Poradnik Przedsiębiorcy

Błędnie zaprogramowana kasa fiskalna z niewłaściwą stawką podatku

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników indywidualnych nieprowadzących działalności gospodarczej obowiązani są ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej. Poniżej postaramy się wyjaśnić, co należy zrobić gdy błędnie zaprogramowana kasa niewłaściwe rejestruje stawki podatku VAT na sprzedawane przez podatnika produkty.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej

Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.), zwaną dalej „ustawą o VAT”, zwalnia się od podatku podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.

W świetle art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Z ww. przepisu wynika, że podatnik wobec którego powstał obowiązek w zakresie stosowania kas rejestrujących, jest obowiązany za pośrednictwem tego urządzenia ewidencjonować obrót i kwoty podatku należnego. W tym miejscu należy podkreślić, że kryterium decydującym o obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej jest status nabywcy. Obowiązek ewidencjonowania na kasie dotyczy bowiem również sytuacji, gdy czynności sprzedaży dokonuje podatnik zwolniony na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT.

Zgodnie z zapisem art. 111 ust. 3a pkt 5 cyt. ustawy podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani używać kas rejestrujących zgodnie z warunkami określonymi w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 1.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363) podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy o VAT, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną.

Paragon fiskalny - co powinien zawierać?

Paragonem fiskalnym jest wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (§ 2 pkt 12 ww. rozporządzenia). Jest więc dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Zawiera on co najmniej cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość, wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku, wartość rabatów lub narzutów, wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku.

Błędnie zaprogramowana kasa fiskalna u podatnika zwolnionego z podatku VAT

Celem przybliżenia problematyki, rozważania poprzedzimy przykładem.

Przykład 1.

Podatnik w styczniu 2016 r. rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie handlu detalicznego. Przedsiębiorca, przewidując niewielki rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej, wybrał zwolnienie z podatku VAT (nie złożył zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R). W styczniu 2017 r. w związku z przekroczeniem obrotów uprawniających do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej podatnik dokonał jej zakupu. Serwisant kasy fiskalnej błędnie zafiskalizował na kasie stawkę podatku w wysokości 23%. Powinien wprowadzić stawkę: zwolnione od podatku. Podatnik po trzech tygodniach spostrzegł powyższy błąd. Czy w tej sytuacji winien rozliczyć podatek od towarów i usług za styczeń 2017 r., złożyć deklarację VAT-7, mimo że posiada status podatnika zwolnionego?

W tym przypadku podatnik nie będzie obowiązany do rozliczenia podatku VAT z paragonów. Poniżej postaramy się wyjaśnić dlaczego.

Błędnie zaprogramowana kasa i błędne zewidencjonowana sprzedaży

Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 cyt. rozporządzenia podatnicy stosujący kasy dokonują weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku, niezwłocznie zgłaszają podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas każdą nieprawidłowość w pracy kasy. 

W tym miejscu należy przypomnieć, iż to na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania prowadzonych transakcji na urządzeniach księgowych tak, aby odzwierciedlały one rzeczywisty ich przebieg.

Zgodnie z § 3 ust. 5 ww. rozporządzenia, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

1.błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2.krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 6 rozporządzenia).

Korygowanie sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej z błędną stawką VAT przez podatnika zwolnionego

W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty (patrz art. 108 ust. 1 ustawy o VAT). Przepis ten stosujemy ponadto, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego (art. 108 ust.2 ustawy o VAT).

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy, można uznać, iż w przypadku wystawienia faktury z wykazanym podatkiem VAT niezależnie od statusu podatnika będzie on obowiązany do jego zapłaty. Przepis ten dotyczy zatem wystawienia faktury, a w naszym przypadku podatnik wydawał paragony fiskalne, więc nie ma on tutaj zastosowania.

W tym przypadku przedsiębiorca winien dokonaną sprzedaż uznać za sprzedaż zwolnioną, nie ma on też obowiązku składania deklaracji podatkowych VAT-7. Podatnik powinien prowadzić rejestr korekt, w której należy wykazać przyczynę korekty.

Stanowisko przedstawione powyżej potwierdza interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 października 2008 r., numer ILPP2/443-705/08-4/EN

Z sytuacji przedstawionej we wniosku wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży prasy, artykułów biurowych, papierniczych, zabawek. Zainteresowany ewidencjonuje obrót za pomocą kasy rejestrującej. Kasa służy do rejestracji transakcji nie uwzględniając podatku VAT, gdyż Wnioskodawca korzysta ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 113 ustawy. Błędnie zaprogramowana kasa przez serwisanta – wg stawek podatku VAT w wysokości 22%, 7%, 0% odpowiednio do towaru, zamiast ewidencjonować obrót jako zwolniony z VAT.

Do żadnego z błędnie wystawionych paragonów fiskalnych nie wystawiono faktury sprzedaży. W związku z dużą liczbą błędnie wystawionych paragonów – 1241 sztuk, dokonano ogólnej korekty wszystkich paragonów w ewidencji korekt paragonów. Biorąc pod uwagę powołane przepisy oraz przedstawiony stan faktyczny, stwierdzić należy, iż Zainteresowanemu przysługuje uprawnienie do korekty wszystkich błędnie wystawionych paragonów w specjalnie w tym celu prowadzonej ewidencji korekt, jeżeli podstawą przysługującego uprawnienia do korekty sprzedaży i podatku należnego jest rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczych udokumentowany wiarygodnymi dowodami.