Interpretacja indywidualna z dnia 12.05.2011, sygn. IPPP3/443-468/11-2/JF, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 23.03.2011 r. (data wpływu 25.03.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczania podatku naliczonego z faktur elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF - jest prawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 25.03.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości odliczania podatku naliczonego z faktur elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.
W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:
W toku prowadzonej działalności, Wnioskodawca dokonuje zakupów i sprzedaży towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczanymi osobiście).
W celu usprawnienia przepływu faktur, Wnioskodawca oraz jego kontrahenci rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.
Wnioskodawca zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W szczególności Wnioskodawca zamierza ustalić, że wystawiane oraz otrzymywane przez niego faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury. Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.
Wnioskodawca będzie przechowywał w odpowiednio nazwanym katalogu zapis e-maila wraz z załącznikiem (plikiem zawierającym fakturę) przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Katalog zawierający e-maile z fakturami będzie podzielony na okresy rozliczeniowe.
Wnioskodawca otrzymał ekspertyzę wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu z dnia 8 marca 2011 r. (dalej: Ekspertyza), potwierdzającą, że faktury wystawiane w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu. Ekspertyza stanowi załącznik do niniejszego wniosku.
W związku z powyższym zadano następujące pytania:
Czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia, w szczególności gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury...
Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT)...
Zdaniem Wnioskodawcy:
Faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia, bowiem gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżeniu podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 ze zm., dalej: ustawa o VAT).
Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Ponadto, zgodnie z § 4 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Powyższe oznacza, że podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażanie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury. W sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku, warunek ten będzie spełniony poprzez zawarcie przez Wnioskodawcę odpowiedniego porozumienia w formie pisemnej, w którym zostanie wyrażona akceptacja przez strony elektronicznego fakturowania.
Kolejnym wymogiem, niezbędnym do uznania dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów Rozporządzania jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury wprowadził § 2 ust. 1 Rozporządzenia. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. O integralności treści faktury mówimy z kolei w przypadku, gdy w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Kwestią kluczową jest zatem udowodnienie i uzyskanie pewności co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów (świadczącej usługę) i wystawcy faktury oraz faktu, iż w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Powyższe sformułowania sprowadzają się do zapewnienia, że faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.
W myśl § 2 ust. 2 Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Rozporządzenie podaje zatem przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury tj. zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to jednak otwarty katalog metod, co potwierdza zastosowanie wyrażenia w szczególności w tym przepisie. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania faktur elektronicznych o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności i integralności, o których mowa w ust. 1 wspomnianego przepisu.
Zdaniem Wnioskodawcy, faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą spełniały wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura.
Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. Nie nakłada obowiązku stosowania rozwiązań matematycznych w szczególności kryptograficznych, informatycznych - zakupu odpowiednich urządzeń, oprogramowania czy też odpowiednio opisanych rozwiązań biznesowych (np. opisanych w umowie procedur). W ocenie Wnioskodawcy, popartej Ekspertyzą, wystarczającymi dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści przy fakturowaniu w formacie PDF jest opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie procedur, które gwarantują przestrzeganie opisanych poniżej zasad:
wysyłanie faktur z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania;
oprogramowanie obsługiwane jest przez uprawnionego do tego pracownika, który może opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu;
wysłanie faktur z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury.
Nawiązując do treści Ekspertyzy, przedsiębiorca, posiadający odpowiednie, pisemnie procedury, które obejmują zabezpieczenie przed dostępem do komputera oraz oprogramowania poziomie loginu i hasła, których stosowanie będzie mógł udokumentować na okoliczność kontroli Urzędu Skarbowego, spełnia warunki dotyczące autentyczności i integralności przy przesyłaniu pocztą elektroniczną faktur elektronicznych w formacie PDF.
Wprawdzie faktem jest, że przy wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy możliwe jest podszywanie się pod nadawcę wiadomości i takie zredagowanie jej treści aby sprawiała ona wrażenie pochodzącej od nadawcy. Istnieją również programy służące do obróbki graficznej dające możliwość zmiany zawartości faktury, Należy jednak mieć na uwadze, że jest to działanie przestępcze, a podobnej operacji sfałszowania dokumentu można dokonać w stosunku do faktury papierowej.
W tym miejscu Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia wskazał, że celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.
Ponadto, w uzasadnieniu projektu zmian do rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r., Nr 212, poz. 1337), które obowiązują od 1 stycznia 2011 r., Minister Finansów przedstawił, iż Proponowane zmiany wraz ze zmianami przepisów wykonawczych dotyczących sposobu przesyłu faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej mają na celu przede wszystkim upowszechnienie fakturowania w formie elektronicznej, ujednolicenie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej czy elektronicznych w formie papierowej, co powinno przyczynić się do ułatwienia dokumentowania obrotu gospodarczego.
Dodatkowo w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r. Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem).
Należy również pamiętać, że Rozporządzenie dostosowuje polskie przepisy do wymogów znowelizowanej Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., która zmierza m.in. do liberalizacji obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych oraz doprowadzenia do stanu, w którym faktury papierowe i elektroniczne będą traktowane jednakowo.
W związku z powyższym, Wnioskodawca może przyjąć rozwiązanie dające ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treści, jak dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą. Nie można zatem stawiać innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. Zdaniem ekspertów od faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom. Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Zgodnie z wnioskami płynącymi z Ekspertyzy, Faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną, w takim samym stopniu jak faktury papierowe, przesyłane klasyczną pocztą, uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura w szczególności danych dotyczących podatku VAT i autentyczności pochodzenia Wynika to z faktu, że obecnie dostępne oprogramowanie, w takim samym stopniu umożliwia, niezgodne z prawem, wytworzenie zawierającej zmienione istotne dane faktury czy to w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej.
Należy również mieć na uwadze, że na podstawie art. 274c Ordynacji podatkowej organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych w formacie PDF poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści.
Ponadto, jeżeli sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznej daje możliwość szybkiego kojarzenia faktury z zamówieniem, umową czy dokumentem WZ może to stanowić dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Tym samym, jeżeli dla przesyłanej pocztą elektroniczną faktury elektronicznej, w formacie niezezwalającym na jej modyfikacje jakim jest PDF, możliwe jest porównanie jej (np. poprzez powołanie się w treści przesyłki e-mail lub załączonej faktury na zamówienie, umowę czy dokument WZ z dokumentami, na podstawie których została wystawiona, to będzie stanowić to podstawę dodatkowego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wystawione i otrzymane przez niego faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. W szczególności, Wnioskodawca będzie przechowywał zapisy e-maili wraz z załącznikami (plikami zawierającymi faktury) w katalogu podzielonym na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu opisanych powyżej procedur zabezpieczających przed zmianą treści faktury, a więc gwarantujących integralność treści i czytelność faktur. Zgodnie z Ekspertyzą, zapis e-maila z fakturą zapewnia o autentyczności pochodzenia ponieważ razem z treścią przesyłki e-mail zapisana jest data jej wysłania, adres e-mail nadawcy, nazwa nadawcy, które mogą być porównane z danymi na fakturze. Faktury będą przechowywane przez okres od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Podsumowując. Wnioskodawca zamierza wdrożyć we współpracy z kontrahentami opisane powyżej procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w PDF przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej tj.:
zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur; ustalić, że wystawiane oraz otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury; zapewnić, że wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jaki i oprogramowania, zaś oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.
Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, że wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów.
W konsekwencji, należy uznać, że Wnioskodawca wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie spełniał obowiązek dokumentacyjny, określony w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.
Jednocześnie, Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w PDF otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu spełnienia ogólnych warunków dających prawo do odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.
Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.
Tutejszy Organ informuje ponadto, iż wydana interpretacja - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej dotyczy tylko sprawy w zakresie wystawiania i odbioru faktur przez Wnioskodawcę będącego Zainteresowanym. W związku z tym kontrahent nie może wywodzić skutków prawnych z niniejszej interpretacji.
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.
