Poradnik Przedsiębiorcy

Błędnie zaprogramowana kasa fiskalna z niewłaściwą stawką podatku

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników indywidualnych nieprowadzących działalności gospodarczej obowiązani są ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. Poniżej postaramy się wyjaśnić, co należy zrobić gdy błędnie zaprogramowana kasa niewłaściwe rejestruje stawki podatku VAT na sprzedawane przez podatnika produkty.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej

Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.), zwaną dalej „ustawą o VAT”, zwalnia się od podatku podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

W świetle art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z ww. przepisu wynika, że podatnik wobec którego powstał obowiązek w zakresie stosowania kas rejestrujących, jest obowiązany za pośrednictwem tego urządzenia ewidencjonować obrót i kwoty podatku należnego. W tym miejscu należy podkreślić, że kryterium decydującym o obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest status nabywcy. Obowiązek ewidencjonowania na kasie dotyczy bowiem również sytuacji, gdy czynności sprzedaży dokonuje podatnik zwolniony na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT.

Zgodnie z zapisem art. 111 ust. 3a pkt 5 cyt. ustawy podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363) podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną.

Paragon fiskalny - co powinien zawierać?

Paragonem fiskalnym jest wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (§ 2 pkt 12 ww. rozporządzenia). Jest więc dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Zawiera on co najmniej cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość, wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku, wartość rabatów lub narzutów, wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku.

Błędnie zaprogramowana kasa fiskalna u podatnika zwolnionego z podatku VAT

Celem przybliżenia problematyki, rozważania poprzedzimy przykładem.

Przykład 1.

Podatnik w styczniu 2016 r. rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie handlu detalicznego. Przedsiębiorca, przewidując niewielki rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej, wybrał zwolnienie z podatku VAT (nie złożył zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R). W styczniu 2017 r. w związku z przekroczeniem obrotów uprawniających do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej podatnik dokonał jej zakupu. Serwisant kasy fiskalnej błędnie zafiskalizował na kasie stawkę podatku w wysokości 23%. Powinien wprowadzić stawkę: zwolnione od podatku. Podatnik po trzech tygodniach spostrzegł powyższy błąd. Czy w tej sytuacji winien rozliczyć podatek od towarów i usług za styczeń 2017 r., złożyć deklarację VAT-7, mimo że posiada status podatnika zwolnionego?

W tym przypadku podatnik nie będzie obowiązany do rozliczenia podatku VAT z paragonów. Poniżej postaramy się wyjaśnić dlaczego.

Błędnie zaprogramowana kasa i błędne zewidencjonowana sprzedaży

Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 cyt. rozporządzenia podatnicy stosujący kasy dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku, niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas każdą nieprawidłowość w pracy kasy. 

W tym miejscu należy przypomnieć, iż to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji na urządzeniach księgowych tak, aby odzwierciedlały one rzeczywisty ich przebieg.

Zgodnie z § 3 ust. 5 ww. rozporządzenia, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1.błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2.krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 rozporządzenia).

Korygowanie sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej z błędną stawką VAT przez podatnika zwolnionego

W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty (patrz art. 108 ust. 1 ustawy o VAT). Przepis ten stosujemy ponadto, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego (art. 108 ust.2 ustawy o VAT).

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, można uznać, iż w przypadku wystawienia faktury z wykazanym podatkiem VAT niezależnie od statusu podatnika będzie on obowiązany do jego zapłaty. Przepis ten dotyczy zatem wystawienia faktury, a w naszym przypadku podatnik wydawał paragony fiskalne, więc nie ma on tutaj zastosowania.

W tym przypadku przedsiębiorca winien dokonaną sprzedaż uznać za sprzedaż zwolnioną, nie ma on też obowiązku składania deklaracji podatkowych VAT-7. Podatnik powinien prowadzić rejestr korekt, w której należy wykazać przyczynę korekty.

Stanowisko przedstawione powyżej potwierdza interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 października 2008 r., numer ILPP2/443-705/08-4/EN

Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży prasy, artykułów biurowych, papierniczych, zabawek. Zainteresowany ewidencjonuje obrót za pomocą kasy rejestrującej. Kasa służy do rejestracji transakcji nie uwzględniając podatku VAT, gdyż Wnioskodawca korzysta ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 113 ustawy. Błędnie zaprogramowana kasa przez serwisanta – wg stawek podatku VAT w wysokości 22%, 7%, 0% odpowiednio do towaru, zamiast ewidencjonować obrót jako zwolniony z VAT.

Do żadnego z błędnie wystawionych paragonów fiskalnych nie wystawiono faktury sprzedaży. W związku z dużą liczbą błędnie wystawionych paragonów – 1241 sztuk, dokonano ogólnej korekty wszystkich paragonów w ewidencji korekt paragonów. Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny, stwierdzić należy, iż Zainteresowanemu przysługuje uprawnienie do korekty wszystkich błędnie wystawionych paragonów w specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt, jeżeli podstawą przysługującego uprawnienia do korekty sprzedaży i podatku należnego jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczych udokumentowany wiarygodnymi dowodami.

Błędnie zaprogramowana kasa fiskalna u czynnego podatnika VAT

W dalszej części przedstawimy sytuację czynnego podatnika podatku VAT, który w wyniku tego, że błędnie zaprogramowana kasa fiskalna miała ustawioną niewłaściwą liczbę jako stawkę dokonywał sprzedaży towarów z błędną stawką. Również i w tym przypadku posłużymy się przykładem.

Przykład 2.

Czynny podatnik podatku VAT prowadzi ewidencjonowanie swojej sprzedaży detalicznej w sklepie spożywczym przy pomocy kasy fiskalnej. W styczniu 2017 r. wprowadził do swojej oferty sprzedażowej nowe wyroby. Serwisant kasy fiskalnej błędnie zafiskalizował na kasie stawkę 23% na powyższe wyroby zamiast stawki 8%. Podatnik po dwóch miesiącach spostrzegł błąd. Nie jest w stanie określić, kto dokonał zakupów z błędną stawką podatku VAT. Czy w tej sytuacji przedsiębiorca winien skorygować sprzedaż za styczeń i luty 2017 r.? W takiej sytuacji podatnik nie będzie mógł dokonać korekty sprzedaży za dwa miesiące, w której błędnie ewidencjonował sprzedaż. Poniżej postaramy się wyjaśnić dlaczego.

Zgodnie z cyt. § 3 ust. 5 i ust. 6 ww. rozporządzenia prawodawca reguluje zasady korygowania sprzedaży ewidencjonowanych za pomocą kas rejestrujących, co do których zostaną stwierdzone tzw. oczywiste pomyłki w ich ewidencjonowaniu. Prawodawca co prawda nie definiuje pojęcia „oczywista pomyłka”, jednak przyjmuje się, że chodzi tu o taką pomyłkę, która jest bezsporna, niezamierzona, widoczna na pierwszy rzut oka oraz nie wymaga precyzyjnych wyjaśnień. Czyli pomyłka w stawce, którą wykryto dopiero po dwóch miesiącach, nie jest oczywistą pomyłką. Mamy więc do czynienia z pomyłką nieoczywistą.

Brak możliwości korekty sprzedaży w przypadku niemożności zidentyfikowania podatników

Z przepisu nie wynika, jak powinien postąpić podatnik w przypadku, gdy wystąpią u niego nieoczywiste pomyłki. Jeśli podatnik nie jest w stanie zidentyfikować klientów, co w naszym przypadku ma miejsce, brak jest podstaw do dokonania korekty w związku z zastosowaniem niewłaściwej stawki podatku. Z uwagi na prowadzenie sklepu spożywczego ustalenie osób kupujących jest niemożliwe. Tym samym podatnik nie może dokonać korekty podatku wstecz. W tym miejscu należy przypomnieć, iż podatek VAT jest podatkiem cenotwórczym i to ostateczny nabywca ponosi jego koszt.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lutego 2017 r., numer 3063-iLPP2-2.4412.239.2016.1.MŁ

Mając na względzie powołane przepisy prawa, odnosząc się do kwestii możliwości skorygowania wartości sprzedaży z tytułu sprzedaży biletów wstępu (karnetów), klientom indywidualnym, należy wskazać, że w odniesieniu do dokonanych transakcji, które zostały zaewidencjonowane przez Wnioskodawcę wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej a Zainteresowany nie jest w stanie zidentyfikować klientów indywidualnych, na rzecz których dokonał sprzedaży i zwrócić im nienależnie zapłacony podatek, brak jest podstaw do dokonania korekty sprzedaży w związku z zastosowaniem niewłaściwej stawki podatku VAT.

Podsumowując, powyżej przedstawiliśmy dwa odmienne przykłady związane z błędnym zafiskalizowaniem stawek podatku VAT w kasie rejestrującej. Analiza powyższych przykładów pozwala na udzielenie odpowiedzi, kiedy korekta sprzedaży udokumentowana paragonami z błędną stawką podatku jest możliwa, a kiedy podatnik nie może jej dokonać.