Poradnik Przedsiębiorcy

Czy nabywca ma prawo żądać zmiany danych na fakturze?

Nabywca ma prawo nie zgadzać się z zapisami na fakturze, którą otrzymał od sprzedawcy - może mieć zastrzeżenia praktycznie do każdej z pozycji dokumentu. W sytuacji gdy błędy dotyczą np. stawki podatku VAT czy opisu towaru, tylko sprzedawca może je skorygować. Natomiast sam nabywca może jedynie wystawić notę korygującą w przypadku, gdy błąd dotyczy mało znaczących elementów faktury, takich jak np. błędny NIP, adres, pomyłka w nazwie itp. Co zrobić, kiedy nabywca domaga się zmiany danych na fakturze?

Kto i kiedy może wystawiać faktury?

Faktury mogą wystawiać przede wszystkim czynni podatnicy VAT. Obowiązek podatkowy na gruncie VAT rodzi się wówczas w momencie dokonania dostawy towarów bądź wykonania usługi. Jeżeli chodzi o termin wystawienia faktury, określa go art. 106i ust. 1 ustawy o VAT - najpóźniej 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym zrealizowano usługę albo dostarczono towar.

Zmiana danych na fakturze

Możliwość żądania od sprzedawcy zmiany danych na fakturze (wystawienia faktury korygującej) może pojawić się w kilku sytuacjach:

  1. niewystawienie jej grozi złamaniem Kodeksu Karnego Skarbowego. Dotyczy to przypadków, gdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur, co jest konieczne w trzech sytuacjach:
  • sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a nabywca innym przedsiębiorcą
  • sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a osobą żądającą wystawienia faktury jest osoba prywatna
  • sprzedawca jest zwolniony z VAT, nabywca żąda jej wystawienia
  • Gdy faktura zaginie bądź ulegnie zniszczeniu, sprzedawca jest obowiązany do wystawienia duplikatu na żądanie nabywcy. Należy go wydać za każdym razem do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego.
  • faktura nie posiada niezbędnych elementów zastrzeżonych w ustawie (art. 106e ust. 1 ustawy o VAT). Chodzi o te elementy, które nie mogą zostać skorygowane notą. Są nimi: błędna cena, stawka lub kwota VAT, błędy w obliczeniach, daty albo dane nabywcy niezgodne z rzeczywistością,  czy sytuacja, gdy nabywcą lub sprzedawcą był kto inny niż sugeruje to dokument.
  • faktura jest niezgodna z ustaleniami stron. Gdy umowa została zawarta na piśmie, to sytuacja jest prosta - można się na nią powołać w razie sporu sądowego. W innej sytuacji dowód może stanowić wszelkiego rodzaju korespondencja stron (np. e-maile).

Reasumując, jeżeli faktura jest zgodna ze stanem rzeczywistym, to nie można zmusić sprzedawcy do jej zmiany. Nabywca nie ma możliwości przymuszenia wystawcy faktury do m.in. wystawienia faktury elektronicznej zamiast papierowej, zrezygnowania z faktury zbiorczej, wystawienia faktury pełnej zamiast uproszczonej itd.