Poradnik Przedsiębiorcy

Udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu - co warto wiedzieć!

W dzisiejszych czasach prowadzenie firmy bez samochodu jest praktycznie niemożliwe. Samochód to najbardziej powszechny środek transportu wśród przedsiębiorców ze względu na wygodę i szybkość przemieszczania. Część osób prowadzących działalność gospodarczą wykorzystuje w firmie swój prywatny pojazd, inni decydują się na leasing operacyjny, finansowy bądź najem, a jeszcze inni kupują pojazd za gotówkę albo korzystając z kredytu. Poniższy artykuł przedstawia, w jakiej formie powinno wystąpić udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu oraz w jaki sposób można dokonać rozliczenia zakupu.

Faktura VAT a udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu

Na fakturze VAT wyszczególniona jest zarówno wartość netto, wartość podatku VAT jak i wartość brutto sprzedawanego towaru bądź usługi. Zakup samochodu na podstawie faktury VAT zazwyczaj uprawnia podatnika do odliczenia podatku VAT od zakupu, przynajmniej częściowo.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w celu odliczenia 100% podatku VAT przy nabyciu pojazdu i od wydatków na paliwo i koszty eksploatacji tego samochodu, przedsiębiorca zobligowany jest do ustalenia rodzaju dysponowania pojazdu jako firmowy i dopełnienia następujących formalności:

  • zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego (deklaracja VAT-26);
  • sporządzenie regulaminu użytkowania samochodu w działalności;
  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W przeciwnym wypadku, rodzaj dysponowania samochodu używanego w firmie i należącego do majątku przedsiębiorstwa określony jest jako mieszany, przedsiębiorca ma wówczas prawo do odliczenia 50% VAT od zakupu i pozostałych wydatków związanych z pojazdem.

Dla czynnych podatników VAT udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu osobowego fakturą często jest korzystniejsze, ponieważ dzięki temu mają możliwość zmniejszenia swoich zobowiązań względem podatku VAT.

Udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu fakturą VAT-marża

Faktura VAT-marża charakteryzuje się tym, że nie jest wyszczególniona na niej kwota podatku VAT. Procedura marży stosowana jest m.in. w handlu towarami używanymi, a co za tym idzie, jest często występującym w obiegu gospodarczym dokumentem przy zakupie używanych samochodów. Faktura VAT-marża wystawiana jest zazwyczaj przez właścicieli komisów samochodowych stosujących procedurę marży, będącą specyficznym sposobem opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Sprzedawca odprowadza wówczas podatek VAT, ale nie wykazuje kwoty tego podatku na samej fakturze. Opodatkowaniu podlega bowiem kwota marży, czyli różnicy pomiędzy ceną zakupu, a ceną sprzedaży danego towaru lub usługi. Faktura VAT-marża zawiera zatem „ukrytą” wartość podatku VAT. W związku z tym nabywca, z uwagi na brak informacji o kwocie VAT-u, nie ma możliwości odliczenia tego podatku.

Umowa kupna-sprzedaży

Umowa kupna sprzedaży zawierana jest zazwyczaj wtedy, gdy sprzedawcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej – albo prowadząca taką działalność, ale sprzedająca samochód ze swojego majątku prywatnego. Na umowie kupna-sprzedaży nie ma wykazanego podatku VAT i taka umowa nie zawiera tego podatku, co oznacza, że przy nabyciu pojazdu na podstawie umowy kupna-sprzedaży przedsiębiorca nie będzie miał możliwości zmniejszenia swojego zobowiązania względem VAT.

Przykład 1.

Pan Kamil, który jest czynnym podatnikiem VAT, kupuje używany samochód osobowy (samochód używany był przez poprzedniego właściciela przez 3 lata). Planuje wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i amortyzować przy zastosowaniu podwyższonej stawki amortyzacji w wysokości 40%. Przedsiębiorca decyduje się również na zgłoszenie samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu oraz prowadzenie ewidencji jego przebiegu (firmowy rodzaj dysponowania samochodu), dzięki czemu będzie miał prawo do odliczenia 100% podatku VAT przy zakupie i od wszystkich wydatków na paliwo i eksploatację pojazdu.

Pan Kamil może kupić pojazd na podstawie faktury VAT, faktury VAT-marża lub umowy kupna-sprzedaży. Która opcja będzie najkorzystniejsza podatkowo dla Pana Kamila i dlaczego?

Załóżmy, że całkowity koszt zakupu samochodu wynosi 36 900 zł, zarówno gdy udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu nastąpi na podstawie faktury VAT, faktury VAT-marża jak i umowy kupna-sprzedaży.

Najbardziej korzystny podatkowo będzie zakup pojazdu przez Pana Kamila na podstawie faktury VAT, ponieważ dzięki temu będzie mógł odliczyć 100% tego podatku, w tej sytuacji wartość pojazdu przedstawia się następująco:

  • 30 000 zł – kwota netto,
  • 6 900 zł – kwota VAT,
  • 36 900 zł – kwota brutto.

Pan Kamil odlicza zatem 6 900 zł VAT, a pozostała kwota (30 000 zł)stanowi wartość początkową pojazdu, podlegającego amortyzacji przy zastosowaniu stawki 40%:
(30 000 zł · 40%)/12 = 1 000 zł - kwota miesięcznego odpisu amortyzacyjnego
Po 2,5 roku pojazd zostanie w całości zamortyzowany.

W razie zakupu pojazdu na podstawie faktury VAT marża i umowy kupna-sprzedaży Pan Kamil, pomimo że zdecydował się na ustalenie firmowego rodzaju dysponowania pojazdu, nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT. W przypadku faktury VAT-marża podatek ten jest bowiem „ukryty” i nie podlega odliczeniu przez nabywcę, a w razie zakupu samochodu na podstawie umowy kupna-sprzedaży kwota na tej umowie nie zawiera podatku VAT. Oznacza to, że pełna wartość na fakturze VAT-marża lub umowie kupna-sprzedaży stanowiłaby wartość początkową pojazdu, podlegającego amortyzacji przy zastosowaniu stawki 40%:

(36 900 zł · 40%)/12 = 1 230 - kwota miesięcznego odpisu amortyzacyjnego
Po 2,5 roku pojazd zostanie w całości zamortyzowany, jak widzimy kwota odpisu amortyzacyjnego jest wyższa niż w razie zakupu samochodu na umowę kupna sprzedaży. Pamiętajmy jednak, że w pierwszym przypadku odliczone zostało aż 6 900 zł podatku VAT.

Zakup samochodu przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT

W przypadku przedsiębiorców niebędących czynnymi podatnikami VAT, w kwestii rozliczeń nie ma znaczenia czy kupią pojazd na podstawie faktury VAT, faktury VAT-marża czy umowy kupna-sprzedaży. Wszystkie transakcje rozliczane są w ten sam sposób. Dla podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT wartość brutto z faktury odpowiada wartości początkowej pojazdu, od której dokonywane są odpisy amortyzacyjne zmniejszające zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku dochodowego.

Przykład 2.

Pan Jacek, zwolniony przedmiotowo z VAT, zdecydował się na zakup używanego samochodu osobowego (samochód używany był przez poprzedniego właściciela przez 4 lata), który będzie stanowił jego majątek firmowy i amortyzowany przy zastosowaniu podwyższonej stawki amortyzacji w wysokości 40%. Pan Jacek ma do wyboru zakup samochodu na podstawie faktury VAT, faktury VAT-marża lub umowy kupna-sprzedaży. Która opcja będzie najlepsza dla Pana Jacka i dlaczego?

Całkowita cena samochodu wynosi 36 900 zł, zarówno w razie wystawienia faktury VAT, faktury VAT-marża jak i umowy kupna-sprzedaży. Z uwagi na to, że Pan Jacek korzysta ze zwolnienia z VAT i nie odlicza tego podatku od dokonywanych zakupów, bez znaczenia jest czy udokumentowanie transakcji zakupu pojazdu będzie miało formę faktury VAT, faktury VAT-marża czy umowy kupna sprzedaży. W każdym z tych trzech przypadków kwota 36 900 zł stanowić będzie wartość początkową pojazdu, amortyzowanego w działalności przy zastosowaniu stawki 40%:
(36 900 zł · 40%)/12 = 1 230 - kwota miesięcznego odpisu amortyzacyjnego
Po 2,5 roku pojazd zostanie w całości zamortyzowany.