Weryfikacja kontrahenta - jak i gdzie jej dokonać?

Działalność gospodarcza zawsze wiąże się z podpisywaniem różnego rodzaju umów. Przedsiębiorca nastawiony jest na zysk, a to w praktyce oznacza konieczność pozyskiwania nowych kontrahentów. Niestety nie każdy z nich jest uczciwy, więc przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy warto sprawdzić drugą stronę. Jak wygląda weryfikacja kontrahenta?

Weryfikacja kontrahenta – obowiązek

Tak naprawdę nie istnieje żaden przepis prawny, który nakładałby obowiązek sprawdzania kontrahentów przed zaciąganiem jakichkolwiek zobowiązań. Osoba prowadząca działalność gospodarczą podpisuje umowę z nowym klientem na własne ryzyko i odpowiedzialność. Jeśli taka umowa została skonstruowana prawidłowo i posiada wymaganą prawem formę, to jest w pełni wiążąca i skuteczna. W praktyce powoduje to, że nienależyte wykonanie zobowiązania lub niewykonanie go wcale rodzi odpowiedzialność po stronie, która zaniechała swojego obowiązku.

Weryfikacja kontrahenta przed nawiązaniem jakiejkolwiek współpracy jest dobrym pomysłem, ponieważ zabezpiecza przedsiębiorcę przed ewentualnymi negatywnymi skutkami podpisania umowy z oszustem. W przypadku umowy zaciągniętej z nieuczciwym kontrahentem istnieją oczywiście możliwości odzyskania utraconych pieniędzy lub odszkodowania za działania wyrządzone przez taką osobę, jednak z reguły wiążą się one z długotrwałym procesem sądowym, a następnie działaniami komornika. Jeśli oszust ucieknie w tym czasie z kraju, przedsiębiorca musi liczyć się ze stratą, której już nie naprawi. Weryfikacja drugiej strony umowy jest więc ważnym aspektem, o którym powinien pomyśleć każdy przedsiębiorca i to niezależnie od formy i wielkości prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Wywiadownia gospodarcza

Weryfikacja kontrahenta może odbyć się na 2 sposoby:

• poprzez działania podejmowane przez samego przedsiębiorcę,
• przy wykorzystaniu pomocy podmiotów zewnętrznych, tj. wyspecjalizowanych firm trudniących się sprawdzaniem stanu prawnego i finansowego określonego podmiotu gospodarczego.

Zakres informacji, które mogą być sprawdzane w ramach tzw. wywiadowni gospodarczej, pozostaje z reguły taki sam. Potencjalny kontrahent może być badany pod kątem:

• wiarygodności finansowej, tj. faktu posiadanego zadłużenia oraz jego wysokości,
• obecnego stanu prawnego, np. czy jego firma nie znajduje się w likwidacji lub upadłości,
• posiadania prawa do prowadzenia określonej działalności gospodarczej – w niektórych przypadkach przedsiębiorcy obarczeni są sądowym zakazem wykonywania działalności lub nie posiadają wymaganych koncesji bądź pozwoleń na jej prowadzenie,
• posiadania prawa do reprezentacji danego przedsiębiorstwa na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu jakichkolwiek zobowiązań – jeśli przedstawiciel danej firmy będzie nienależycie umocowany do podpisania umowy, to zaciągnięte zobowiązanie może być uznane za nieważne i bezskuteczne od samego początku.

Skorzystanie z zewnętrznej pomocy przy weryfikacji kontrahenta jest oczywiście odpłatne. Wysokość takiego wynagrodzenia zależy tutaj od liczby danych, której potrzebuje przedsiębiorca sprawdzający. Im będzie ona większa, tym więcej przyjdzie nam zapłacić za przeprowadzony wywiad gospodarczy. W praktyce trzeba liczyć się z kwotami od kilkuset złotych wzwyż.

CEIDG oraz KRS

Pierwszymi podstawowymi rejestrami pozwalającymi na dokładne sprawdzenie potencjalnego kontrahenta są Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej oraz Krajowy Rejestr Sądowy. W pierwszym rejestrze umieszczone są dane osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, nie znajdziemy w nim niestety informacji o podmiotach wykonujących działalność nierejestrowaną. W przypadku KRS mamy tam do czynienia z osobami prawnymi takimi jak np. spółki prawa handlowego, fundacje czy stowarzyszenia.

Korzystanie z CEIDG lub KRS jest darmowe i wymaga jedynie posiadania dostępu do internetu. Aby znaleźć w rejestrze interesującą nas osobę, wystarczy posiadać co najmniej 1 identyfikującą ją informację np. nazwę, NIP, REGON, adres siedziby. Po wpisaniu danych do specjalnej wyszukiwarki użytkownik uzyskuje dostęp do aktualnych informacji na temat danego przedsiębiorcy, a w szczególności czy jego działalność nie jest zawieszona, zakończona, czy nie znajduje się w stanie upadłości, czy nie są prowadzone względem niego postępowania gospodarcze.

Biała lista VAT

Weryfikacja statusu podatkowego kontrahenta jest równie istotna co sprawdzenie jego podstawowych informacji o wykonywanej działalności. Możemy to zrobić poprzez rządową wyszukiwarkę zawierającą wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Biała lista podatników VAT zawiera w sobie następujące informacje:

• imię i nazwisko lub nazwę firmy,
• czy dany podmiot jest obecnie czynnym podatnikiem VAT,
• czy był czynnym podatnikiem VAT w wybranym okresie,
• datę rejestracji podmiotu jako podatnika VAT,
• datę i powód wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru lub powód odmowy rejestracji – jeśli nie jest podatnikiem VAT czynnym,
• numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie wpłaca się należności związane z zawartą umową.

Korzystanie z białej listy podatników VAT jest w pełni darmowe i wymaga posiadania co najmniej 1 informacji o interesującym nas podmiocie – jego NIP, REGON, numeru konta bankowego lub pełnej nazwy.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że sprawdzenie konta bankowego kontrahenta jest bardzo istotne z punktu widzenia ponoszenia dodatkowej odpowiedzialności po stronie płacącego za przeprowadzenie nieuczciwej transakcji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wpłata kwoty wyższej niż 15 tys. zł na rachunek spoza białej listy naraża przedsiębiorcę na ryzyko odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za jego zaległości podatkowe wynikające z transakcji.

Rejestr Dłużników

Szczególnie istotne znaczenie przy sprawdzaniu potencjalnego kontrahenta mają rejestry dłużników. To z nich można uzyskać informację o rzetelności finansowej danego podmiotu. Na chwilę obecną do najważniejszych wyszukiwarek osób zadłużonych należą:

• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych,
• Biuro Informacji Gospodarczej,
• KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
• Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych,
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA,
• Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor).

Korzystanie z ww. rejestrów jest co do zasady odpłatne.

Sprawdzenie kontrahenta zagranicznego

Przedsiębiorcy w obecnych czasach podpisują mowy nie tylko z polskimi podmiotami, ale bardzo często także z tymi spoza RP. Umowa z zagranicznym kontrahentem również może być obarczona ryzykiem, stąd warto przed jej podpisaniem zweryfikować drugą stronę przyszłego zobowiązania. Z oczywistych względów narzędzia służące do weryfikacji polskich przedsiębiorców nie będą tutaj pomocne, istnieją jednak inne środki, które pomogą w sprawdzeniu zagranicznego przedsiębiorstwa.

Do najczęściej wykorzystywanych narzędzi weryfikacji zagranicznego przedsiębiorcy należą:

• samodzielne sprawdzanie opinii na temat danej firmy w internecie, włącznie z wykorzystaniem Google Street View do sprawdzenia, czy siedziba firmy znajduje się rzeczywiście pod wskazanym adresem,
• portal e-sprawiedliwość zarządzany przez Komisję Europejską. To narzędzie służy do ustalenia, czy dane przedsiębiorstwo figuruje w oficjalnym rejestrze prawnym danego kraju,
• Portal Promocji Eksportu – zawiera listę instytucji i polskich placówek dyplomatycznych, które pomogą w nawiązaniu kontaktu z zagranicznymi firmami,
• usługi międzynarodowej wywiadowni gospodarczej – są to firmy zewnętrzne, które podobnie jak w Polsce zajmują się zawodową weryfikacją wskazanego podmiotu. Ich działania są oczywiście odpłatne.

Podsumowanie

Weryfikacja kontrahenta przed podpisaniem z nim jakiejkolwiek umowy może ochronić przedsiębiorcę przed stratą finansową i ewentualną odpowiedzialnością prawną za oszustwo. Przedsiębiorcy mają szereg różnych narzędzi pozwalających na skuteczne sprawdzenie sytuacji finansowej i prawnej wybranego podmiotu bez względu na to, czy mówimy o firmie krajowej, czy zagranicznej. Weryfikacja kontrahenta może być także zlecona zewnętrznym podmiotom, które specjalizują się w tego rodzaju działaniach.