Informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony – czy powinna być przekazana?

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Zatrudniamy pracownika, z którym początkowo zawarliśmy umowę na okres próbny, a następnie umowę na czas określony, na 4 lata. Czasowy limit zatrudnienia na czas określony (33 miesiące) upłynął 30 listopada br. W jaki sposób umowa na czas określony przekształci się w umowę na czas nieokreślony? Czy powinna być przygotowana informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony?

 

Wioletta, Kwidzyń

 

Nowelizacja Kodeksu pracy z 25 czerwca 2015 roku sprawiła, że od 22 lutego 2016 roku obowiązują nowe reguły zawierania umów o pracę na czas określony. Zasady te (art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy) polegają na:

  • ograniczeniu liczby zawieranych umów terminowych do trzech;
  • wprowadzeniu limitu czasowego trwania zatrudnienia na tej podstawie (umowa na czas określony) do 33 miesięcy.

Powyższe przepisy odnoszą się do umów na czas określony. Natomiast umowa na okres próbny jest innym rodzajem dokumentu. Oznacza to, że umowy zawierane na okres próbny, bez względu na obejmujący je czas, nie wliczają się do limitu umów czasowych.

Co istotne, zgodnie z art. 25(1) § 4 kp zasady tej nie stosuje się do umów o pracę na czas określony:

  1. w celu zastępstwa pracownika;
  2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym;
  3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji;
  4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.

Informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony

W przypadku przekroczenia przynajmniej jednego z powyższych ograniczeń przyjmuje się, że pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony począwszy od:

  • dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony
  • lub od dnia następującego po przekroczeniu 33 miesięcy.

Przekształcenie umowy na czas określony dokonuje się z mocy prawa i nie trzeba sporządzać aneksu czy informacji.

Przykład 1.

Strony po 3-miesięcznym okresie próbnym zawarły trzy umowy na czas określony – każdą na 6 miesięcy. Czyli wykorzystano 18 miesięcy z dopuszczalnego 33-miesięcznego limitu czasu zatrudniania na podstawie umów terminowych. Jednak mimo niewykorzystania wymiaru 33 miesięcy dopuszczalnego czasu trwania umów terminowych czwarta umowa z mocy prawa ulegnie przekształceniu w umowę na czas nieokreślony.

Przykład 2.

Umowa na czas określony została zawarta 17 marca 2019 roku. Okres 33 miesięcy upłynie 16 grudnia 2021 roku. Od 17 grudnia 2021 roku umowa przekształci się więc w umowę na czas nieokreślony.

Przekształcenie umowy dokonuje się na mocy prawa bez potrzeby podejmowania jakichkolwiek czynności przez pracodawcę oraz niezależnie od woli stron stosunku pracy. Podpisywanie porozumienia zmieniającego (tzw. aneksu) do umowy jest zatem zbędne. Takie wnioski poparł Sąd Apelacyjny w Łodzi w rozstrzygnięciu sprawy dotyczącej przedłużenie do dnia porodu umowy na czas określony z pracownicą w ciąży.

Wyrok sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22 grudnia 2015 roku (sygn. akt III AUa 744/15)

„[...] Z treści przepisu wynika, że w takiej sytuacji pracodawca nie powinien dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych, ponieważ zmiana następuje z mocy prawa [...]”.

Pracodawca, choć nie jest to jego obowiązkiem, może jednak rozważyć modyfikację treści umowy (np. w drodze aneksu). Wprowadzenie do umowy zapisu stwierdzającego, że strony łączy umowa na czas nieokreślony wraz z usunięciem zapisu o tym, że umowa została zawarta na czas określony, definitywnie określi jej rodzaj.

Ponadto żaden przepis nie nakłada też na pracodawcę obowiązku zawiadomienia pracownika o wspomnianej zmianie. Jednakże informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony powinna zostać przekazana. Dzięki niej pracownik będzie miał pełne informacje o zatrudnieniu, a pracodawca bezpieczeństwo podejmowanych czynności wobec pracownika.

Wyrok Sądu Najwyższego z 8 września 2015 roku (sygn. akt I PK 282/14): „Brak świadomości pracownika co do tego, że jego umowa przekształciła się z terminowej w stałą, jest istotnym błędem podającym w wątpliwość ważność porozumienia w sprawie rozwiązania stosunku pracy”.

Informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony – wzór

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na przekazanie informacji, wówczas powinien to zrobić w formie pisemnej. Aktualnie nie ma jednego wzoru służącego do poinformowania pracownika o zmianie. W piśmie takim powinny być po prostu zawarte:

  • dane pracodawcy;
  • dane pracownika;
  • informacje:
    • od jakiego dnia następuje zmiana umowy na czas nieokreślony;

    • jakiej umowy dotyczy;

    • podstawa prawna;

  • podpisy.

Dokument ten będzie bardzo krótki. Przykładowa treść może brzmieć następująco:

„Informuję Panią/Pana, że od dnia…………… umowa o pracę zawarta dnia………….. na czas określony, na mocy art. 251 § 3 Kodeksu pracy uległa przekształceniu w umowę na czas nieokreślony”.

Podpisany dokument przekazuje się pracownikowi, a drugi jego egzemplarz (najlepiej z podpisem pracownika potwierdzającym odbiór) należy przechowywać w części B akt osobowych.

Uzasadnienie wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy na czas nieokreślony jest możliwe za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, a także bez wypowiedzenia z winy i bez winy pracownika. W przypadku umowy na czas nieokreślony pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna. Obowiązujące przepisy wskazują następujące okresy wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony:

  • 2 tygodnie – jeżeli pracownik był zatrudniony nie dłużej niż 6 miesięcy;
  • 1 miesiąc – jeśli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
  • 3 miesiące – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Pracodawca, wypowiadając umowę na czas nieokreślony, ma obowiązek podania przyczyny.

Umowa o pracę na czas określony po wyczerpaniu limitów automatycznie staje się umową na czas nieokreślony. Z tego względu informacja o przekształceniu umowy na czas nieokreślony nie jest obowiązkowa. Warto jednak przekazać ją pracownikowi, ponieważ dzięki temu będzie on miał wszystkie niezbędne dane o zatrudnieniu.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów