Poradnik Przedsiębiorcy

Jak powinno wyglądać zawarcie umowy z zagranicznym przedsiębiorcą?

Postępująca globalizacja coraz widoczniej wpływa na ludzkie życie, w tym na rozwój biznesu i przedsiębiorczości. Innowacyjne technologie, możliwość nieograniczonego kontaktu oraz dostęp do nowoczesnych środków transportu, pozwalają przedsiębiorcom cieszyć się nowymi możliwościami, zarówno w gospodarce o zasięgu lokalnym jak i tym międzynarodowym. Dzięki temu, coraz więcej firm decyduje się na nawiązywanie współpracy z przedsiębiorstwami zagranicznymi. W tej jednak sferze, należy zachować szczególną ostrożność – zawarcie umowy z zagranicznym przedsiębiorcą może przysporzyć wielu problemów, gdyż w razie konfliktu interesu z kontrahentem zagranicznym, sądowe dochodzenie swoich praw, może okazać się bardzo kłopotliwe.

Zawarcie umowy z zagranicznym przedsiębiorcą - jak to zrobić?

Mając na uwadze powyższe, trzeba pamiętać, że zawarcie umowy z zagranicznym przedsiębiorcą musi zostać bardzo dobrze przemyślane, tj. należy porozumieć się i wynegocjować wszystkie kluczowe dla danej umowy kwestie, jeszcze przed zawarciem umowy. Jest to o tyle ważne, że próba renegocjacji ustaleń umownych w późniejszym etapie, może stać się niemożliwa, natomiast dochodzenie swoich racji przed sądem – bardzo utrudnione. Aby uchronić się przed nieuczciwymi praktykami handlowymi kontrahenta zagranicznego, należy zwrócić uwagę na prawidłową konstrukcję umowy, a także odpowiednio ją  zabezpieczyć. Na co więc należy szczególnie uważać przed podpisaniem umowy?

Potwierdzenie danych kontrahenta

Przed przystąpieniem do negocjacji, pierwszą czynnością jaką powinien wykonać przedsiębiorca, jest dokładne sprawdzenie potencjalnego kontrahenta. Wszelkie najistotniejsze informacje, można wyszukać w specjalnych rejestrach przedsiębiorców poszczególnych państw. Zawierają one podstawowe dane identyfikujące firmę, tj. tryb prowadzenia przedsiębiorstwa (np. rodzaj spółki), dokładny jej adres, informacje o wspólnikach i reprezentacji firmy, wysokość kapitału, a także informacje o zadłużeniu podmiotu, postępowaniach upadłościowych, ugodowych czy windykacyjnych.

Ważne!
Dane w rejestrach zazwyczaj uzupełniane są bezpośrednio przez samych przedsiębiorców, co wiąże się z ryzykiem, że informacje o firmie, będą nieprawdziwe lub nieaktualne. Zaleca się więc potwierdzić owe dane u samego źródła (przedsiębiorcy) oraz porównać z informacjami znajdującymi się w internecie (np. na giełdach internetowych, porównywarkach, wyszukiwarkach firm itp.).

Negocjacje kontrahentów oraz oświadczenia stron

Przed rozpoczęciem wykonania umowy, bądź zlecenia jej sporządzenia, należy przeprowadzić negocjacje z kontrahentem. Jeżeli okaże się, że warunki proponowane przez druga stronę, będą nie do przyjęcia, zaoszczędzony zostanie wysiłek i pieniądze poświęcone na przygotowanie umowy.

Na wstępie umowy, warto umieścić oświadczenia i zapewnienia stron, czyli twierdzenia kontrahentów dotyczące faktów, składane w celu nakłonienia drugiej ze stron do zawarcia umowy oraz zagwarantowania prawidłowości wykonania przyszłych zobowiązań.

Na popularności zdobywa również instytucja preambuły, stosuje się ją szczególnie przy zawieraniu złożonych umów. Preambuła służy przede wszystkim właściwemu zrozumieniu intencji, zamiarów oraz celów stron kontraktu, ma również istotne znaczenie interpretacyjne.

Jakie są najistotniejsze elementy umowy?

Najważniejszymi elementami każdej umowy jest jej przedmiot, termin realizacji kontraktu, oraz wynagrodzenie. Dodatkowo, w przypadku umowy dotyczącej wykonania dzieła czy dostawy – określenie specyfikacji towaru oraz jego jakości. Prawidłowo skonstruowana umowa, powinna zawierać również zapisy mające na celu ochronę interesów stron w razie nieuczciwego czy nierzetelnego postępowania którejś z nich. Instytucje, które mogą zabezpieczać przedsiębiorców to m.in. kary umowne, gwarancje, oświadczenia o poddaniu się egzekucji, warunki zawieszenia oraz rozwiązania współpracy, a także możliwość przedsądowego rozwiązania ewentualnego konfliktu stron.

Co więcej, w umowie warto zawrzeć zapisy pomocnicze czy techniczne, ułatwiające każdej ze stron właściwe wywiązanie się z umowy. Takimi zapisami, będą na pewno regulację dotyczące:

  • zasad ponoszenia kosztów związanych z transakcjami;

  • zasad przenoszenia ryzyka utraty, zniszczenia lub uszkodzenia towaru;

  • reklamacji wykonania umowy oraz trybu działania w razie braku zapłaty;

  • postępowania w razie pogorszenia się sytuacji materialnej którejś ze stron;

  • zasad zastrzeżenia prawa własności;

  • zasad dokonywania cesji praw z umowy.

Ustalenie powyższych kwestii, będzie na pewno działało na korzyść obu stron. Dzięki nim umowa stanie się bardziej przejrzysta, a dokładne określenie praw i obowiązków stron, zmniejszy ryzyko wystąpienia w przyszłości konfliktów między kontrahentami.

Należy pamiętać, że sposób formułowania umów powinien być jednoznaczny, przejrzysty i czytelny. Ważny jest również język użyty do konstruowania treści kontraktu. Zbyt przesadny formalizm, nadużywanie języka prawnego (np. łacińskich paremii) oraz nadmierne obwarowanie umowy klauzulami sprawi, że stanie się ona niezrozumiała dla odbiorcy, co z kolei może skutkować podpisaniem zobowiązania przez przedsiębiorcę bez dokładnej wiedzy o tym, na co się godzi. Umowę należy więc konstruować w sposób jak najbardziej prosty, posługując się językiem używanym w danej branży, natomiast w razie wykorzystania słów czy zwrotów, mogących przysporzyć problemów w interpretacji, zaleca się załączenie do umowy słowniczka pojęć używanych w umowie.

Przydatne klauzule oraz gwarancje umowne  

Duże znaczenie dla ochrony interesów stron, będzie miało zastosowanie w umowie klauzul ochronnych. Najważniejszymi z nich są:

  • Klauzula siły wyższej – w związku z możliwością wystąpienia nadzwyczajnych zdarzeń o charakterze przypadkowym lub naturalnym, tj. żywiołowym, niedających się uniknąć, warto w umowie umieścić klauzulę siły wyższej. Zastosowanie tej klauzuli, pozwoli na stosowny rozkład ryzyka i podział odpowiedzialności między kontrahentami.

  • Klauzula hardship - pozwala na renegocjacje warunków umowy w sytuacji, kiedy w wyniku zaistnienia nieprzewidzianego zdarzenia, dalsza realizacja zobowiązań kontraktowych staje się dla obu stron nieopłacalna. Klauzula ta jest pomocna w sytuacjach, gdy obie strony doznają uszczerbku majątkowego w wyniku różnego rodzaju zewnętrznych i nieprzewidzianych zdarzeń (np. krach na giełdzie, ogólnoświatowy kryzys gospodarczy, wprowadzenie w jednym z państw embarga na towary będące przedmiotami umowy itp.).

  • Klauzula poufności – jeżeli zawarcie danego kontraktu wiąże się z możliwością wyjawienia czy udostępnienia tajemnic przedsiębiorstwa, których ujawnienie mogłoby mieć negatywny skutek finansowy dla jednej ze stron, należy w umowie ująć zapis zobowiązujący drugą stronę do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

  • Klauzula incoterms - dotyczy odpowiedzialności stron i ponoszenia ryzyka w obrocie międzynarodowym. Precyzuje m.in. szczegóły dostawy towaru: sposób dowozu, zagwarantowanie transportu, oraz warunki jego ubezpieczenia. Klauzula ta odnosi się do reguł opracowanych przez Międzynarodową Izbę Handlową w Paryżu.

Zabezpieczeniem umownych transakcji, będą bez wątpienia różnego rodzaju gwarancje. Wśród nich można wyróżnić:

  • Gwarancję bankową – jest to pisemne zobowiązanie banku do zapłaty beneficjentowi kwoty maksymalnej wskazanej w gwarancji, tj. sumy gwarancyjnej, w przypadku gdy zleceniodawca gwarancji, na którego została wystawiona, nie wywiąże się ze swojego zobowiązania.

  • Gwarancję ubezpieczeniową – stanowi pisemne zobowiązanie gwaranta (zakładu ubezpieczeń), do wypłaty na rzecz beneficjenta gwarancji określonej sumy pieniężnej, na jego żądanie i oświadczenie, w sytuacji, w której dłużnik nie realizuje swoich zobowiązań określonych w umowie wobec beneficjenta.

  • Rachunek escrow – jest to szczególny rodzaj rachunku używanego do rozliczeń pieniężnych. Zabezpiecza on zdeponowane przez strony środki finansowe, które uwalniane są dopiero w momencie spełnienia zobowiązań wynikających z umowy. Instytucja jest szczególnie wskazana w przypadkach, kiedy strony nie mają do siebie zaufania i chcą ograniczyć ryzyko.

Jakie są regulacje prawne zobowiązań wynikających z umowy?

Zawarcie umowy z zagranicznym przedsiębiorcą, wymaga wskazania w jej treści prawa właściwego dla interpretacji jej zapisów oraz sądu, który będzie rozstrzygać ewentualne spory z niej wynikające. Określenie prawa obowiązującego dla danej umowy, ułatwi m.in. ustalanie terminów przedawnienia roszczeń, proces egzekwowania należności, czy też czas trwania ewentualnego postępowania sądowego oraz jego kosztów.

Ważne!
Aby jeszcze bardziej ułatwić stronom przyszły ewentualny proces sądowy, zaleca się wprowadzenie do umowy klauzuli arbitrażowej, która pozwala rozwiązać spór w sposób tańszy, szybszy, a co za tym idzie skuteczniejszy.

Język umowy

Mimo, iż to język angielski jest najczęściej używanym językiem na świecie, przy umowach międzynarodowych zaleca się sporządzanie umów w dwóch, a nawet trzech odmianach językowych – w języku polskim oraz w języku kontrahenta, a jeżeli nie jest to angielski, również w tym języku. Takie rozwiązanie będzie miało ogromne znaczenie, kiedy konieczne będzie przeprowadzenie postępowania przed sądem wskazanego w umowie kraju. Sformułowanie umowy w jednym języku, może utrudniać postępowanie dowodowe.

Mimo powyższego, aby uchronić się przed problemami interpretacyjnymi, strony mogą uzgodnić, iż angielska wersja językowa będzie dla nich wiążąca.

Umowa z przedsiębiorcą zagranicznym - podsumowanie

Zawierając umowę z zagranicznym kontrahentem, należy zwrócić uwagę na wiele elementów. Najistotniejsza dla przedsiębiorcy powinna być kwestia, czy ma do czynienia z uczciwym i rzetelnym kontrahentem. Przedsiębiorca, przed przystąpieniem do negocjacji, powinien najpierw dokładnie sprawdzić przyszłego partnera biznesowego. Jeżeli pertraktacje przyniosą pozytywne efekty, przedsiębiorca powinien skupić się na prawidłowości konstrukcji zawieranej umowy. Oprócz podstawowych, obligatoryjnych jej elementów, należy również w sposób optymalny zabezpieczyć wszelkie interesujące przedsiębiorcę kwestie.