Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura w smartfonie - czy może zastąpić paragon fiskalny?

Postęp technologiczny wpływa na coraz nowsze rozwiązania w zakresie dokonywania płatności oraz usprawnienia w zakresie sprzedaży. Dużą popularność w tym względzie zyskały aplikacje mobilne przeznaczone do sprzedaży samoobsługowej, w której faktury automatycznie po dokonaniu zakupu przekazywane są na konto klienta. W związku z tym powstaje pytanie, czy faktura w smartfonie traktowana jest jako dokument księgowy oraz czy może ona zastąpić paragon fiskalny?

Jak udokumentować sprzedaż?

Sposób dokumentowania sprzedaży uzależniony jest od podmiotu, na rzecz którego jest ona dokonywana. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych zgodnie z art. 111 pkt 1 ustawy o VAT przedsiębiorca ma obowiązek ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. W określonych sytuacjach podatnik może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Na mocy rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących istnieją dwa rodzaje zwolnień:

  • zwolnienie podmiotowe – ze względu na nieprzekroczenie limitu obrotu na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w wysokości 20 000 zł,
  • zwolnienie przedmiotowe – ze względu na rodzaj wykonywanych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Co więcej, przedsiębiorca na żądanie klienta ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.Sprzedaż dokonywana na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą zawsze powinna zostać udokumentowana fakturą.

Sprzedaż mobilna dla osoby fizycznej a obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej

W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa poszukują coraz nowszych rozwiązań przyczyniających się do usprawnienia procesu sprzedaży, a co za tym idzie – zadowolenia klientów. Popularne staje się przekazywanie faktur w formie elektronicznej zamiast przekazywania paragonów fiskalnych, co powoduje wiele wątpliwości wśród polskich przedsiębiorców. W związku z tym pojawia się pytanie, czy faktura w smartfonie zgodna jest z obowiązującymi przepisami.

Zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w odpowiedzi na wniosek z 23 marca 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku VAT w zakresie uznania czynności przesłania faktury za pośrednictwem aplikacji mobilnej za wydanie faktury, uznał taką praktykę za prawidłową.

Wniosek dotyczył sklepu stacjonarnego, który w celu usprawnienia sprzedaży korzystał z systemu przeznaczonego do samoobsługowej płatności przez klienta za zakupione produkty. Klient za pomocą przeznaczonej do tego aplikacji mobilnej zainstalowanej na swoim smartfonie dokonywał zakupu bez konieczności regulowania płatności przy kasie.

Aplikacja ta wymagała akceptacji regulaminu, przez co klient wyrażał zgodę na żądanie otrzymywania faktur dokumentujących sprzedaż, a także na otrzymywanie faktur na adres e-mail podany przy rejestracji konta w formie pliku PDF.

W omawianym przypadku sprzedaż samoobsługowa za pomocą aplikacji mobilnej polegała na dokonywaniu płatności za towar, co skutkowało przesłaniem za pośrednictwem tejże aplikacji informacji do kasy rejestrującej sprzedawcy o dokonanej transakcji oraz jej zewidencjonowanie. Zgodnie z żądaniem wydania faktury będącym skutkiem akceptacji regulaminu aplikacji klient otrzymuje drogą mailową fakturę wystawioną w imieniu sprzedawcy. Paragon fiskalny zostaje wówczas zniszczony, a kopia paragonu z tej transakcji pozostaje w pamięci kasy fiskalnej.

Zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 maja 2018 r. o sygn. 0115-KDIT1-3.4012.149.2018.3.AT żądanie wystawienia faktury skutkowane akceptacją regulaminu kwalifikuje się do obowiązku wystawienia faktury przez sprzedawcę oraz dopuszcza taki sposób dokumentowania transakcji.

„W omawianej sytuacji nabywca, akceptując regulamin aplikacji mobilnej, wyraża zgodę na zawarte w tym regulaminie żądanie otrzymywania faktur dokumentujących transakcje sprzedaży na stacji paliw Wnioskodawcy, w formie pliku PDF przesyłanego na podany przy rejestracji adres e-mail nabywcy. Tym samym w momencie dokonania przez nabywcę zakupu na stacji Wnioskodawcy, (…) w imieniu Wnioskodawcy wyda (przydzieli) fakturę nabywcy na wskazany adres e-mail, za pośrednictwem infrastruktury (...) związanej z aplikacją mobilną pobraną przez nabywcę. Zatem wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony) (...)”.

Czy faktura w smartfonie może zastąpić wydanie paragonu?

W związku z powyższym stanowiskiem rodzi się pytanie, czy wysyłka faktury w formie elektronicznej w tej sytuacji nie powoduje obowiązku przekazania także paragonu fiskalnego nabywcy.Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT:
Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.
Klienci akceptując regulamin, wyrażają żądanie otrzymania faktury do paragonu, a co za tym idzie, paragon pozostaje w dokumentacji sklepu, a nabywcy zostaje wydana jedynie faktura do paragonu.

Dyrektor KIS w wyżej wymienionej interpretacji indywidualnej wyjaśnia, że przepisy ustawy o VAT nie wyjaśniają jednoznacznie, co oznacza słowo „wydać”, w związku z tym za wydanie można uznać przekazanie na adres e-mail faktury w formie elektronicznej zgodnie z żądaniem nabywcy wyrażonym poprzez akceptację regulaminu.

„Zatem wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.

W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez Wnioskodawcę wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury ... związanej z aplikacją mobilną, na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę podczas akceptacji regulaminu aplikacji mobilnej, w którym wyraził żądanie otrzymywania faktur w formie elektronicznej, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy. W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe”.