Jak poprawić błędy w wypowiedzeniu umowy o pracę?

Nie ma ludzi nieomylnych. Każdemu może zdarzyć się nieścisłość przy wykonywaniu swoich obowiązków. Co jednak stanie się w sytuacji, kiedy pojawią się błędy w wypowiedzeniu umowy o pracę sporządzonym przez pracodawcę, które zostało następnie wręczone pracownikowi? Czy można w jakiś sposób poprawić pomyłki w wypowiedzeniu umowy o pracę? Niniejszy artykuł przyniesie odpowiedzi na te pytania.

Sposoby rozwiązania umowy o pracę

Przepisy prawa pracy przewidują rozwiązanie umowy o pracę w następujących przypadkach:

• na mocy porozumienia stron;

• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia;

• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia;

• z upływem czasu, na który była zawarta.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę

Strona składająca oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna to uczynić w formie pisemnej.

Pracodawca w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia ma obowiązek wskazać przyczynę uzasadniającą to wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy.

Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia musi zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Błędy w wypowiedzeniu umowy o pracę

Wiedzieć należy, że z reguły w sytuacji gdy w wypowiedzeniu umowy o pracę złożonemu pracownikowi pojawiły się błędy, to wadliwe wypowiedzenie i tak jest skuteczne.

Często wykrycie przez pracownika błędu rodzi w jego odczuciu podstawy do odwołania się od wypowiedzenia do sądu pracy, co powinno nastąpić w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę pracownikowi. 

Najczęstszymi błędami pojawiającymi się w wypowiedziach umowy o pracę są:

• wskazanie błędnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę;

• wskazanie błędnego okresu wypowiedzenia;

• błędy pisarskie;

• brak pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy lub wadliwe pouczenie o prawie do odwołania;

• brak prawidłowej reprezentacji;

• błąd w postaci naruszenia przepisów ochronnych.

Wycofanie wadliwego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę

Zauważyć należy, że zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy odpowiednio w sprawach z zakresu prawa pracy trzeba stosować przepisy Kodeksu cywilnego, o ile nie jest to sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę jest oświadczeniem woli pracodawcy, do którego należy stosować przepisy dotyczące oświadczeń woli zawarte w Kodeksie cywilnym. W myśl art. 61 kc oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Przykład 1.
Jan Kowalski prowadzi firmę. W ostatnim czasie w związku ze zmniejszeniem się zamówień konieczna była redukcja etatów w jego firmie. 3 stycznia 2022 roku Jan Kowalski wręczył Halinie Nowak oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem, gdzie jako przyczynę wypowiedzenia wpisano „brak staranności w wykonywaniu obowiązków” zamiast „likwidacja stanowiska pracy”. Powyższy błąd wynikał z faktu przekopiowania treści wypowiedzenia z wcześniej sporządzonego wypowiedzenia dotyczącego innego pracownika. Kiedy pracodawca zorientował się, jaki błąd popełnił, złożył pracownicy oświadczenie o wycofaniu wypowiedzenia z uwagi na jego wadliwość. Halina Nowak nie wyraziła zgody na wycofanie wypowiedzenia umowy i wystąpiła do sądu pracy o odszkodowanie. Umowa uległa rozwiązaniu z okresem wypowiedzenia, zaś sąd przyznał pracownicy Halinie Nowak odszkodowanie za niezgodne z prawem wypowiedzenie umowy o pracę, bowiem przyczyna wypowiedzenia była nieuzasadniona. Twierdzenia pracodawcy o zaistniałej pomyłce nie przekonały sądu, gdyż powinien on dołożyć należytej staranności przy sporządzaniu takiego oświadczenia woli.

Przykład 2.
Dorota Nowak prowadzi firmę budowlaną. Zastój na rynku nieruchomości skutkował koniecznością redukcji zatrudnienia. Dorota Nowak wręczyła dwóm pracownikom, Janowi Kowalskiemu i Rafałowi Białemu, oświadczenie o rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, gdzie jako przyczynę wypowiedzenia wpisano „utratę zaufania” zamiast „likwidacja stanowiska pracy”. Powyższy błąd wynikał z faktu przekopiowania treści wypowiedzenia z wcześniej sporządzonego wypowiedzenia dotyczącego innego pracownika. Kiedy Dorota Nowak zorientowała się, jaki błąd popełniła, złożyła pracownikom oświadczenie o wycofaniu wypowiedzenia z uwagi na jego wadliwość. Obaj pracownicy zrozumieli sytuację i przystali na wycofanie wypowiedzenia. Po czym Dorota Nowak wręczyłą im prawidłowo sporządzone oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Brak pouczenia lub wadliwe pouczenie o odwołaniu

Zarówno w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jak i w literaturze prawa pracy ukształtowało się jednolite stanowisko, zgodnie z którym brak pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie i terminie odwołania lub pouczenie błędne w razie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia może być jedynie podstawą do przywrócenia terminu dokonania tej czynności.

Brak pouczenia nie rodzi również odpowiedzialności pracodawcy za wykroczenie na podstawie art. 281 pkt 3 Kodeksu pracy.

Błędny okres wypowiedzenia

Wskazanie w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem błędnego okresu wypowiedzenia – podobnie jak brak pouczenia – nie rodzi z automatu na tej podstawie uznania za uzasadnione roszczeń pracownika z tytułu niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę czy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, a więc roszczenia o odszkodowanie albo o przywrócenie do pracy lub uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne.

Błędna przyczyna wypowiedzenia

Podanie przyczyny wypowiedzenia ułatwia pracownikowi podjęcie decyzji o odwołaniu się do sądu pracy. Pracodawca prawidłową przyczynę wypowiedzenia musi podać pracownikowi najpóźniej w dacie złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu.

Podanie przyczyny oznacza wskazanie konkretnego zdarzenia lub zdarzeń, ewentualnie okoliczności, które zdaniem pracodawcy uzasadniają wypowiedzenie. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego za sprzeczne z art. 30 § 4 Kodeksu pracy jest wskazanie przez pracodawcę przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę w piśmie doręczonym pracownikowi później niż złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy.

Kwestie naprawienia błędu dotyczącego wadliwej przyczyny wypowiedzenia były przedmiotem rozważań Sądu Najwyższego w 2019 roku, gdzie w wyroku z 25 kwietnia 2019 roku, sygn. I PK 19/18, uznano, iż „procesowej instytucji sprostowania oczywistej omyłki w treści orzeczenia sądu (art. 350 kpc) nie da się przenieść (wprost albo przez analogię) na oświadczenia stron stosunków prawnych, jeżeli te oświadczenia mają prawną doniosłość (wywołują określone skutki prawne) od chwili ich złożenia. Jednocześnie do oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu pracownikowi stosunku pracy – w części obejmującej ujawnienie (opisanie) przyczyny wypowiedzenia – nie ma zastosowania art. 84 kc. Przepis ten przewiduje możliwość uchylenia się od skutków prawnych oświadczenia woli w razie błędu co do treści czynności prawnej. W przypadku czynności prawnej pracodawcy, jaką jest wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, należy odróżnić oświadczenie woli (samo wypowiedzenie umowy, rodzące skutek w postaci rozwiązania umowy) od oświadczenia wiedzy (podania przyczyny lub przyczyn wypowiedzenia). Konstrukcję uchylenia się od skutków oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu co do treści czynności prawnej (art. 84 kc) można zastosować do samego wypowiedzenia, ale już nie do przyczyn wypowiedzenia. [...] Jedynym sposobem naprawienia „oczywistej omyłki” (faktycznie – podania przez pracodawcę nieprawdziwych kwot dotyczących wysokości planowanego i zrealizowanego budżetu) było cofnięcie przez pozwaną Spółkę oświadczenia o wypowiedzeniu (za zgodą powódki, ponieważ zgodnie z art. 61 kc jednostronne odwołanie oświadczenia woli złożonego innej osobie jest skuteczne tylko wtedy, gdy doszło do adresata jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej), a następnie ponowne dokonanie wypowiedzenia już z podaniem prawdziwej (rzeczywistej) przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy (art. 30 § 4 kp). Nie można było usunąć skutków podania pierwotnie nieprawdziwej (nierzeczywistej) przyczyny wypowiedzenia w taki sposób, w jaki uczyniła to skarżąca. [...] Pracodawca powinien starannie przygotować się do złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu. Jest to jedna z najbardziej doniosłych czynności prawnych w relacjach pracownika i pracodawcy, ponieważ prowadzi do ustania łączącego ich stosunku pracy. Pracodawca nie może zaniechać sprawdzenia (skontrolowania) sposobu sformułowania przyczyn uzasadniających rozwiązanie stosunku pracy, nawet gdy stosowne pismo zawierające oświadczenie o wypowiedzeniu zostało przygotowane przez odpowiednie służby (kadry, dział personalny itp.)”.

Nieprawidłowa reprezentacja 

Z reguły pracodawca wykonuje czynności związane ze stosunkiem pracy. O ile w małych podmiotach, np. jednoosobowych działalnościach gospodarczych, robi to właściciel firmy, o tyle w większych przedsiębiorstwach mogą to wykonywać upoważnione osoby. Niemniej jednak błąd co do reprezentacji nastąpi wyłącznie wtedy, gdy wypowiedzenie podpisze osoba, która nie ma uprawnień do reprezentowania pracodawcy na podstawie art. 3 kp.

W uchwale Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z 17 listopada 2011 roku, III PZP 6/11, wskazano, iż w wypadku wadliwego wypowiedzenia umowy o pracę wzruszenie jego skutków prawnych dopuszczalne jest wyłącznie na drodze sądowej, uruchamianej przez odwołanie się pracownika do sądu pracy. Uznano, że wadliwe wypowiedzenie jest czynnością prawną zaskarżalną, niekiedy określaną jako względnie bezskuteczna, ale nie jest działaniem bezskutecznym samoistnie, ponieważ bez jego zaskarżenia w kodeksowym terminie do sądu pracy także wadliwe wypowiedzenie prowadzi do skutecznego rozwiązania stosunku pracy z upływem okresu wypowiedzenia.

Omyłka pisarska

Błąd pisarski może przytrafić się każdemu. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 2016 roku w sprawie II PK 77/15, „omyłkę pisarską może stanowić tylko taki błąd literowy lub pisarski, który jest oczywisty, ale nie prowadzi ani nie zmienia merytorycznej treści, istoty ani rozumienia tekstu pisanego, zwłaszcza i tym bardziej wtedy, gdy uznanie „omyłki pisarskiej” ma zasadnicze znaczenie prawne dla dokonania prawidłowego osądu sporu”.

Błędy pisarskie podlegają prostowaniu poprzez sporządzenie pisma wyjaśniającego zaistniały błąd.

Naruszenie przepisów ochronnych

Błąd może dotyczyć także wręczenia wypowiedzenia pracownikowi będącemu pod ochroną prawa pracy na podstawie poszczególnych jego norm. Dotyczy to m.in. pracowników, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do emerytury, pracownikowi w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracownicy w ciąży czy w okresie urlopu macierzyńskiego.

Podsumowanie

Podsumowując, błędami rodzącymi odpowiedzialność pracodawcy przed sądem pracy będzie podanie nieprawidłowej przyczyny wypowiedzenia umowy lub dokonanie wypowiedzenia mimo szczególnej ochrony pracownika wynikającej z przepisów prawa lub wskutek błędnej reprezentacji. W tych przypadkach korekta musi polegać na wycofaniu wypowiedzenia, o ile pracownik wyrazi na to zgodę, i jeśli jest to możliwe – ponowne wręczenie prawidłowego wypowiedzenia. Błędy pisarskie, braki w pouczeniu o prawie odwołania lub mylne pouczenie, nieściśle wskazany okres wypowiedzenia nie mają wpływu na uwzględnienie roszczeń, więc w razie ich zaistnienia można przekazać pracownikowi ich pisemne sprostowanie.