Weryfikacja zagranicznych kontrahentów ma istotne znaczenie, jeżeli chodzi o poprawne rozliczenie podatku VAT. W niniejszym artykule zastanowimy się, w jaki sposób przebiega kontrola zarejestrowania zagranicznych podatników i jaki wpływ taka rejestracja (lub jej brak) ma na rozliczenie podatku w Polsce.
Weryfikacja zagranicznych kontrahentów a rozliczenie usług w podatku VAT
Nasza analiza opierać się będzie na czynności odpłatnego świadczenia usług pomiędzy podatnikami podatku od wartości dodanej.
W tym zakresie należy zatem wskazać, że w myśl art. 28b ust. 1 ustawy VAT miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej.
Podatnikiem dla potrzeb stosowania przepisów o miejscu świadczenia usług jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą odpowiadającą działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy, bez względu na jej cele i rezultaty. Z powyższego wynika zatem, że podatnikiem jest zarówno podatnik polski, jak i podatnik z innego państwa członkowskiego oraz podatnik z kraju trzeciego. Za podatników są uznawane bowiem również podmioty wykonujące działalność gospodarczą zgodnie z regulacjami innych państw członkowskich oraz państw trzecich.
Jeżeli więc podatnik z Polski świadczy usługę na rzecz przedsiębiorcy z innego kraju UE, to obowiązek podatkowy w zakresie rozliczenia podatku zostaje przeniesiony na usługobiorcę. Ta transakcja świadczenia usługi nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Polski podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury ją dokumentującej bez kwoty i bez stawki podatku, jednak z adnotacją „odwrotne obciążenie”.
Wskazać należy, że właściwe rozpoznanie statusu kontrahenta jako podatnika obciąża podmiot świadczący usługę. Jest on po części zdany na dokumenty oraz informacje dostarczone przez samego usługobiorcę. Nie można jednakże przyjąć, że tylko kontrahent spoza Polski posiadający stosowny numer identyfikacyjny, bądź dokumentujący w inny sposób swój status jako podatnika, jest podatnikiem.
Ustalenie statusu podatkowego nabywcy może odbywać się poprzez określenie jego rejestracji w państwie członkowskim siedziby.
Traktuje o tym art. 18 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego UE 282/2011, gdzie możemy przeczytać, że o ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status podatnika:
- gdy usługobiorca przekazał mu swój indywidualny numer identyfikacyjny VAT i usługodawca uzyska potwierdzenie ważności tego numeru identyfikacyjnego, a także nazwiska/nazwy i adresu przypisanych temu numerowi,
- gdy usługobiorca nie otrzymał jeszcze indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT, ale poinformował usługodawcę, że zwrócił się z wnioskiem o jego nadanie i usługodawca uzyska dowolny inny dowód potwierdzający, że usługobiorca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, w stosunku do której wymagana jest identyfikacja do celów VAT, oraz jeżeli dokona w rozsądnym zakresie weryfikacji rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.
Na gruncie prawa polskiego podmioty świadczące usługi, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy VAT, przed pierwszą czynnością są zobligowane dokonać rejestracji na potrzeby VAT-UE (poprzez formularz VAT-R) i podawać w zakresie realizowania zagranicznych transakcji numer NIP poprzedzony kodem PL.
Dodajmy, że obowiązek rejestracji na potrzeby VAT-UE dotyczy zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT, którzy dokonują odpłatnego świadczenia usług poza terytorium kraju na rzecz innych przedsiębiorców.
Podatnicy z Polski – w zakresie weryfikacji statusu zagranicznego usługobiorcy – mogą natomiast skorzystać z elektronicznej bazy VIES obejmującej swoim zakresem następujące informacje na temat unijnego kontrahenta:
- indywidualny numer identyfikacyjny VAT,
- imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
- adres przedsiębiorstwa: chodzi o adres, zgodnie z którym przedsiębiorstwo przypisane jest do odpowiedniego urzędu skarbowego,
- data przyznania numeru identyfikacyjnego,
- data wygaśnięcia numeru identyfikacyjnego.
Ponadto wyznaczono Izbę Administracji Skarbowej w Poznaniu jako jednostkę organizacyjną do celów dokonywania potwierdzenia zidentyfikowania określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju oraz informowania o braku takiego potwierdzenia.
W konsekwencji podatnicy z Polski w zakresie weryfikacji podmiotów zagranicznych mogą również zwrócić się do Dyrektora IAS w Poznaniu.
Brak numeru VAT-UE kontrahenta a rozliczenie usługi w VAT
Mając powyższe na uwadze, pojawia się pytanie, w jaki sposób dokonać rozliczenia usługi w sytuacji, gdy kontrahent z UE nie jest zarejestrowany w bazie VIES.
Należy podkreślić, że omawiane przepisy dotyczące rejestracji mają charakter względnie obowiązujący, ponieważ w art. 18 ust. 2 tego samego rozporządzenia czytamy, że o ile usługodawca nie ma odmiennych informacji, może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Wspólnoty ma status osoby niebędącej podatnikiem, jeżeli wykaże, że nie przekazał mu on swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT.
To oznacza, że nawet w przypadku gdy usługobiorca nie posiada numeru VAT, nie oznacza to automatycznie, że art. 28b ustawy VAT nie znajdzie zastosowania. Trzeba bowiem zaznaczyć, że okoliczność formalnej rejestracji na potrzeby podatku od wartości dodanej nie przesądza o posiadaniu statusu podatnika prowadzącego działalność VAT w rozumieniu dyrektywy VAT czy ustawy o podatku od towarów i usług.
Tak też wypowiedział się WSA w Białymstoku w wyroku z 8 maja 2013 roku, I SA/Bk 108/13, gdzie przeczytamy, że nie można rozumieć definicji podatnika w ten sposób, że tylko kontrahent (z siedzibą w innym państwie członkowskim) mający numer VAT-UE bądź dokumentujący w inaczej swój status jako podatnika jest podatnikiem. Nawet jeśli kontrahent (usługobiorca) niezarejestrowany dla celów VAT-UE nie będzie chciał przedstawić żadnych dokumentów potwierdzających fakt prowadzenia przez siebie działalności gospodarczej, to nie znaczy, iż usługodawca nie może przyjąć, że kontrahent jest podatnikiem.
W konsekwencji brak rejestracji usługobiorcy na potrzeby VAT-UE nie przekreśla możliwości zastosowania do rozliczenia usługi art. 28b ustawy VAT.
Przykład 1.
Przedsiębiorca z Polski zarejestrowany do VAT-UE wykonał usługę na rzecz kontrahenta z Irlandii. Kontrahent jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, co wynika z okoliczności faktycznych (posiada siedzibę firmy, oddziały w różnych krajach, zatrudnia pracowników, prowadzi działania marketingowe oraz reklamowe). Podatnik z Polski dokonał sprawdzenia kontrahenta w systemie VIES. Okazało się, że usługobiorca nie jest zarejestrowany do VAT-UE. Pomimo braku rejestracji przedsiębiorca z Irlandii jest podatnikiem podatku od wartości dodanej, co powoduje, że do opodatkowania zastosowanie znajdzie art. 28b ustawy VAT.
Konkludując, weryfikacja zagranicznych kontrahentów poprzez system informatyczny jest jednym ze sposobów potwierdzenia statusu podatkowego, aczkolwiek należy mieć świadomość, że nie jest to wyłączny dowód realizacji transakcji na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą w innym kraju UE.
