korygująca. W artykule zaprezentowane zostaną zasady wystawiania i rozliczeń faktur korygujących na gruncie VAT.
Faktura korygująca - kiedy należy ją wystawić?
Przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na to, czy faktury, które wystawiają, dokumentują rzeczywisty przebieg transakcji, zawierają wszystkie niezbędne dane i są poprawne pod względem formalnym. Przyczyn wystawiania faktur korygujących jest wiele, począwszy od oczywistych omyłek, poprzez zmianę ceny czy zwrot towaru. Fakturę można anulować, gdy nie przekazano jej jeszcze do nabywcy, a czynność objęta fakturą nie została jeszcze dokonana.
Jeżeli przykładowo przedsiębiorca zorientuje się jeszcze przed wysyłką faktury do kontrahenta, że wpisana została błędna wartość produktu, wystarczające będzie zniszczenie dokumentu i wystawienie prawidłowej faktury do danej transakcji, a następnie dostarczenie jej nabywcy towarów/usług. W przypadku natomiast, gdy błąd zostanie wykryty po tym, jak faktura trafiła do obiegu gospodarczego, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.
W przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1) udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art.29a ust. 7 pkt 1,
2) udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5) podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
- podatnik wystawia fakturę korygującą.
Faktura korygująca wystawiana jest przez sprzedawcę. Nabywca może natomiast sporządzić notę korygującą, ale wyłącznie stwierdzającą błąd w danych formalnych, takich jak NIP, adres, nazwa firmy itp. Na podstawie noty korygującej nie można dokumentować pomyłek w pozycjach faktury dotyczących ceny ani stawek podatku. Wystawiona nota korygująca powinna zostać przekazana do sprzedawcy i zaakceptowana przez niego. Nie ma jednak konieczności podpisywania dokumentu, wystarczająca jest akceptacja poprzez wiadomość e-mail.
Faktura korygująca przychodowa - rozliczenie na gruncie VAT
Sposób w jaki rozliczana jest faktura korygująca pod względem VAT różni się w zależności od tego, czy wystawiony dokument zmniejsza czy zwiększa podstawę opodatkowania.
Na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT stwierdzamy, że podstawę opodatkowania możemy obniżyć tylko pod warunkiem posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towarów lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.
Potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta jest szczególnie istotne w obrocie gospodarczym, ponieważ świadczy o akceptacji przez nabywcę zmiany kwot, zawartych na fakturze pierwotnej i potwierdza, że dana transakcja została przeprowadzona zgodnie z warunkami wskazanymi na fakturze korygującej. Obowiązujące przepisy mają bowiem na celu uniemożliwienie sprzedawcom stosowanie nieuzasadnionych obniżek podstawy opodatkowania.
Przykład 1.
W kwietniu 2019 r. nastąpił zwrot towarów, w związku z czym przez sprzedawce została wystawiona faktura korygująca zmniejszającą podstawę opodatkowania i niezwłocznie przekazał ją do nabywcy.
a) W przypadku, gdy przedsiębiorca uzyska potwierdzenie odbioru faktury korygującej przed terminem złożenia deklaracji za kwiecień 2019 roku, może zmniejszyć podstawę opodatkowania w rozliczeniu za ten miesiąc.
b) W razie, gdy sprzedawca otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji za kwiecień 2019 roku, korektę musi ująć w kolejnych rozliczeniach.
1) eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
2) dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
4) gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
Przepisy zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług nie określają natomiast sposobu postępowania w przypadku, gdy z faktury korygującej wynika zwiększenie podstawy opodatkowania. W związku z brakiem uregulowań prawnych przyjmuje się, że rozliczenia faktury korygującej zwiększającej podstawę opodatkowania dokonuje się bez względu na to, czy posiadamy potwierdzenie jej otrzymania przez kontrahenta, czy takiego potwierdzenia jeszcze nie dostaliśmy.
W razie zwiększenia podstawy opodatkowania wynikającej z podwyższenia ceny towaru/usługi po wystawieniu faktury pierwotnej, fakturę korygującą wykazujemy w deklaracji VAT składanej za okres, w którym wystawiono korektę.
Jeżeli natomiast zwiększenie podstawy opodatkowania związane jest z błędami widniejącymi na fakturze pierwotnej, których przyczyna istniała już wcześniej (przy wystawianiu faktury pierwotnej), to podatnik powinien dokonać korekty deklaracji VAT-7/VAT-7K złożonej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu tej sprzedaży.
Faktura korygująca - forma potwierdzenia otrzymania przez nabywcę
Przepisy nie precyzują dopuszczalnych metod potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, dlatego podatnicy są uprawnieni do stosowania wszelkich możliwych form potwierdzenia, z których jednoznacznie wynika, że kontrahent otrzymał korektę, takich jak:
-
podpis kontrahenta na fakturze korygującej,
-
oświadczenie potwierdzające otrzymanie korekty,
-
wiadomość e-mail akceptująca fakturę korygującą,
-
list polecony za potwierdzeniem odbioru,
-
faks potwierdzający odbiór faktury korygującej.
Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?
2. Faktura korygująca powinna zawierać:
1) wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
2) numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6,
b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
4) przyczynę korekty;
5) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
6) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji
3. W przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca, o której mowa w ust. 2:
1) powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka;
2) może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 5, 6 oraz nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą.
Zwróćmy szczególną uwagę na to, że obecnie przedsiębiorca nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze korygującej danych faktury pierwotnej, czyli pola „przed korektą”, jednak dzięki temu dokument jest bardziej czytelny. Elementem koniecznym, który musi znaleźć się na korekcie, jest natomiast przyczyna jej wystawienia, którą należy wskazać bez względu na to, czy zmniejsza się, czy zwiększa podstawa opodatkowania VAT. Każdy sprzedawca wystawiający fakturę korygującą musi określić, co ją spowodowało (zwrot, rabat, rezygnacja z zamówionej usługi itp.). Obie te zmiany w przepisach zostały wprowadzone 1 stycznia 2014 roku, kiedy wytyczne dotyczące wystawiania faktur korygujących zostały przeniesione z rozporządzenia Ministra Finansów do ustawy o VAT.
Faktura korygująca kosztowa a rozliczenie VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o podatku od towarów i usług w przypadku gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę korygującą, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
