Wraz z zakończeniem roku kalendarzowego przed podatnikami staje poważne zadanie - rozliczenie dochodów, uzyskanych w dobiegającym końca okresie. O ile pracujący na etacie nie powinni mieć z tym większych kłopotów, rozliczając się na podstawie PIT-11 otrzymanego od pracodawcy, o tyle przedsiębiorcy prowadzący własne działalności gospodarcze mogą napotkać nieco więcej trudności. Jedną z nich są faktury kosztowe, dotyczące wydatków z ubiegłego roku podatkowego, a które w praktyce spływać mogą jeszcze przez długie miesiące od zakończenia grudnia. Jak faktura z ubiegłego roku podatkowego powinna zostać prawidłowo wykazana? Wyjaśniamy.
Kiedy wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów?
Kluczową zasadą, na podstawie której możliwe jest uwzględnienie wydatków w kosztach uzyskania przychodów, jest ich nierozerwalny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT zobowiązanie musi zostać poniesione w celu uzyskania przychodu albo utrzymania lub zabezpieczenia jego źródła. Co ważne, wydatek nie może także figurować w katalogu wskazanym w art. 23 ustawy - są tam ujęte takie wydatki, które obligatoryjnie nie mogą pretendować do miana kosztów podatkowych.
Jeśli chodzi o terminy powstawania kosztów uzyskania przychodów, to ustawa o PIT w art. 22 ust. 4 wskazuje, że koszty uzyskania przychodów mogą być potrącone wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Jest to podstawowa zasada, obowiązująca podatników prowadzących księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zgodnie z powyższym kiedy przedsiębiorca otrzymuje fakturę za dokonany firmowy zakup, zazwyczaj może ująć ją w swojej KPiR już w okresie otrzymania. Warto natomiast pamiętać, że zarówno sam podatnik, jak i jego kontrahenci są ludźmi, mają zatem prawo do błędów czy zapomnienia. W związku z tym niejednokrotnie trzeba się zmierzyć z sytuacją, w której faktura dokumentująca wydatek spływa do firmy później niż w okresie jego poniesienia, bądź też zostaje zagubiona wśród dokumentacji i odkryta już po dokonaniu rozliczenia. Co należy zrobić w takiej sytuacji?
Księgowanie opóźnionej faktury
W przypadku podatku dochodowego podstawowym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Dlatego też przychody i koszty zliczane są narastająco, za cały rok, a ostatecznie ujmowane są w deklaracji rocznej. W trakcie roku - jak wie każdy, nawet mało doświadczony przedsiębiorca - uiszczane są natomiast zaliczki na podatek dochodowy, obliczane na podstawie uzyskanego przychodu, pomniejszonego o poniesione koszty. Co ważne, zaliczki te nie są dokumentowane za pomocą żadnych deklaracji - konieczność składania PIT-5 oraz PIT-5L nie obowiązuje już od początku 2007 r.
Dlatego też jeśli zdarzy się w trakcie danego roku podatkowego otrzymanie faktury “opóźnionej”, już po zamknięciu okresu rozliczeniowego, nie powinno się dokonywać księgowania kosztu wstecz. Przede wszystkim nie jest możliwe dokonanie korekty pomniejszającej już zapłaconą zaliczkę, szczególnie iż nie istnieje deklaracja, którą możnaby skorygować. Jak sobie poradzić? Koszty w trakcie roku podatkowego można księgować na bieżąco - jako że podatek i tak zostanie ostatecznie rozliczony i uregulowany na zakończenie roku.
Przykład 1.
Przedsiębiorca, rozliczający się z podatku dochodowego miesięcznie, otrzymał w maju fakturę kosztową dotyczącą marca. Jako że marzec został zamknięty, a zaliczka na podatek opłacona w ostatecznym terminie 20 kwietnia, nie jest już możliwe cofnięcie się do właściwego okresu. Zatem przedsiębiorca może zaksięgować koszt do KPiR w maju.
Dla celów porządkowych dobrze jest przyjąć określoną datę na księgowanie tego typu opóźnionych kosztów - np. 1 dzień miesiąca (w przykładzie - 1 maja).
Faktura z ubiegłego roku podatkowego - księgowanie
Księgowanie pominiętych kosztów w trakcie roku nie wydaje się zatem być mocno problematyczne. Co natomiast zrobić w sytuacji, kiedy faktury kosztowe, dotyczące ubiegłego już roku podatkowego spłyną do podatnika dopiero w nowym roku? W takiej sytuacji konieczne będzie “cofnięcie się” do poprzedniego roku - ale także na określonych zasadach. W praktyce księgowej tego typ koszty ujmowane są w grudniu minionego roku podatkowego.
Warto pamiętać, że dokumentacja księgowa powinna być ponumerowana zgodnie z numeracją wynikającą z KPiR. Zaksięgowanie kosztu z np. maja do tego miesiąca wiązałoby się zatem z koniecznością ponownego przenumerowania wszystkich dokumentów, począwszy od maja aż do końca. Dlatego też w tym przypadku także najlepiej wybrać jedną określoną datę - np. 31 grudnia. W ten sposób wydatki zostaną ujęte w odpowiednim roku podatkowym, a ich zaksięgowanie nie będzie nastręczało dodatkowych obowiązków.
Warto zwrócić szczególną uwagę na faktury, które obejmują swoim zakresem wydatki zarówno z poprzedniego, jak i bieżącego roku podatkowego. Taka sytuacja ma często miejsce w przypadku wydatków za usługi telekomunikacyjne - abonament naliczany jest za ten okres, w którym wystawiono fakturę, ale koszty rozmów dotyczą miesiąca poprzedniego. Co w takiej sytuacji?
W tym przypadku należy podzielić widniejący na fakturze wydatek, ewidencjonując jego części do odpowiednich lat podatkowych - jak w poniższym przykładzie.
Przykład 2.
Przedsiębiorca otrzymał w dniu 15 stycznia 2018 r. fakturę za usługi telekomunikacyjne, dokumentującą abonament za styczeń 2018 r. w kwocie 50 zł netto oraz opłaty za rozmowy przeprowadzone w grudniu 2017 r. w kwocie 70 zł netto.
Do KPiR z datą 31 grudnia należy zaksięgować kwotę dotycząca rozmów telefonicznych - 70 zł. Abonament natomiast należy ująć w styczniu w kwocie 50 zł netto.
Opóźnione faktury a rozliczenie roczne
Jeśli ktoś kiedyś zastanawiał się, dlaczego na złożenie rozliczenia rocznego podatnicy mają aż tyle czasu - w przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego aż do 30 kwietnia, w przypadku ryczałtu do 31 stycznia - to opóźnione faktury są właśnie jedną z przyczyn. Przedsiębiorca może bowiem swobodnie księgować spływające do niego opóźnione dokumenty aż do chwili, kiedy złoży zeznanie roczne. Doksięgowane koszty będą uwzględnione w składanej deklaracji.
Jeśli natomiast zdarzy się, że faktury kosztowe dotrą do firmy już po złożeniu deklaracji, po ich zaksięgowaniu konieczne będzie sporządzenie i złożenie korekty deklaracji rocznej. Wypełniając taką deklarację korygującą podatnik, musi pamiętać o tym, aby uwzględnić w niej przyczynę składanej korekty.
