Jednostki mogą udzielać rabatów nabywcom po zakończeniu roku obrotowego, których wysokość może być ustalana np. na podstawie wielkości dokonanych w danym roku zakupów, spełnienia warunków umowy czy zachowywania terminów płatności. W związku z tym faktura korygująca sprzedaż na rzecz danego kontrahenta, któremu udzielono rabatu, może zostać wystawiona nie tylko po zakończeniu roku, ale w niektórych sytuacjach także po sporządzeniu czy nawet zatwierdzeniu sprawozdania. W celu ustalenia jak należy rozliczyć rabat udzielony nabywcom po zakończeniu roku obrotowego należy dokonać analizy przepisów ustawy o rachunkowości.
Rabat udzielony nabywcom po zakończeniu roku obrotowego i przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok
Rabaty udzielane nabywcom wpływają na wynik działalności operacyjnej jednostki, który stanowi różnicę między przychodami netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów z uwzględnieniem dotacji, opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń, bez podatku od towarów i usług oraz innych podatków bezpośrednio związanych z obrotem, oraz pozostałymi przychodami operacyjnymi a wartością sprzedanych produktów, towarów i materiałów wycenionych w kosztach wytworzenia albo cenach nabycia, albo zakupu, powiększoną o całość poniesionych od początku roku obrotowego kosztów ogólnych zarządu, sprzedaży produktów, towarów i materiałów oraz pozostałych kosztów operacyjnych. Wynika tak z art. 42 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 tej ustawy do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dodatkowo w celu właściwego ustalenia momentu ujęcia przychodu w księgach rachunkowych trzeba uwzględnić nadrzędne zasady rachunkowości, takie jak zasada memoriału, zasada współmierności przychodów i kosztów czy zasada ostrożnej wyceny.
W świetle powyższych regulacji korekty przychodów dotyczące sprzedaży za dany rok obrotowy, w tym również wynikające z rabatów udzielonych nabywcom do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, podlegają ujęciu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, w którym powstał dany przychód podlegający korekcie.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością udzieliła rabatu nabywcy z tytułu sprzedanych w 2023 roku towarów. Rabat został udzielony na podstawie umowy zawartej z kontrahentem. Według postanowień tej umowy spółka udziela 5% rabatu i wystawia fakturę korygującą w terminie do końca I kwartału następnego roku pod warunkiem spełnienia ustalonych w umowie limitów dostaw w każdym kwartale danego roku. 13 marca 2024 roku spółka wystawiła i przekazała kontrahentowi fakturę korygującą dotyczącą sprzedaży towarów za 2023 rok. W jaki sposób należy ująć rabat udzielony nabywcy po zakończeniu roku obrotowego, a przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok?
Podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych spółki z o.o. będącej sprzedawcą udzielającym rabatu kontrahentowi po zakończeniu roku obrotowego, a przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok jest wystawiona faktura korygująca. Korekta przychodu ze sprzedaży w związku z udzielonym rabatem podlega zewidencjonowaniu w księgach rachunkowych jednostki w roku, w którym dokonano sprzedaży objętej rabatem (2023 rok) na zmniejszenie przychodu ze sprzedaży w następujący sposób:
- Wn konto 730 „Sprzedaż towarów” (zmniejszenie przychodu ze sprzedaży),
- Wn konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego” (zmniejszenie VAT należnego),
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami” (zmniejszenie kwoty należności od odbiorcy).
Rabat udzielony nabywcom po zakończeniu roku obrotowego po sporządzeniu sprawozdania finansowego za dany rok
W przypadku gdy udzielenie rabatu nabywcy po zakończeniu roku obrotowego będące podstawą korekty przychodów następuje po sporządzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, w celu ustalenia właściwego ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych należy odwołać się do art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej. Oznacza to, że rabat udzielony nabywcy po zakończeniu roku obrotowego co do zasady powinno się ewidencjonować w księgach rachunkowych roku, w którym dokonano sprzedaży objętej rabatem, nawet jeśli zostanie udzielony po sporządzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.
Przykład 2.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z przykładu 1 udzieliła rabatu nabywcy z tytułu sprzedanych w 2023 roku towarów, wystawiając fakturę korygującą 29 marca 2024 roku, już po sporządzeniu sprawozdania finansowego za 2023 rok. W jaki sposób należy ująć rabat udzielony nabywcy po zakończeniu roku obrotowego, po sporządzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, ale przed jego zatwierdzeniem?
Spółka z o.o. może dokonać korekty zmniejszającej przychód ze sprzedaży w 2023 roku z tytułu udzielonego kontrahentowi rabatu w księgach rachunkowych za 2023 rok na podstawie faktury korygującej wystawionej 29 marca 2024 roku lub na podstawie dowodu PK (Polecenie księgowania). Ewidencja zdarzenia na podstawie faktury korygującej w księgach rachunkowych w 2023 roku jest analogiczna jak w przykładzie 1. Natomiast w przypadku korekty przychodu na podstawie dowodu PK wiarygodnie oszacowaną kwotę rabatu spółka może ująć jako zmniejszenie przychodów ze sprzedaży w korespondencji z odpowiednim kontem rozrachunkowym. Ujęcie w księgach rachunkowych 2023 roku rabatu udzielonego nabywcy przedstawia się wówczas następująco:
- Wn konto 730 „Sprzedaż towarów”,
- Ma konto 200 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Następnie w księgach rachunkowych za 2024 rok fakturę korygującą sprzedaży wystawioną 29 marca 2024 roku ujmuje się w następujący sposób:
- Wn konto 222 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,
- Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Natomiast odnośnie do rabatu udzielonego kontrahentowi po zakończeniu roku obrotowego oraz po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, uzasadniającego korektę przychodów w celu odpowiedniej ewidencji zdarzenia w księgach rachunkowych należy odnieść się do art. 54 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu, jeżeli jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, to ich skutki ujmuje w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.
