Aktualizacja rachunku na białej liście – wniosek do szefa KAS o sprostowanie danych w rejestrze

Wprowadzone przepisy dotyczące białej listy podatników wiążą się m.in. z dotkliwymi sankcjami. Ważne jest więc monitorowanie własnych danych, a także danych swoich kontrahentów, które znajdują się na białej liście, aby uniknąć sporów z fiskusem i negatywnych konsekwencji finansowych. Aktualne i zgodne z rzeczywistością dane zawarte na białej liście stanowią niewątpliwie istotną kwestię dla każdego przedsiębiorcy, ponieważ budują jego wiarygodność i umożliwiają przeprowadzanie transakcji. Aktualizacja rachunku na białej liście - poniżej przedstawiamy kilka niezbędnych wskazówek w zakresie możliwości zmiany i sprostowania danych podatnika na białej liście.

Biała lista podatników jak się wpisać i kto musi się na niej znajdować? 

Biała lista, lub wykaz podatników VAT, to zagregowany zasób danych, administrowany przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który udostępniany jest do wiadomości publicznej za pośrednictwem internetu. Wykaz ma postać wyszukiwarki, która pozwala zweryfikować istotne w kontekście rozliczeń podatkowych dane kontrahentów, na przykład poprzez:

• zbadanie statusu w ramach podatku VAT na dany dzień, nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany;
• weryfikację rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK oraz pozostałych danych adresowych, identyfikacyjnych czy personalnych.

Zasadniczo każdy podatnik VAT czynny powinien znajdować się na białej liście wraz z aktualnym numerem rachunku bankowego lub SKOK. Brak aktywności w podatku VAT będzie bez wątpienia wzbudzał podejrzenia kontrahentów, którzy otrzymają fakturę z wykazanym podatkiem. Z kolei brak rachunku rozliczeniowego uniemożliwi dokonanie płatności za transakcje opiewające na 15 000 zł lub więcej. Podatnicy są bowiem zobligowani dokonać płatności za taką transakcję na rachunek widniejący w wykazie, jeżeli dostawcą/usługodawcą jest podatnik VAT czynny. W przeciwnym razie wartość transakcji nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodów podatnika na mocy przepisów ustawy o PIT i CIT obowiązujących od 1 stycznia 2020 r.

Ze względu na powyższe istotne jest, aby każdy przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT legitymował się prawidłowymi i aktualnymi danymi na białej liście. W przeciwnym wypadku przeprowadzanie transakcji może okazać się utrudnione, a wręcz niemożliwe. Niniejszy problem dotyczy także przyjmowania płatności za dostarczone towary czy też wykonane usługi. Dlatego tak ważna jest aktualizacja rachunku na białej liście.

Brak aktualnych rachunków rozliczeniowych w wykazie – przyczyny

Zasadniczą przyczyną braku aktualnych lub jakichkolwiek rachunków bankowych na białej liście jest:

• brak ich zgłoszenia (brak jakichkolwiek działań podatnika);
• nieprawidłowa forma zgłoszenia (np. za pomocą niewłaściwego formularza);
• zgłoszenie niewłaściwych rachunków.

O ile pierwsza przyczyna nie budzi wątpliwości, jako że zgłoszenie rachunków bankowych czy rachunków w SKOK, które następnie ujawniane są na białej liście, musi być zainicjowane przez podatnika lub osobę upoważnioną (procedura zgłaszania rachunków zostanie omówiona w kolejnym podrozdziale), o tyle wyjaśnić w tym miejscu należy dwa kolejne aspekty, a w szczególności to, jakie rachunki bankowe w ogóle podlegają zgłoszeniu i mogą zostać w efekcie ujawnione w wykazie.

Pierwszą i zasadniczą kwestią jest fakt, że zgłaszany rachunek musi być rachunkiem rozliczeniowym lub w SKOK, potwierdzonym przez STIR (System Teleinformatyczny Izby Rozliczeniowej). Ponadto rachunek winien być założony w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Oznacza to więc, że prywatne rachunki rozliczeniowe (tzw. ROR-y) nie podlegają ujawnieniu na białej liście. W związku z tym część podmiotów wykorzystująca do tej pory osobiste rachunki bankowe na cele działalności gospodarczej została poniekąd „zmuszona” do otwarcia kont firmowych.

Aktualizacja rachunku na białej liście – procedura nadzwyczajna

Może się zdarzyć, że procedura aktualizacji rachunku bankowego nie powiedzie się np. z przyczyn technicznych. Choć należy mieć na uwadze fakt, że synchronizacja danych w wykazie odbywa się w dni robocze, raz na dobę (w godzinach 22:00–00:00), to w pewnych okolicznościach sprostowanie danych w rejestrze może wymagać dodatkowych działań podatnika, jeżeli w dłuższym horyzoncie czasowym dane na białej liście będą w dalszym ciągu nieaktualne, pomimo wystosowania zgłoszenia rejestracyjnego lub aktualizacyjnego.

Wraz z pojawieniem się przepisów o białej liście ustawodawca przewidział nadzwyczajną procedurę prostowania danych w wykazie, zainicjowaną wnioskiem podatnika. Ta możliwość wynika z art. 96b ust. 10–12 ustawy o VAT, zgodnie z którymi:

• szef Krajowej Administracji Skarbowej, z urzędu lub na wniosek, usuwa lub prostuje dane inne niż dane osobowe zawarte w wykazie niezgodne ze stanem rzeczywistym;
• podmiot, którego dane zostały zawarte w wykazie, może złożyć do szefa Krajowej Administracji Skarbowej wniosek o usunięcie lub sprostowanie danych innych niż dane osobowe niezgodnych ze stanem rzeczywistym wraz z uzasadnieniem;
• szef Krajowej Administracji Skarbowej odmawia, w drodze decyzji, usunięcia lub sprostowania danych innych niż dane osobowe zawartych w wykazie wskazanych we wniosku podmiotu, jeżeli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym.

Przepisy nie precyzują jednak, w jaki sposób wystosować wniosek o sprostowanie lub usunięcie danych w rejestrze do Szefa KAS. Na stronach internetowych Ministerstwa Finansów – Krajowej Administracji Skarbowej, w zakładce dotyczącej wykazu podatników VAT, możemy znaleźć informację, że błędy w wykazie podatnicy mogą zgłaszać do właściwych dla siebie urzędów skarbowych. W tym celu przewidziano ponadto możliwość wystosowania wniosku na adres mailowy WykazPodatnikow@mf.gov.pl.

Zawiadomienie o zapłacie na rachunek bankowy spoza wykazu

Problematyczna aktualizacja rachunku na białej liście nie musi oznaczać jeszcze paraliżu finansowego przedsiębiorcy, któremu kontrahenci odmówią spłaty należności. Należy bowiem mieć na uwadze narzędzie, dzięki któremu kontrahenci przedsiębiorcy będą mogli uniknąć konsekwencji finansowych, regulując swoje zobowiązanie na rachunek bankowy spoza wykazu.

Wystosowanie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w ciągu 7 dni zawiadomienia o zapłacie zobowiązania na rachunek spoza wykazu pozwoli uniknąć konsekwencji finansowych w postaci:

• obowiązku wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wartości transakcji uregulowanej na rachunek bankowy spoza wykazu (art. 22p ust. 4 ustawy o PIT oraz art. 15d ust. 4 ustawy o CIT);
• odpowiedzialności solidarnej za zobowiązanie podatkowe kontrahenta z uwagi na naruszenie obowiązku regulowania zobowiązań na rachunek bankowy widniejący na białej liście (art. 117 ba ustawy – Ordynacja podatkowa).