Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca – jak skorygować fakturę na błędny podmiot?

Często zdarza się, że otrzymywane faktury zakupu posiadają nieprawidłowe dane. Nabywca ma wówczas prawo zakwestionować zapisy na fakturze, którą otrzymał od sprzedawcy. W sytuacji gdy błędy dotyczą np. stawki podatku VAT czy opisu towaru, ich skorygowania może dokonać tylko sprzedawca. Sam nabywca może natomiast wystawić notę korygującą w przypadku, gdy błąd dotyczy mało znaczących elementów faktury, takich jak np. błędny NIP, adres, pomyłka w nazwie itp. Co zrobić, kiedy nabywca domaga się zmiany danych na fakturze? Czy faktura korygująca za każdym razem rozwiąże problem? W artykule postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Faktura korygująca – jakie elementy powinna zawierać i kiedy należy ją wystawić?

Faktura korygująca służy do skorygowania danych zawartych na fakturze pierwotnej (wymagającej korekty) i tym samym do ich poprawy. W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT określono sytuacje, w których podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. Wśród powodów można wyróżnić trzy grupy – zmniejszające podstawę opodatkowania, zwiększające podstawę opodatkowania i stwierdzające inne pomyłki.

Wystawienie korekty jest zatem niezbędne, gdy po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty,
  • udzielono opustów i obniżek cen (po dokonaniu sprzedaży),
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

W świetle art. 106j ust. 2 wspomnianej ustawy faktura korygująca powinna zawierać: 

„1. wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;

2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

  1. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6,

  2. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

4. przyczynę korekty;

5. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

6. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji”.

Faktura wystawiona na niewłaściwy podmiot – jak wystawić fakturę korygującą?

Przekazanie faktury nabywcy i wprowadzenie jej do obrotu prawnego powoduje, że taka faktura nie może być już anulowana. Omyłkowo wystawiona faktura, na rzecz niewłaściwego odbiorcy, powinna być korygowana na zasadach wskazanych w art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT. Jednak sposób sporządzenia faktury korygującej zależy od tego, jakiemu podmiotowi przekazano błędnie sporządzony dokument.

Faktura korygująca nieotrzymana przez błędny podmiot, który nie jest faktycznym nabywcą

W przypadku wystawienia faktury z błędnymi danymi nabywcy, którą kontrahent już otrzymał, sprzedawca – jako wystawca faktury – zobowiązany jest do skorygowania błędnych danych za pomocą faktury korygującej.

Potwierdzenie tej tezy można znaleźć w interpretacji indywidualnej Izby Skarbowej w Warszawie, 1462-IPPP3.4512.744.2016.1.ISK:
Faktura ma odzwierciedlać prawdziwe zdarzenie gospodarcze, zatem nie można uznać za prawidłową takiej faktury, która wskazuje co prawda zaistniałe zdarzenie gospodarcze, ale jednocześnie błędnie wskazuje podmioty, pomiędzy którymi to zdarzenie wystąpiło. W sytuacji, gdy błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi wskazane na fakturze, usunięcie tego typu błędu następuje poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę (...) w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych nabywcy oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane nabywcy”.

Nie ma zatem podstaw, aby skorygować fakturę „do zera” i ponownie sporządzać ją ze zmienionymi, prawidłowymi danymi nabywcy. W takim przypadku wystawienie faktury korygującej powinno polegać wyłącznie na zmianie danych nabywcy.

Faktura korygująca, gdy fakturę pierwotną otrzymał podmiot, który nie jest faktycznym nabywcą

Sposób sporządzenia korekty będzie inny w przypadku, gdy fakturę pierwotną omyłkowo przekazano podmiotowi, z którym nie przeprowadzono transakcji. W takiej sytuacji transakcja z tym kontrahentem nie miała faktycznie miejsca, a sprzedawca nie dokonał na jego rzecz ani dostawy towarów, ani świadczenia usług. Wystawiona faktura nie dokumentuje zatem żadnej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT i powinna być skorygowana „do zera”.

W takim przypadku sprzedawca powinien wystawić:

  • fakturę korygującą zerującą dla podmiotu, który omyłkowo wskazano na fakturze pierwotnej i mu ją  przekazać,
  • nową, prawidłową fakturę, na rzecz faktycznego nabywcy towaru lub usługi.

Przykład 1. 

Pan Darek prowadzi sprzedaż wysyłkową. Omyłkowo wystawił fakturę na niewłaściwego nabywcę. Sam towar trafił do prawidłowego nabywcy zgodnie z zamówieniem, natomiast fakturę otrzymał podmiot, który nie był stroną transakcji. Jak pan Darek powinien skorygować wystawioną fakturę i prawidłowo rozliczyć transakcję?

Ponieważ transakcja z podatnikiem, którego dane były na fakturze, w rzeczywistości nie miała miejsca, taki dokument należy „wyzerować”, czyli wystawić fakturę korygującą zerującą. Zatem pan Darek powinien:

  • wystawić fakturę korygującą dla podatnika błędnie na niej określonego,
  • wystawić fakturę na rzecz faktycznego nabywcy towaru.

Wystawienie faktury korygującej zerującej nie wpłynie na termin rozpoznania obowiązku podatkowego w VAT. Wydanie towaru lub wykonanie usługi nastąpiło na rzecz właściwego nabywcy. Dlatego obowiązek podatkowy został ustalony z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi.

Kiedy można anulować fakturę?

Błędne wystawienie faktury na rzecz niewłaściwego nabywcy nie zawsze wiąże się z koniecznością sporządzenia faktury korygującej. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego i dokumentują czynność faktycznie niedokonaną.

Jak można przeczytać w interpretacji wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 marca 2019 roku, 0112-KDIL1-3.4012.30.2019.1.AK:
„(...) mając na uwadze fakt, że anulowane faktury nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego (nie zostały ujęte w księgach oraz rejestrach VAT klientów) oraz dotyczą transakcji, które nie doszły do skutku, Wnioskodawca może nie ujmować anulowanych faktur w ewidencji prowadzonej dla celów VAT (tj. w rejestrach VAT) oraz może nie wykazywać kwot wynikających z anulowanych faktur w deklaracji VAT”.

Anulowanie faktury jest zatem możliwe przy spełnieniu łącznie dwóch warunków:

  • transakcja wykazana na fakturze nie została zrealizowana; przy wystawieniu faktury na niewłaściwy podmiot, między kontrahentami na fakturze, w rzeczywistości nie doszło do realizacji tych czynności z faktury.
  • takiej faktury nie wprowadzono do obrotu prawnego (nabywca jej nie otrzymał).

Fakturę anulowaną należy opatrzyć adnotacją „Anulowana dnia…”. Ponadto wystawione, ale anulowane faktury nie podlegają żadnej ewidencji księgowej i są neutralne podatkowo.